Personal&Führung -

Per HRM-Software administrative Prozesse beschleunigen Wie ein HR-Tool von Routineaufgaben entlastet

Die HR-Abteilung muss von Routinetätigkeiten entlastet werden, um mehr Zeit für das Wesentliche zu gewinnen. Mit einer Personalmanagementsoftware lassen sich wiederkehrende Prozesse digitalisieren, automatisieren und deutlich beschleunigen.

Themenseite: Digitalisierung

Viele Unternehmen zögern aber noch, ein solches Tool zu implementieren. Die Gründe reichen von datenschutzrechtlichen Bedenken über das Vernachlässigen des HR-Bereichs bei der strategischen Unternehmensentwicklung bis hin zu Angst vor dem Aufwand. Nicht selten ist es auch der Betriebsrat, der der Einführung einer digitalen Personalakte skeptisch gegenübersteht. Kritische Fragen sind etwa: Sind die sensiblen Mitarbeiterdaten in einer digitalen Akte geschützt? Können Mitarbeiter dann nur noch elektronisch mit der HR-Abteilung in Kontakt treten? Wollen Führungskräfte mit der Software die Leistung der Mitarbeiter kontrollieren?

Mit den folgenden drei Tipps können Personalmanager, Vorbehalte auszuräumen und den Betriebsrat vom Nutzen einer digitalen Aktenlösung zu überzeugen.

Tipp 1: Lassen Sie den Betriebsrat am Entscheidungsprozess teilhaben

Vorbehalte lassen sich am besten ausräumen, wenn Entscheider alle Gruppen im Unternehmen, die von einer Neuerung betroffen sind, von Anfang an in das Projekt einbinden. Bei einer digitalen Personalakte sind das zum einen die HR-Mitarbeiter als diejenigen, die das Tool später nutzen werden – zum anderen aber auch die gesamte Belegschaft, die ihre personenbezogenen Daten sicher aufgehoben wissen will. Daher sollten Manager den Betriebsrat bereits bei der Auswahl des Softwareanbieters einbeziehen: Es empfiehlt sich, dass Mitarbeitervertreter an den Angebotspräsentationen der Dienstleister teilnehmen und ihre Fragen stellen dürfen. Bei der Entscheidung gilt es, die Meinung des Betriebsrats zu berücksichtigen und einen Anbieter auszuwählen, von dem auch der Betriebsrat überzeugt ist.

Tipp 2: Machen Sie Softwarefunktionen und Abläufe transparent

Sobald sich das Unternehmen für einen Anbieter entschieden hat, ist es ratsam, dass dieser dem Betriebsrat demonstriert, wie das Handling der Mitarbeiterdaten in der Praxis aussehen wird. Der Anbieter sollte zeigen, wie die digitale Personalakte aufgebaut ist und wie HR-Sachbearbeiter typische Vorgänge mit dem Tool bearbeiten, z.B. das Erstellen und Verwalten eines Arbeitsvertrags. Dabei ist zu betonen, dass eine Leistungskontrolle der Personalsachbearbeiter durch die Software nicht möglich ist. Zugriffe und Änderungen an Dokumenten werden zwar automatisch protokolliert, doch lässt sich daraus nicht etwa ableiten, welcher Mitarbeiter in welchem Zeitraum wie viele Dokumente bearbeitet hat. Eine Personalaktenlösung bietet keine Funktion, um die Protokoll-Listen zu filtern oder anderweitig auszuwerten – die Protokolle dienen lediglich der Revisionssicherheit.

Zudem gilt es zu erklären, wie die Softwarelösung den Datenschutz gewährleistet: Wie stellt das Rollen- und Rechtesystem sicher, dass nur befugte Benutzer Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten? Wie lassen sich Freigabeprozesse, wenn z.B. HR-Führungskräfte Prämienauszahlungen genehmigen müssen, digital ausführen – was das aus Datenschutzperspektive riskante Zirkulieren von Papierakten im Unternehmen überflüssig macht? Wie hilft das System dabei, Dokumente mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist zu löschen? Seit Inkrafttreten der EU-DSGVO gelten noch strengere Vorschriften für alle, die personenbezogene Daten verarbeiten und speichern. Wenn Unternehmen ihren Betriebsrat vom Nutzen einer digitalen HR-Lösung überzeugen wollen, sollten sie transparent machen, dass die Software dabei hilft, die gesetzlichen Regelungen korrekt umzusetzen.

Weitere rechtliche Aspekte erläutert Dr. Nina Springer, Partnerin bei der Münchner Wirtschaftskanzlei Eversheds Sutherland, in einem Beitrag auf dem forcont-Blog.

Tipp 3: Rücken Sie die Vorteile in den Fokus

Laut einer Studie des Beratungsunternehmens Kienbaum und der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.V. (DGFP e.V.) aus dem Jahr 2017 entfallen durchschnittlich 39 Prozent der HR-Ressourcen auf die Administration – ideal wären 15 bis 25 Prozent. Ein digitales Personalmanagementsystem schafft hier Abhilfe: Es automatisiert zahlreiche Routineprozesse und spart so den Mitarbeitern Zeit. Davon profitiert nicht nur die HR-Abteilung, sondern auch der Betriebsrat: Bei vielen Personalvorgängen lassen sich seine verschiedenen Beteiligungsrechte (Recht auf Information, Anhörung, Beratung oder Zustimmung) mit einer digitalen HR-Lösung abbilden. Plant das Unternehmen etwa, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, leitet die Personalabteilung die erforderlichen Informationen über den Einstellungsvorgang einfach per Knopfdruck an den Betriebsrat weiter. Dieser wiederum kann ebenso unkompliziert seine Genehmigung erteilen – mit nur einem Mausklick im Genehmigungsworkflow.

Nicht zuletzt vereinfacht eine HR-Software auch für Mitarbeiter die Kommunikation mit der Personalabteilung. Moderne Softwarelösungen verfügen über einen Self-Service-Bereich, über den Beschäftigte Routineanfragen an die HR-Abteilung stellen können – und umgekehrt. So ist es etwa möglich, dass Mitarbeiter schnell und einfach Krankmeldungen einreichen oder Einsicht in ihre Personalakte beantragen. Der HR-Sachbearbeiter schaltet dann die Akte für einen bestimmten Zeitraum für den Mitarbeiter frei, worüber dieser eine automatisierte Benachrichtigung erhält.

Weiterführende Informationen, was Unternehmen bei der Implementierung einer digitalen Aktenlösung alles beachten müssen, gibt das Whitepaper „Projekt Personalakte – Digitalisierung und Einführung“.

Kontakt zum Autor
Gunther Ebert ist Product Manager bei der forcont business technology gmbh, ein auf ECM spezialisiertes Softwarehaus. Kontakt: info@forcont.de  

© hcm-magazin.de 2019 - Alle Rechte vorbehalten
Kommentare
Bitte melden Sie sich an, um Ihren Kommentar angeben zu können.
Login

* Pflichtfelder bitte ausfüllen