Sonderlagen im Krankenhaus Wie Krisenmanagementsoftware helfen kann

Besonders in Krankenhäusern können Zwischenfälle weitreichende Folgen haben.Für ein funktionierendes Gesundheitssystem ist da die Aufrechterhaltung von Strukturen,Prozessen und Kommunikation essenziell. Einige Punkte haben sich in der Praxis bewährt.Das Schaubild zeigt einen Kreislauf zur Prävention und Bewältigung von Krisen- situationen in Healthcare-Einrichtungen.An einem Sommerabend im Juli 2016 meldete die Feuerwehr München eine unbestimmte Anzahl an Verletzten. Nahe eines Einkaufzentrums war es zu einer Schießerei gekommen. Um 18.27 Uhr löste der diensthabende Oberarzt des Klinikums rechts der Isar der Technischen Universität München per Knopfdruck einen automatisierten Alarm aus. Schon nach vier Sekunden bestätigten der erste Teil der Ärzteschaft und einige Pflegekräfte ihre Bereitschaft. Über ein Online-Monitoring konnten die Verantwortlichen in Echtzeit nachverfolgen, welche Personen zu welcher Zeit durch die Alarmierung erreicht wurden und wann diese am Einsatzort eintreffen würden. Binnen kürzester Zeit waren so mehr als 100 zusätzliche Kräfte einberufen und mehrere OP-Teams zusammengestellt worden. Durch die strukturierte Vorbereitung auf den Ernstfall, sekundenschnelle Alarmierung und verlässliche Kapazitätsplanung war das Klinikum rechts der Isar sehr schnell für eine große Anzahl an Verletzten gerüstet. Das geschilderte Beispiel zeigt den realen Fall des Amoklaufes in München vor dem Olympia-Einkaufszentrum im Juli 2016 und macht deutlich: Gerade für gesundheitsrelevante Einrichtungen wie Krankenhäuser ist eine professionelle Alarmierung unerlässlich. Dies gilt für die Bewältigung externer Ereignisse wie einen Massenanfall an Verletzten ebenso wie für Situationen, die das Klinikum selbst betreffen. Dazu zählen Brände, Bombendrohungen oder der Ausfall der Versorgungsleitungen. Die Anforderungen an ein professionelles Krisen- und Incidentmanagement sind dementsprechend vielfältig. Wie also können sich Krankenhäuser optimal auf den Ernstfall vorbereiten und worauf müssen sie achten? Eine gute Planung sorgt fürKoordination und EffizienzDer Fall aus München zeigt: Im konkreten Ernstfall ist Zeit der alles entscheidende Faktor. Nur mit einer geeigneten Notfallplanung können Mitarbeitende und Ressourcen schnell koordiniert und effizient eingesetzt werden. Klinikbetriebe sind gesetzlich dazu verpflichtet, geeignete Notfallmaßnahmen vorzuhalten, um in Extremsituationen schnell und angemessen reagieren zu können. Dabei gibt es je nach Bundesland unterschiedliche Gesetze und Verordnungen, die zu beachten sind. In der Praxis hat sich das Einrichten einer ständigen Arbeitsgruppe bewährt, die im Ernstfall zuständig ist. Diese sollte aus Pflegekräften, Ärztinnen und Ärzten sowie Mitarbeitenden der sicherheitstechnischen Dienste bestehen, um Repräsentanten aus den unterschiedlichen Berufsgruppen zusammenzustellen. Typische Krisenszenarien müssen geübt und Zuständigkeiten verteilt werden. Neben gedruckten Handbüchern und Notfallplänen für den Krisenfall ist das Überführen der Abläufe und Checklisten in eine geeignete Alarmierungs- und Krisenmanagementsoftware ein zeitgemäßes Vorgehen. Digitale Tools vereinfachen die Prozesse. Durch sie kann u.a. die Alarmierung wichtiger Personen weitaus schneller erfolgen, notwendige Dokumente können rasch abgerufen und Kontaktdaten sowie Angaben zu relevanten Qualifikationen stets aktuell gehalten werden. Schnelle und automatisierte Reaktion in den ersten Sekunden In einem Krankenhaus entscheidet meist ein vorab definierter Oberarzt oder eine vorab definierte Oberärztin über die Einschaltung des Notfallbetriebes und die Aktivierung des jeweiligen Notfallplanes. Je nach Szenario müssen anhand von Alarmierungslisten 100 Personen oder mehr aus Pflege, Verwaltung und Ärzteschaft alarmiert werden. Das manuelle Abtelefonieren einer solchen Liste kann mitunter sehr lange dauern –Zeit, die in Extremsituationen sel-ten vorhanden ist. Daher kann eine automatisierte und qualifikationsbasierte Alarmierung über eine Software hierbei der entscheidende Faktor sein. Via Knopfdruck ermöglicht sie den Verantwortlichen, falls nötig, eine große Anzahl an Personen gleichzeitig zu alarmieren – auch basierend auf Schichtplänen oder Qualifikationen. Durch eine automatisierte Auswertung der Rückmeldungen werden Verantwortliche zusätzlich entlastet: Von jedem Alarmierten wird eine Rückmeldung eingefordert, die sofort ersichtlich macht, wie viele Personen tatsächlich erreicht wurden, wo sie sich befinden und wann sie am Ort des Geschehens eintreffen werden. Dabei gilt: Je unabhängiger die Alarmierung und Krisenkoordination von spezifischen Endgeräten ist, desto besser. Weder zum Auslösen noch zum Empfang der Alarmierung sollte spezifische Hardware jenseits typischer (Mobil-)Telefone nötig sein. Verschlüsselte und ausfallsichere Kommunikationssysteme Sobald alle Kräfte alarmiert wurden, gilt es, Teams zu koordinieren. Bei einem massivem Aufkommen an Verletzten müssen beispielsweise eine bestimmte Anzahl an Normal- und Intensivbetten bereitgestellt und Behandlungsteams aus Operierenden, für die Anästhesie Zuständigen und Pflegekräften gebildet werden. Digitale Kommunikationsräume und Kollaborationsanwendungen helfen Krisenstab und Expertenteams, unabhängig von Zeit und Ort sich untereinander zu verständigen und Entscheidungen zu treffen. Diese sollten unbedingt verschlüsselt sein. Bei internen Schadensfällen wie Cyberattacken oder Klinikbränden können zudem die gewohnten Kommunikationssysteme beeinträchtigt werden. Da hauseigene Alarmsysteme unter diesen Umständen nicht mehr funktionieren, ist die Unabhängigkeit vom eigenen System ein weiteres, notwendiges Kriterium. Redundante Kommunikationskanäle und Prozessketten jenseits der eigenen IT-Infrastruktur stellen hier eine nahezu ausfallsichere Alternative dar. Bei redundanten Kanälen sind identische oder miteinander vergleichbare Dinge parallel mindestens zweimal vorhanden. In der Technik lässt sich dadurch sicherstellen, dass u.a. Daten, Systeme, Netzwerke und Übertragungsstrecken auch im Fehlerfall verfügbar bleiben. Revisionssichere Dokumentation des KrisenfallsWurde die Krisensituation erfolgreich bewältigt, ist es fast geschafft. Um aus den Ereignissen zu lernen und Behörden und Versicherungen im Fall der Fälle belastbare Nachweise liefern zu können, müssen nun die Kommunikations- und Krisenprotokolle revisionssicher dokumentiert und archiviert werden. Auch hier kann eine Alarmierungs- und Krisenmanagementsoftware unterstützen, die alle Geschehnisse in Echtzeit festhält. So kann der genaue Ablauf des Krisenmanagements datenschutzkonform abgebildet werden. Kosten sparen mit modernen KrisenmanagementtoolsUm dem öffentlichen Versorgungsauftrag auch in Ausnahmesituationen nachzukommen, sind Krankenhäuser auf ausgereifte Notfallpläne und professionelles Krisen- und Alarmierungsmanagement angewiesen. Neben hohen gesetzlichen Anforderungen sowie strengen Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen sehen sich viele Krankenhäuser aber auch mit einem immer weiter steigenden Kostendruck konfrontiert. Da Anschaffung, Installation und Betrieb traditioneller Hardwarelösungen für die Alarmierung in der Regel hohe Aufwände verursachen und der Einsatz eigenständig betriebener Softwarelösungen oft schulungs- und wartungsintensiv ist, stellen speziell entwickelte Alarmierungs- und Krisenmanagementtools aus der Cloud eine günstige und vor allem sichere Alternative dar. Solche Anwendungen lassen sich unabhängig von den vorhandenen Endgeräten und ohne aufwendige Implementierung schnell und unkompliziert einsetzen. Zudem laufen sie auf gut gesicherten, externen Servern und daher unabhängig von der eigenen Telekommunikationsstruktur. Redundante Systeme sorgen zudem für hohe Ausfallsicherheit. Der Anbieter hält das System stets auf dem neuesten Stand und stellt die Konformität von Prozessen und die Speicherung der Daten im Rahmen der DSGVO und anderer spezifischer Anforderungen sicher. Angesicht der vielfältigen und zunehmend komplexer werdenden Risiken, denen Krankenhäuser tagtäglich begegnen, sind Krisen und unvorhergesehene Ereignisse im laufenden Klinikbetrieb nicht vollständig zu vermeiden. Menschliche Expertise im Zusammenspiel mit moderner Technologie kann jedoch ein schlagkräftiges Team bilden, mit dem sich auch der Ernstfall souverän meistern lässt. Krisen in sieben Schritten zuverlässig managenEssenzielle Prozesse und Werkzeuge für eine professionelle Krisen-kommunikation sind: 1.Automatisierte Multichannel-Kommunikation 2.Automatische Feedback-Auswertung 3.Hohe Standards bei Datensicherheit und Datenschutz 4.Garantierte Verfügbarkeit der Systeme 5.Strukturiertes Aufgabenmanagement und Krisenbewältigung 6.Zuverlässige, anwenderfreundliche Kommunikation im Team 7.Revisionssichere Dokumentation

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