Digitaler Einkauf Transparente Beschaffung

Die Lieferkettenüberwachung, auch in Bezug auf das neue Lieferkettengesetz, stellt den Einkauf in Healthcare-Einrichtungen auch weiterhin vor Herausforderungen, v.a. hinsichtlich der geforderten Transparenz. Digitale Tools können dabei helfen.Die Corona-Pandemie hat den Einkauf im Gesundheitswesen veranlasst, kreative Wege und Lösungen zu finden. Dabei geht es stets darum, einen Trade-off zwischen Schnelligkeit und Verfügbarkeit sowie der notwendigen Transparenz zu finden. Eine Umfrage zeigt, dass 82 Prozent der befragten Einkäufer aktuell einen erhöhten Kostendruck auf sich zukommen sehen (Inverto, 2021). Daneben erwarten 74 Prozent einen Anstieg der Lieferanteninsolvenzen. Dieses Zusammenspiel verschiedener Treiber erhöht die Anforderungen für den Einkauf, die notwendige Transparenz in Bezug auf Lieferanten, Beschaffungsprozesse und Liquidität sicherzustellen. Dabei spielen neben der Auswahl der Lieferanten v.a. die Bezahlung und die anschließende verursachergerechte Verbuchung eine wichtige Rolle. Das übergeordnete Ziel des Einkaufs ist stets die Versorgungssicherheit der Anforderer: Jeder Bedarfsträger soll intuitiv und schnell einen Einkauf platzieren können und die Ware bzw. die Dienstleistung in der richtigen Qualität und Menge zur rechten Zeit erhalten. Lieferkettenüberwachung sicherstellenFür wiederkehrende und häufig auftretende Lieferanten ist dieser Weg oft systemseitig und organisatorisch vorgeschrieben. Die Beschaffung über Einkaufsgenossenschaften oder Katalogsysteme funktioniert heute, zumindest bei den Best-in-Class-Unternehmen, vollständig digital und transparent. Dafür ist eine detaillierte Lieferantenanlage mit Prüfungen und Freigaben unabdinglich. Je nach Größe der Organisation und Anforderungen kostet diese Anlage je Lieferant bis zu 1.000 Euro. Große Auswirkungen kann die Dauer der Anlage von bis zu vier Wochen haben. Strafzahlungen, Engpässe oder der Ausfall ganzer Produktionsstätten sind die Folge. Alternativ wird an den Prozessen vorbei eingekauft, dies kann zu fehlender Compliance und Problemen in der Nachvollziehbarkeit wie Nutzung, Lieferantenstruktur, Preisen und weiteren führen. Die tägliche Analyse von Transaktionen hat gezeigt, dass vor allem die kurzfristigen Einkäufe (zentral oder dezentral) ohne Prüfung in Bezug auf Stabilität, Performance oder Kreditwürdigkeit der Lieferanten erfolgen. Der Ruf nach mehr Transparenz wird durch das mittlerweile verabschiedete Lieferkettengesetz in den kommenden Jahren noch verschärft. Es greift ab 2023 für Unternehmen mit mehr als 3.000 Mitarbeitenden, ein Jahr darauf gilt es auch für Häuser mit größer 1.000. Neben typischen Kreditwürdigkeitsprüfungen und Lieferantenbewertungen werden Unternehmen verpflichtet, die Einhaltung von Menschenrechten über die gesamte Lieferkette hinweg genauer zu überwachen. Außerdem müssen sie sicherstellen, dass Zulieferer Umweltvorgaben befolgen. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu zwei Prozent des Jahresumsatzes. Die Überwachung der gesamten eigenen Lieferketten kann viele Einrichtungen überfordern, v.a. aufgrund der internen Prozesse und Ressourcen. Dabei ist die Einführung einer zusätzlichen Dokumentationsstelle für die Lieferkette sowie die Ausweitung des Risikomanagements und der Compliance-Funktion die zentrale Aufgabe für das Management. Es gilt mehr denn je, den Einkauf auf die neuen Anforderungen vorzubereiten und die administrativen Prozesse anzupassen und nachhaltig zu digitalisieren. Der stetige Drang zur Digitalisierung durch die elektronische Rechnung und die verbindliche Umsetzung im Geschäftsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung haben nachdrücklich gezeigt, welche Vorteile und welche Herausforderungen die Digitalisierung und deren Einführung mit sich bringt. Während bei der E-Rechnung noch Direktkäufe unter 1.000 Euro ausgeschlossen sind, kann mit einem innovativen Prozess, zumindest ex post, eine umfassende Transparenz für alle Beschaffungsvorgänge erzielt werden. Durch eine vollständige Auslagerung der zeitkritischen Geschäfte und Ad-hoc-Einkäufe an eine cloudbasierte Lösung kann den Unternehmen die notwendige Transparenz bei gleichzeitiger Reduzierung der Prozesskosten um bis zu 45 Prozent sichergestellt werden. Dabei greift das Konstrukt des Reihengeschäftes. Der Mitarbeitende identifiziert die notwendige Ware und den Lieferanten und gibt diesen an den Anbieter weiter. Dort werden die Lieferanten automatisiert geprüft und die Ware wird bestellt. Die Ware wird direkt an das Unternehmen geliefert, die Zahlungsprozesse verlaufen im Hintergrund. Diese effiziente Abrechnung und Zahlung über verschiedene Kanäle helfen, Einkäufe vollständig transparent zu verbuchen und zu prüfen. Einkäufe über Kassenbücher, Reisekosten oder Sammelkonten entfallen vollständig. Dabei obliegt die Entscheidung über Lieferanten und Waren stets der Einrichtung. Durch das Partnernetzwerk für Zahlungs- oder Prüfungsprozesse und die voll skalierbare Plattform mit entsprechenden offenen APIs können die neuen Anforderungen, wie die des Lieferkettengesetzes, umgesetzt werden. Eine Integration in die Unternehmensprozesse und eine nachhaltige Nutzung sind in der Regel in ein bis drei Tagen möglich. Digitalisierung für nachhaltige TransparenzDie Unternehmensführung und der Einkauf stehen aufgrund der aktuellen Lage und gesetzlichen Anforderungen unter enormem Druck, die notwendige Transparenz in den Geschäftsprozessen sicherzustellen. Die Digitalisierung auch im Beschaffungsprozess für Einmallieferanten bietet nicht nur die Möglichkeit, den Prozess einfacher, transparenter und effizienter zu gestalten. Durch die Speicherung aller relevanten Daten an einer zentralen Stelle wird die Grundlage für die Weiterverwendung in nachgelagerten Prozessen gelegt. Verbundene Prozesse, z.B. der Rechnungsprozess, können so weitestgehend automatisiert und für interne und externe Compliance-Prüfungen verwendet werden.

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