Smarte Operationen Wie digitalisierte Prozesse die OP-Planung erleichtern

Eine zentrale Plattform sorgt für eine gelungene Koordination bei Operationen und erleichtert die Kommunikation zwischen Ärztinnen und Ärzten, der Klinik sowie Patienten und Patientinnen. Die Merian Iselin Klinik in der Schweiz zeigt, wie es funktionieren kann.Eine smarte OP-Planung ist Teil der ganzheitlichen digitalen Patient-Journey.Rund 17 Millionen Operationen wurden deutschlandweit im Jahr 2019 an vollstationären Patientinnen und Patienten durchgeführt. Auf das Jahr verteilt entspricht das circa 47.000 Operationen, die tagtäglich koordiniert werden müssen. Für einen reibungslosen Ablauf braucht es eine gut strukturierte OP-Planung. Das ist eine Herausforderung – insbesondere, wenn die Belegärzteschaft in den Prozess eingebunden ist. Unzählige Anrufe und unleserliche Faxe verursachen dabei auch heute noch häufig einen zusätzlichen Arbeitsaufwand. Vor allem das Faxgerät sollte längst als Kommunikationsmittel für sensible Gesundheitsdaten ausgedient haben. Aber wie lassen sich die OP-Koordination und -Kommunikation zwischen Ärzteschaft, Klinik sowie Patienten und Patientinnen datenschutzkonform und gleichzeitig effizient gestalten? Die Planung einer Operation ist vielschichtig, zeitaufwendig und erfordert erfahrene Mitarbeitende. Bei der Organisation werden viele Ressourcen benötigt und zeitlich aufeinander abgestimmt. Neben dem OP-Saal müssen die erforderlichen Mitarbeitenden sowie Geräte und Materialien eingeplant werden. Eine zusätzliche Herausforderung ist hierbei, dass ein Großteil der Kliniken mit externen Zuweisenden und dem OP-Personal, aber auch dem Belegärzteteam, zusammenarbeitet. Das heißt: Die interne Ressourcenplanung muss zusätzlich mit externen Ansprechpartnern vernetzt werden. Für eine wirtschaftlich denkende Klinik, die Mitarbeitenden und Patientinnen sowie Patienten einen reibungslosen und stressfreien Ablauf der Operationsplanung bieten möchte, liegt die Lösung im sogenannten Smart OP – dem digitalisierten OP-Management zur effizienten Koordination aller Prozesse rund um die Operation. Über eine zentrale Plattform werden dabei eine gemeinsame Planung und eine sichere, datenschutzkonforme digitale Kommunikation zwischen allen Beteiligten ermöglicht. Elektronische OP-Planung am Beispiel der Merian Iselin KlinikMit dem Ziel, den Administrations- und Zeitaufwand der Operationsplanung zu verringern, die OP-Auslastung zu erhöhen und die Versorgungsqualität zu steigern, hat sich die Merian Iselin Klinik für ein smartes Operationsmanagement entschieden. Die Klinik verzeichnet pro Jahr etwa 7.550 stationäre und 1.150 ambulante Eingriffe in neun OP-Sälen. Diese werden ausschließlich von circa 120 akkreditierten Belegärztinnen und Belegärzten durchgeführt. Gerade in einem solchen Umfeld ist der administrative Aufwand durch Fax und Telefon rund um die OP-Koordination sehr hoch. Seit Februar 2019 wird den Belegärztinnen und Belegärzten die gesamte Prozessorganisation mit Hilfe der Softwarelösung samedi vereinfacht: Von der elektronischen Anmeldung der Patienten und Patientinnen, den Zuweisungen für Operationen bis hin zum Informationsaustausch zwischen Ärzteschaft und der Klinik. Über die Lösung können die Ärztinnen und Ärzte schnell und übersichtlich ihre Termine in der Klinik planen und koordinieren. Die institutionsübergreifende Vernetzung ermöglicht eine schnelle, medienbruchfreie und vor allem datenschutzkonforme Kommunikation. Für eine Integration in die eigene Softwareumgebung bietet samedi Schnittstellen zu den entsprechenden Primärsystemen an, dank derer eine bidirektionale Termin- und Datensynchronisation in Echtzeit möglich ist. Wer welche Behandlungstermine zu welcher Zeit online buchen darf, kann die Klinik innerhalb ihres Behandlungsnetzwerkes genau definieren. Die Klinik behält dabei stets die volle Kontrolle über die Terminbuchungen. Automatisierung und Steuerung durch SoftwareDurch die Echtzeitkoordination hat sich zudem der Informationsfluss zwischen Klinik und Belegärztinnen bzw. Belegärzten verbessert: Ob Terminbuchung oder die Steuerung der Auslastung von OP-Sälen – Änderungen sind für alle Beteiligten im System sichtbar. Darüber hinaus bietet ein smartes OP-Management noch weitere Vorteile: Der Patient bzw. die Patientin kann auf Wunsch automatisch via SMS oder E-Mail informiert werden und terminarztspezifische Informationen als Vorbereitung auf die OP erhalten. Eine intelligente OP-Planung wird durch ein dynamisches und zuweiserspezifisches Buchungsregelwerk der Software erzielt. Individuell anpassbar, steuert es die optimale Verteilung der Eingriffe automatisch unter Berücksichtigung aller Ressourcen wie OP-Säle, Operateurinnen und Operateure, OP-Personal, Geräte usw. So lassen sich Auslastungsoptionen anpassen: Beispielsweise kann eingestellt werden, dass ein bestimmter Zeitraum eines Tages für bestimmte Leistungen vorgesehen ist. Wenn dieser Zeitraum dann jedoch bis wenige Tage vorher noch nicht ausgebucht sein sollte, wird er automatisch für andere Termine freigegeben. Der Smart OP als Teil der digitalen Patient-JourneyWie das Beispiel zeigt, betrifft das Thema Smart OP im weiteren Sinne jedoch nicht nur den OP-Saal selbst. Im Sinne einer ganzheitlichen digitalen Patient-Journey umfasst es auch alle weiteren Behandlungs- bzw. Koordinationsschritte wie die Patientenaufnahme, die Vorbereitung des Eingriffs und Nachsorge. Mittels einer digitalisierten Prozessorganisation entlang der gesamten Reise der Patientin oder des Patienten rund um eine Operation können folgende Schritte abgedeckt werden: datenschutzkonforme, digitale OP-Anmeldung durch Zuweisende oder Belegärztinnen und Belegärzteautomatischer Versand OP-spezifischer Patienteninformationen und digitaler FragebögenOP-Aufklärung per Videosprechstundeautomatisierte Terminerinnerung per SMS oder E-Maildatenschutzkonforme Übermittlung des OP-Berichtes in das Online-Patientenkontoautomatische Verlaufsbefragung der Patienten und Patientinnennahtlose Überweisung an Fachärztinnen und FachärzteDie Merian Iselin Klinik konnte durch Einführung eines smarten Operationsmanagements den Administrations-/Zeitaufwand verringern und gleichzeitig eine optimierte Auslastung erzielen. Durch Digitalisierung der OP-Anmeldung inklusive Vermittlung aller behandlungsrelevanten Informationen konnte die Klinik ihre Versorgungsqualität verbessern. Seit Einführung des digitalen OP-Managements haben darüber knapp 20.000 Anmeldungen von 45 angeschlossenen Praxen stattgefunden. Woran erkennt man datenschutz- konforme Kommunikationswege?Zertifizierte DSGVO-Konformität (Datenschutzzertifikate unabhängiger Prüfinstitute, z.B. TÜV)Serverstandort: Server in Deutschland oder der EUEnde-zu-Ende-Verschlüsselung: Daten lokal auf dem Rechner des Nutzenden verschlüsseln und erst lokal auf dem Zielrechner entschlüsselnZugangsbeschränkungen wie Mehr-Faktor-Authentifizierung

Smarte Operationen Wie digitalisierte Prozesse die OP-Planung erleichtern

Reimbursement im Überblick

Digitale Gesundheit von A bis Z

Themenwelt Pflege: Alles im Blick

Kostenloser Newsletter