Digitale Zeiterfassung in Krankenhäusern Zehn gute Gründe, warum sich die Investition lohnt

Die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung bei allen Arbeitnehmern kommt, Krankenhäuser stehen dabei vor besonderen Herausforderungen. Eine Pflicht zur digitalen Erfassung besteht dabei voraussichtlich nicht. Dennoch sprechen viele Gründe dafür. Das Rechenbeispiel zeigt: Kosten für digitale Zeiterfassungssysteme sind gering. Wie ein „Paukenschlag“ hat die Grundsatzentscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 gewirkt: Für alle Arbeitgeber besteht demnach eine Pflicht zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit – auch im Gesundheitswesen. Unabhängig von der Unternehmensgröße, unabhängig davon, ob es sich um tariflich vergütete Mitarbeitende handelt, und unabhängig davon, ob sie im Schichtdienst in der Pflege, als Arzt sowie Ärztin im OP oder in der Verwaltung arbeiten. Für eine digitale Zeiterfassung gibt es zehn gute Gründe: 1 In allen Abteilungen anwendbar Für Personalverantwortliche in Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen bestehen beim Thema Zeiterfassung besondere Herausforderungen. Auf der einen Seite sollte der Zeiterfassungsprozess möglichst einheitlich sein, auf der anderen Seite arbeiten in diesen Einrichtungen Mitarbeitende mit völlig unterschiedlichen Arbeitsplätzen. Sie sind in Therapie und Pflege tätig, aber auch in der Verwaltung, wo sie mittlerweile zum Teil auch im Homeoffice arbeiten. Digitale Lösungen per App eignen sich sowohl für Stationen als auch den OP wie fürs Büro – für den Schichtdienst ebenso wie für Büroarbeitszeiten. Mit ihrer „Start-Stopp-Pause“-Logik und der Geräteunabhängigkeit sind sie für Mitarbeitende einfacher zu bedienen als Papierformulare oder Exceltabellen. Auf der Station können zum Beispiel Stations-Tablets dafür benutzt werden, aber auch die einzelnen Smartphones der Mitarbeiter, in den Büros die gewohnten PCs. 2 Lückenlosigkeit in der Zeiterfassung Digitale Prozesse sind lückenlos. Zu schnell werden bei einer Papier- oder Excellösung einzelne Tage oder Stunden vergessen. In einem Krankenhaus mit vielen Hundert Mitarbeitenden entstehen so Tausende von Zweifels- und Problemfällen sowie ein gigantischer Nachbesserungsbedarf. Digitale Prozesse liefern dagegen Daten, die jederzeit belastbar Auskunft über die Arbeitszeit geben können. 3 Regelkonformität gewährleistet Aus diesem Grund gewährleisten digitale Prozesse, grundsätzlich besser als die Alternativen, dass bestehende Regelungen eingehalten werden. In einer digitalen Lösung können zum Beispiel Pausenregeln abhängig von den besonderen Arbeitszeitregelungen in den verschiedenen Abteilungen nach bestimmten Mitarbeitergruppen individuell berücksichtigt werden, beispielsweise was den Schichtdienst angeht. 4 Transparenz für den Arbeitgeber Digitale Lösungen sorgen für Übersichtlichkeit und Report-Möglichkeiten. Arbeitgeber sehen auf einen Blick das Volumen und die Ursachen für anfallende Überstunden. Als Steuerungskennzahlen bieten die Reports ein großes Potenzial für das proaktive Management von Personalprozessen in Krankenhäusern. 5 Effektiverer Schutz von Arbeitnehmern Gute Digitallösungen zeigen an, wenn die Arbeitszeiten nicht dem deutschen Recht entsprechen: Etwa wenn mehr als sechs Stunden ohne Pause durchgearbeitet wird oder zu viele Überstunden geleistet werden. Die Personalabteilung kann dann direkt einschreiten und mit den Führungskräften ins Gespräch gehen. 6 Anschluss an das Gesundheitsmanagement Als Steuerungsgröße sind digital – und damit verlässlich – erhobene Arbeitszeitdaten wichtig für Analysen im Gesundheitsmanagement von Krankenhäusern – auch, was das Thema mentale Gesundheit angeht. Dieser Faktor ist gerade für Mitarbeitende in der Pflege, wo aktuell eine hohe Gesundheitsbelastung herrscht, nicht zu unterschätzen. Ausmaß und Folgen von Überstunden kann das Krankenhausmanagement so besser abschätzen, Gegenmaßnahmen einleiten und gezielter für Ausgleich sorgen. 7 Besserer Schutz vor Manipulation Digitale Zeiterfassung ist weniger anfällig für Manipulationen, insbesondere in Form von nachträglichen Änderungen. Die Wahrscheinlichkeit, ein realistisches Bild der tatsächlichen Arbeitszeiten zu gewinnen, steigt. 8 Einfache Durchführung für Office und Homeoffice In vielen Unternehmen deutet sich für Bürojobs der Zukunft gerade eine Mischung aus Homeoffice und Präsenztätigkeit an, was perspektivisch auch für Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen bei den Mitarbeitenden mit Bürojobs eine große Rolle spielen dürfte. Denn der Fachkräftemangel betrifft nicht nur Pflegemitarbeitende und Ärzte, sondern z.B. auch Spezialisten für IT, Einkauf und Marketing. Zu einem „guten Arbeitgeber“ gehört bei Mitarbeitenden mit solchen Jobs mittlerweile auch, dass er entsprechende Angebote zum Homeooffice unterbreitet. Digitale Zeiterfassung ist für die Arbeit in Präsenz und für mobile Arbeit gleichermaßen geeignet. 9 Verzahnung mit Abwesenheitserfassung Diese ist mit der digitalen Zeiterfassung problemlos möglich. Die Zusammenarbeit in Teams lässt sich besser planen, was gerade auch für die Planbarkeit von Diensten in Therapie und Pflege ein wichtiger Faktor ist. 10 Geringe Kosten – ein Rechenbeispiel Die Kosten für digitale Zeiterfassungssysteme sind gering. Im Vergleich fallen die internen Kosten für den Aufwand in Manntagen bei händischen Lösungen häufig höher aus. Nehmen wir dazu den Fall eines durchschnittlich großen Krankenhauses, das laut Statistikportal statista rund 500 Mitarbeitende beschäftigt. Dort belaufen sich die internen Kosten, die durch die Eingabe von Daten zur Arbeitszeit in Excel entstehen, jährlich auf rund 500.000 Euro (siehe Grafik). Hinzu kommen Arbeitskosten, die in der Personalabteilung durch das Einrichten, die Kontrolle und Reparaturen der Datei entstehen. Fazit: Digitale Zeiterfassung verspricht verlässliches Reporting Krankenhäuser beschäftigen unterschiedliche Mitarbeitergruppen. Eine die gesamte Krankenhausorganisation umfassende digitale Zeiterfassung ermöglicht ein verlässliches Reporting sowie die problemlose Integration mit anderen für das HR-Management relevanten Daten und eine bessere Planung und Steuerung. „Günstiger“ sind händische Verfahren nur dann, wenn man den Wert der von den Mitarbeitenden zur Erfassung geleisteten Arbeitszeit mit „0“ ansetzt. Zudem wirkt sich die Art und Weise, wie Krankenhäuser Daten ihrer Mitarbeitenden erheben, auch auf die interne Wahrnehmung als Arbeitgeber aus. Kontakt zum Autor: Bökey Engin, Head of Operations bei absence.io.Das Unternehmen vereinfacht das Personalmanagement mit Hilfe modularer Applikationen.boekey@absence.io

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