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Digitale Arbeitszeiterfassung „Wirtschaftlichkeit und gute Arbeitsbedingungen sind kein Widerspruch“

Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) zur Arbeitszeiterfassung kommt auch in das Gesundheitswesen Bewegung. Detlef Odendahl, Prokurist und Geschäftsbereichsleiter Recht & Personal, Klinische Funktionen, Klinikum Leverkusen, über die Vorteile einer Workforce-Management-Software zur Erfassung und Planung der Arbeitszeiten.

Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) zur Arbeitszeiterfassung kommt auch in das Gesundheitswesen Bewegung: Der Marburger Bund und die Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände (VKA) haben sich auf ein neues Tarifpaket für den ärztlichen Dienst geeignet. Eine genaue Zeiterfassung, Transparenz bei der Dienstplanung, zwei freie Wochenenden pro Monat und die frühzeitige Ankündigung von Bereitschaftsdiensten sollen die Arbeitsbedingungen in kommunalen Krankenhäusern spürbar verbessern.

Das Klinikum Leverkusen, mit rund 2.500 Mitarbeitern und zwölf medizinischen Fachabteilungen ein Krankenhaus der regionalen Spitzenversorgung, ist von dieser Neuregelung betroffen. Das Klinikum erfasst und plant die ärztlichen Arbeitszeiten seit vielen Jahren über eine Workforce-Management-Software und ging mit dem System als eines der ersten Krankenhäuser überhaupt von einer On Premises-Lösung in die Cloud. Damit ist das Klinikum Leverkusen nicht nur beim Workforce Management ein Vorreiter im Gesundheitswesen. Wir sprachen mit Detlef Odendahl, Prokurist und Geschäftsbereichsleiter Recht & Personal, Klinische Funktionen, im Klinikum Leverkusen über die aktuellen Veränderungen im Gesundheitswesen.

HCM: Herr Odendahl, die Arbeitszeiterfassung für Ärzte ist bei Ihnen seit langem gelebte Realität. Wie kommt das bei Ihrer Belegschaft an?

Durchwegs positiv. Die Arbeitszeiten unserer Mitarbeiter, darunter auch 250 und Ärzte, managen wir bereits seit 2011 digital – über alle Kliniken und Bereiche hinweg. Davon ausgenommen sind nur unsere Oberärzte und Klinikdirektoren. Nach anfänglicher Skepsis ist allen sehr schnell klargeworden, welche Vorteile die Echtzeiterfassung mit sich bringt. Sowohl bei der Dienstplanung als auch bei der korrekten und einfachen Abrechnung der Arbeitszeiten. Natürlich ist die systematische Zeiterfassung und deren Auswertbarkeit auf Knopfdruck auch ein Steuerungsinstrument für das Management, z.B. im Hinblick auf die zu Anfang dieses Jahres eingeführten Personaluntergrenzen. Aber das ist für unsere Mitarbeiter vordergründig erst einmal nicht so relevant.

HCM: Was ist denn für Ihre Mitarbeiter heute besonders wichtig?

Es geht letztlich darum, auf allen Ebenen mehr Transparenz und Flexibilität zu schaffen, was letztlich auch zu einer fairen und verlässlichen Dienst- und Urlaubsplanung beiträgt. Denn gerade in unserer Branche mit 24/7 an 365 Tagen im Jahr hat die Planbarkeit der Arbeitszeit einen enorm hohen Stellenwert. Für viele unserer Assistenzärzte war unser modernes Arbeitszeitmanagement übrigens ein ausschlaggebendes Kriterium, sich für uns als Arbeitgeber zu entscheiden. Wir sehen dieses „Rundum-Sorglos-Paket“ in Bezug auf die Arbeitszeit als Teil unserer Leistung an. Wenn der Umgang mit den Arbeitszeiten klar geregelt und fair ist und die Abrechnung reibungslos abläuft, dann hat das positive Auswirkungen auf das Betriebsklima. Wir möchten, dass sich unsere Mitarbeiter bei uns wohlfühlen. Das macht sich auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt im Rheinland sprichwörtlich für uns bezahlt.

HCM: Sie sprachen von einer fairen und verlässlichen Dienstplanung. Musste dafür erst eine Tarifänderung kommen?

Nicht bei uns. Denn eigentlich bildet die jetzt verabschiedete Tarifänderung genau das ab, was im Klinikum Leverkusen längst Realität ist. Der Fachkräftemangel ist ja im Gesundheitswesen kein neues Thema. Wir mussten uns also schon sehr lange mit dem Thema Arbeitgeberattraktivität auseinandersetzen. Wir haben schon früh erkannt, dass in der Arbeitszeitflexibilisierung sehr viel Potenzial steckt, diesem Mangel entgegenzuwirken und attraktive Lösungen mit einer familienfreundlichen Work-Life-Integration zu schaffen. Daher haben wir schon vor inzwischen mehr als zehn Jahren auf IT-gestütztes Workforce Management gesetzt. Das macht sich heute positiv bemerkbar.

HCM: Digitalisierung war also schon früh ein Thema bei Ihnen. Wie hat Ihr Haus profitiert?

Nun, unser System hilft uns nicht nur bei der korrekten Erfassung der Arbeitszeiten, sondern vor allem auch bei ihrer effizienten Steuerung. Zum Beispiel haben wir die verschiedensten individuellen Arbeitszeitmuster bzw. Schichtmodelle in der Software abgebildet. Einige Ärzte arbeiten lediglich an zwei Tagen pro Woche oder nur zu bestimmten Schichten. Und viele Mitarbeiter haben Arbeitszeitwünsche, die die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ermöglichen. Das Management dieser Arbeitszeitmodelle ist bei mehr als 2.000 Mitarbeitern durchaus komplex, denn es fließen ja viele Faktoren wie Gesetze, Tarife, Qualifikationen oder Arbeitszeitkonten in die Planung ein. Unser klares Ziel war es, eine mitarbeiter- und gleichzeitig patientenorientierte Schichtplanung einzuführen, ohne dabei die Wirtschaftlichkeit aus den Augen zu verlieren. Im Zuge der Einführung unserer Workforce Management Lösung haben wir auch konsequent alle Prozesse auf den Prüfstand gestellt und systematisch optimiert. Das alles hatte Auswirkungen in einem hohen sechsstelligen Bereich – jährlich.

HCM: Sie beteiligen Ihre Mitarbeiter auch aktiv an den zeitwirtschaftlichen Prozessen …

Das ist richtig. Wir beziehen unsere Belegschaft über ein Self Services Portal in die Arbeitszeitgestaltung ein. Mitarbeiterbezogene Informationen, z.B. Zeit- und Urlaubssalden oder Abwesenheiten, stehen der Belegschaft zentral und in Echtzeit zur Verfügung. Mitarbeiter können Wünsche äußern oder auch nach definierten Kriterien Schichten tauschen. Die Planer wiederum sehen beispielsweise auf einen Blick, ob die jetzt neu tarifvertraglich festgelegten zwei arbeitsfreien Wochenenden pro Monat bei der Disposition eingehalten werden. Bei drohenden Verstößen gegen tarifliche, betriebliche oder gesetzliche Regelungen oder der Nichteinhaltung solcher Freizeitintervalle warnt unser System, der Dienstplan kann dann noch rechtzeitig geändert werden. All das trägt zu einer fairen Arbeitszeitgestaltung bei und auch dazu, dass wir in der Folge als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen werden.

HCM: Das neue Tarifwerk bedeutet für Sie also keine grundsätzlichen Änderungen im Personalmanagement?

Nein, nicht wirklich. Wir befassen uns eigentlich kontinuierlich damit, wie wir einerseits den Bedürfnissen unserer Belegschaft und andererseits unserem Anspruch auf Versorgungsqualität noch besser gerecht werden können. In der schnelllebigen modernen Arbeitswelt, in der Mitarbeiter und Organisationen hochflexibel sein müssen, wollen und müssen wir unsere Mitarbeiter entlasten und motivieren. Es gilt also, Win-Win-Situationen mit Anreizen für mehr Flexibilität zu schaffen. Wir haben uns z.B. entschieden, die Bereitschaft eines Mitarbeiters, kurzfristig als Ersatz einzuspringen, finanziell zu belohnen. Mit ATOSS entwickeln wir gerade eine Lösung, dieses Prinzip sowie die Abrechnung der dann fälligen Zuschläge in der Software abzubilden. Meines Wissens sind wir eines von wenigen Krankenhäusern, das die Bereitschaft zu mehr Flexibilität systematisch fördert, bewertet und honoriert. Wir arbeiten konsequent daran, unser Angebot noch attraktiver zu machen und auf dem Arbeitsmarkt positiv wahrgenommen zu werden. Ich denke, wir haben da einen guten Weg gefunden.

HCM: Stichwort Personaluntergrenze?

Das haben wir von Anfang an gut gelöst. Wir ziehen uns die Mitternachtsstatistiken des Vortages aus dem Krankenhausinformationssystems in den tagesaktuellen Dienstplan und gleichen ihn mit der tatsächlichen Belegungssituation ab. Die Planer können so rechtzeitig und v.a. sehr schnell Verschiebungen vornehmen, um den vorgegebenen Untergrenzen und unserem Anspruch an die Versorgungsqualität gleichermaßen gerecht zu werden.

HCM: Als kommunales Krankenhaus sind sie nicht nur den Mitarbeitern, sondern auch Ihrem Träger verpflichtet.

Das ist richtig. Deshalb haben wir unternehmensweit einen klaren Fokus auf kontinuierliche Prozessoptimierung gerichtet. Bei den hohen Personalkosten im Krankenhaus steckt hier ein enormes Potential für mehr Effizienz und Wirtschaftlichkeit. Aus genau diesem Grund hatten wir vor vielen Jahren die Software für Arbeitszeitmanagement und Dienstplanung eingeführt. Es geht ja um viel mehr als Zeiterfassung. Die Bewertung von Rückstellungen und Zeitguthaben für Jahresabschlüsse ist sozusagen ein Nebenprodukt unserer digitalen Zeitwirtschaft. Und durch die proaktive Steuerung von Überstunden und Resturlauben haben wir Rückstellungen im sechsstelligen Bereich abgebaut. Auch Kostenverteilungen können wir unkompliziert darstellen und die einzelnen Kliniken im Kontext des gesamten Unternehmens besser steuern. Die letzten Jahre haben uns eindeutig gezeigt, dass Wirtschaftlichkeit und gute Arbeitsbedingungen im Krankenhaus kein Widerspruch sein müssen.

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