Digitalisierung -

Stammdatenmanagement hilft Krankenhäusern Transparente Lieferketten sind das A und O

Krankenhäuser und Privatkliniken, aber auch Alten- und Pflegeheime, stehen vor enormen Herausforderungen in Bezug auf die schnell steigende Menge des zu bewältigenden Datenvolumens.

Topic channels: Digitalisierung, Datensicherheit und Einkauf

In der aktuellen Corona-Krise sind staatliche Krankenhäuser, Privatkliniken und Alten- und Pflegeheime großen Belastungen ausgesetzt. Die Bekämpfung der Pandemie mit allen Mitteln bedeutet für die Beteiligten im Gesundheitswesen nicht nur eine enorme Anstrengung, sondern sorgt auch im Backoffice, das sich um die Verwaltung und Unterstützung der internen Abläufe kümmert, für einen rasanten Anstieg des Datenvolumens.

Schon im Normalbetrieb fallen jede Menge Daten an. Doch die Krankenhäuser in Deutschland sind nicht gerade als Vorreiter für Digitalisierung bekannt. Das betrifft nicht nur Patientendaten, sondern gilt auch für die Verwaltung all der medizinischen und technischen Produkte, die Kliniken nutzen.

Diese werden weltweit hergestellt und eingekauft. Sie besitzen teilweise eine extreme Komplexität, was die Qualitätssicherung erschwert. Doch in den Lieferketten der Gesundheitsorganisationen herrscht oft wenig bis keine Transparenz. Eine der größten Herausforderungen bei der Speicherung und Verarbeitung ist das Management von isoliert gespeicherten, doppelt vorhandenen, fehlerhaften und nicht vertrauenswürdigen Produktdaten, die Verwaltung von Produkten mit komplexen Hierarchien und Eigenschaften und die Einhaltung der Qualitätssicherung. Über allem stehen die Zuverlässigkeit und Aktualität der Daten.

Daten in isolierten Silos

Viele der Backend-Systeme im Gesundheitssystem arbeiten immer noch mit Daten, die in isolierten Silos vorgehalten werden. Das lässt die Fehler- und Dubletten-Quote steigen und senkt letztlich die Datenqualität insgesamt. Die durch Performance-Probleme verursachten Kosten sind ebenfalls erschreckend.

Wer die Transparenz und die Performance der bestehenden Systeme verbessern will, ohne gleich die gesamte Infrastruktur auszutauschen oder mehrere ERP- oder CRM-Systeme zu integrieren, sollte für durchgehend einheitliche Datensätze sorgen, die Daten zentralisieren, strukturieren, lokalisieren, synchronisieren und anreichern.

Cloud-basiertes Stammdaten-Management

Ein Lösungsansatz zur Erhöhung der Qualität der medizinischen und technischen Produktdaten heißt Cloud-basiertes Produktstammdaten-Management. Der große Vorteil in der Nutzung eines zentralen Systems für die Verwaltung von Produkt- und Lieferantendaten liegt in der einfachen Integration in die eigenen Systeme.

Die Lösung ermöglicht ebenfalls einen besseren Überblick über das Netzwerk, die Beschaffung, das Vertragswesen und die Kommunikation. Die Verantwortlichen können auf wandelnde Marktanforderungen schneller reagieren. Die Verbindung mit Lieferanten wird durch einen Self-Service-Zugriff einfacher. Klare Zugangsberechtigungen erhöhen die Sicherheit.

Beispiel Halyard Health

Lernen können Krankenhäuser, Privatkliniken, Alten- und Pflegeheime in diesem Bereich von ihren Zulieferern. Ein gutes Beispiel ist das auf Medizintechnologie spezialisierte US-Unternehmen Halyard Health (vormals Teil von Kimberly-Clark) (PDF). Von der Firmenzentrale im US-Bundesstaat Georgia betreibt das Unternehmen elf Fertigungseinrichtungen mit 12.000 Mitarbeitern weltweit.

Halyard Health muss eine sehr große Menge von Produktattributen verwalten, die bisher in drei einzelnen SAP ERP Systemen regional (Nordamerika, EMEA und APAC) verwaltet werden. Diese Konstruktion war aber weder in der Lage, eine korrekte Datenintegration zu unterstützen, noch konnte sie eine vollständige Nachverfolgbarkeit garantieren oder die nötigen Freigabeprozesse unterstützen.

Bedingt durch die Komplexität der Produkte sowie zunehmenden Regulierungsdruck benötigte das Unternehmen eine Lösung, um durch die weltweite Verwaltung der Produktdaten und vollständige Nachverfolgbarkeit aller Produkte die Compliance zu sichern.

Der Hersteller entschied sich, mithilfe von STEP, der Stammdatenplattform von Stibo Systems, die Produktdaten zu zentralisieren, die Aufnahme neuer Artikelnummern zu beschleunigen, Freigabeprozesse zu implementieren, die Nachverfolgbarkeit zu verbessern und eine nahtlose Kommunikation mit der hauseigenen E-Commerce-Plattform sicherzustellen.

Das Unternehmen hatte zudem erkannt, dass eine eigene Digital Asset Management (DAM)-Lösung benötigt wurde, um die großen Mengen digitaler Ressourcen wie Bilder, Videos und Audiodateien zu verwalten. Mit STEP gab es auch eine umfassende Lösung für die Verwaltung dieser Ressourcen und der zugehörigen Metadaten.

Über 6.000 Artikelnummern mit 400 Attributen

Heute läuft die Verwaltung von Produkten und digitalen Ressourcen komplett über STEP. Es dient auch als Onboarding-System für neue Artikel und integriert dabei Produktdaten aus verschiedenen Quellen. Mehr als 6.000 einzelne Artikelnummern mit 400 Attributen umfasst die Datenbank.

So konnte Halyard Health nicht nur die Transparenz verbessern, sondern durch Einrichtung entsprechender Workflows auch die Freigabeprozesse vereinfachen und die Produktivität steigern. Zudem hat sich durch die Implementierung von Data Governance-Prozessen die Datenqualität verbessert. Weiterhin nutzt Halyard Health die Prüfpfade sowie die umfassende Reporting-Funktion der Lösung, um über alle Produktdaten hinweg die volle Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten. Die Zugriffsregelung der Lösung sorgt dabei für durchgehende Sicherheit.

Das Beispiel zeigt: Alles spricht für das Niederreißen der bestehenden Datensilos in Unternehmen und Organisationen – auch im Gesundheitswesen – und für die digitale Transformation mit intelligenten Lösungen auf Grundlage einer speziell entwickelten Stammdaten-Plattform.

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