Dokumentation im Gesundheitswesen Trend zur digitalisierten Fallakte

Ein Krankenhausinformationssystem (KIS) wird in fast jedem Krankenhaus genutzt, dient allerdings auf unterschiedliche Weise als Ersatz papiergebundener Fallakten. Für externe Abrechnungsdienstleister ist der Trend zur Digitalisierung ein Vorteil. Ein Kundenportal ermöglicht nun den Versand der digitalen Fallakten.Die Digitalisierung ist eines der dominierenden Themen im Gesundheitswesen. Fast jedes Krankenhaus nutzt ein Krankenhausinformationssystem (KIS), das einen fachabteilungsübergreifenden Zugriff auf die Fallakte ermöglichen soll. In welchem Maße das KIS allerdings als Ersatz der papiergebundenen Fallakte dient, ist höchst unterschiedlich. Vollintegrierte Krankenhäuser nutzen eine vollständig digitale Fallakte, in der auch Informationen verschiedener Subsysteme wie Labor- oder Radiologiesysteme nahtlos integriert sind. In einer papierdominierten Aktenführung ist die analoge Fallakte das führende Medium. Das bedeutet, zusätzlich zu der nur analog existierenden Dokumentation wie beispielsweise der Fieberkurve wird die primär digital existierende Dokumentation ausgedruckt und manuell der Akte zugeführt. Für diese Variante werden nach der Entlassung oftmals die Akten durch Scandienstleister digitalisiert, um die kostenintensive Langzeitlagerung zu verhindern. Die digitalisierte Fallakte wird auf Archivservern für einen späteren Zugriff bereitgestellt. Fallakte ist Grundlage für AbrechnungenFür die PVS als Dienstleister für die Abrechnung privater und gesetzlicher Leistungen im Krankenhaus ist die in der Fallakte enthaltene Dokumentation die Grundlage zur Erstellung der Rechnungen. In der Vergangenheit gab es als Abrechner in hohem Maße nur die Variante der Auswertung der papiergebundenen Originalakte. Durch die zunehmende Digitalisierung der Akten ergeben sich neue Varianten des Zugriffs auf die Dokumentation. Die zum 1. Januar 2015 in Kraft getretene Änderung des MDK-Prüfverfahrens forciert den Trend zur Bereitstellung digitaler Fallakten zusätzlich. Das Zeitfenster für die Bereitstellung von Dokumentationen zu beanstandeten Fällen hat sich für die Krankenhäuser dramatisch verkürzt, so dass nun vermehrt Akten zeitnah nach der Entlassung digitalisiert werden und eine Auswertung der papiergebundenen Akten nicht mehr möglich ist. KIS-übergreifende Standards fehlenViele Krankenhäuser stehen vor der Problematik, externen Abrechnungsdienstleistern Zugriff auf die digitale Fallakte zu gewähren. Trotz einiger vielversprechender Initiativen, wie die „elektronische Fallakte (eFA)“, existieren heute noch keine KIS-übergreifenden Standards für einen fallbezogenen Zugriff externer Dienstleister. Als Folge müssen je KIS-Lösung teure Zusatzmodule angeschafft oder Zugriffsmasken programmiert werden. Auch das laufende Berechtigungsmanagement für VPN-Zugriffe und personengebundene Accounts sowie der Support des Fernzugriffs belasten die oftmals knappen IT-Ressourcen. Um Krankenhäusern eine kostenfreie und die eigenen IT-Ressourcen schonende Lösung bieten zu können, ist nun auch der Versand von digitalen Fallakten über das Kundenportal PVS dialog möglich. Portal mit 360°-SichtPVS dialog, das Kundenportal der PVS holding und ihrer Verrechnungsstellen PVS rhein-ruhr, PVS berlin-brandenburg, PVS pria und PVS bayern wird bereits von mehreren 1.000 Arztpraxen und Krankenhäusern genutzt. Das Portal ermöglicht eine 360°-Sicht von der Einreichung von Abrechnungsdateien über die Visualisierung der Rechnungsstellung und des Forderungsmanagements bis zur Auszahlung der Patientenzahlungen an den Kunden. Einzige Voraussetzungen im Krankenhaus sind aktuelle Browser und ein Internetzugang vom Arbeitsplatz des Aktentransfers. Per Drag & Drop oder klassischer Dateiauswahl können dezentral, z.B. vom Chefarztsekretariat, Fallakten an die PVS transferiert werden. Aktuell werden PDF-Dateien und ZIP-Files mit unterschiedlichen enthaltenen Bild- und Dateiformaten unterstützt. Die Rechte der verschiedenen Nutzer von PVS dialog werden je nach Aufgabengebiet im Krankenhaus vergeben. Es ist beispielsweise konfigurierbar, dass das Patientenmanagement zwar die Kennzahlen der Abrechnung abteilungsübergreifend einsehen kann, aber die übertragenen Inhalte der Fallakten nur von der jeweiligen Fachabteilung eingesehen werden können. Von der Theorie in die PraxisMit PVS dialog wird den Krankenhäusern eine schnell umsetzbare und lizenzkostenfreie Lösung zur Übertragung digitaler Dokumente geboten. Am Anfang des Prozesses steht der Versand von drei bis vier Testakten, um die Qualitätsmerkmale der Akte evaluieren zu können. Hierbei kommt es insbesondere auf die Lesbarkeit der gescannten Dokumente, aber auch auf den Sortierstatus der Akten an. Werden im Archiv die Akten abteilungsübergreifend bereitgestellt, bietet sich auch eine Eingrenzung auf die für die jeweiligen Fachabteilungen abrechnungsrelevanten Dokumententypen an. Für die technische Umsetzung müssen lediglich die Benutzerkonten der Mitarbeiter, die mit Aktenübertragungen beauftragt sind, freigeschaltet werden. Die Handhabung der Übertragung ist selbsterklärend; ein telefonischer Support der PVS begleitet sie. Neben der laufenden Rückmeldung der auswertenden PVS-Mitarbeiter begleitet ein spezielles Ziffernmonitoring ebenfalls die Umstellung, um einen Honorarverlust durch nichtdigitalisierte Dokumentation zu verhindern. Umsetzung im St.-Antonius-Hospital in EschweilerDie PVS hat diese Lösung u.a. im St.-Antonius-Hospital Eschweiler umgesetzt. Trotz eines engen Zeitfensters wurde die laufende Abrechnung der Kardiologie und Chirurgie ohne große Verzögerungen fortgesetzt und Lücken im Liquiditätszufluss werden verhindert. Dies bietet in zweierlei Hinsicht einen Gewinn. Die für eventuell anstehende MDK-Prüfungen notwendigen Akten sind unabhängig vom Status des Abrechnungsprozesses jederzeit verfügbar. Der Prozess der Digitalisierung wurde für diesen Fall einfach und komfortabel für beide Seiten umgesetzt. Die Leiterin Rechnungswesen am St.-Antonius-Hospital, Nicole Wolff, ist zufrieden: „Die PVS hat uns mit PVS dialog eine kostenfreie und sichere Lösung geboten, um die Akten zu übertragen. Trotz der knappen Vorlaufzeit für die Umstellung von Papier- auf Digitalakte verlief die Abrechnung reibungslos weiter.“

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