Den Einkauf managen Stark in der Gemeinschaft

Rund 90 Prozent aller Kliniken bündeln ihr Einkaufsvolumen in Einkaufsgemeinschaften. Der Trend hält an; entsprechend boomt der Markt der Dienstleister wie z.B. Prospitalia. Versprochen werden Spareffekte von bis zu 15 Prozent. Stark in der Gemeinschaft Nach Ergebnissen der Studie „Sachkostenentwicklung und Bedeutung von Einkaufsgesellschaften im Krankenhausumfeld von Roland Berger Strategy Consultans summierten sich die Sachkosten in deutschen Kliniken im Jahr 2010 auf 39 Milliarden Euro. Die Experten rechnen bis 2016 mit einem Anstieg auf über 50 Milliarden Euro. Hauptgründe: demografischer Wandel, neue, kostenintensive Behandlungsmethoden, eine höhere Anzahl an Patienten bei kürzerer Verweildauer sowie die Inflation. Hinzu kommt der Outsourcing-Trend von z.B. Klinikküchen, der die Sachkosten in die Höhe treibt. Inzwischen machen die Sachkosten rund 40 Prozent der Gesamtkosten einer Klinik aus. Sparen ist angesagt. Doch wo? Das Personal arbeitet bereits am Limit, ein weiterer Abbau scheint unmöglich. Infolge des Kostendrucks übernimmt der Einkauf eine Schlüsselrolle. Rund 90 Prozent aller Kliniken vereinen ihr Einkaufsvolumen inzwischen in Einkaufsgemeinschaften. 30 Prozent davon kaufen in Klinikgruppen ein (z.B. Helios), 40 Prozent haben sich professionellen Einkaufsdienstleistern wie Sana oder Prospitalia angeschlossen, 30 Prozent engagagieren sich in losen Einkaufsverbünden. Dem Trend verschließen sich derzeit noch etwa zehn Prozent aller Kliniken, die ihren Einkauf in eigener Regie organisieren. Es handelt sich dabei meist um kleine und mittlere Einrichtungen. Die Vorteile von Einkaufsgemeinschaften klingen gut: Versprochen werden Spareffekte von bis zu 15 Prozent. Kein Wunder, dass laut Berger-Studie der Anteil der Sachkosten, die über Einkaufsgesellschaften abgewickelt werden, inzwischen bei knapp 50 Prozent liegt. Wermutstropfen: Wer die vollen Vorteile des gemeinschaftlichen Einkaufs genießen will, muss einen Teil seiner Unabhängigkeit aufgeben. Gebündeltes, umfangreiches Servicepaket Einer der Branchenriesen ist Prospitalia. Derzeit nutzen 400 Akutkliniken, 100 Rehakliniken und 200 Pflegeeinrichtungen den Service des Einkaufsdienstleisters, der seit 1993 am Markt ist. „Damit verantworten wir ein Einkaufsvolumen von 1,1 bis 1,2 Milliarden Euro im Jahr 2012“, sagt Bradley Gould, geschäftsführender Gesellschafter von Prospitalia. Die Mitgliedseinrichtungen wickeln laut Gould rund 80 Prozent ihres Einkaufs für Medicalprodukte über Prospitalia-Verträge ab. Eine Verpflichtung dazu gibt es nicht. Die Mitgliedschaft ist kostenlos. Zur Kasse gebeten werden die Lieferanten, die zwischen ein bis zwei Prozent Gebühr pro Lieferung zahlen. Doch auch diese profitieren, denn durch die gebündelte Nachfrage entfällt z.B. auch das Erstellen vieler Einzelangebote. Gelistet sind rund 350 Vertragslieferanten mit über 480.000 Artikeln, vom Toilettenpapier bis hin zum Herzschrittmacher. „Was die Preise im Medical-Bereich angeht, so sind wir spitze“, sagt Bradley Gould und verweist auf die Nachbarschaftsländer Deutschlands, deren Kliniken überwiegend als Einzelkämpfer im Einkaufsmarkt auftreten und 30 bis 40 Prozent höhere Preise zahlen müssten. Doch Prospitalia sieht ihre Aufgabe nicht nur darin, den Produktbedarf der Kliniken zu bündeln und damit niedrigere Preise zu erzielen. „Wir schnüren für unsere Kliniken ein umfangreiches Servicepaket“, sagt der Geschäftsführer. Mehr als 16 Fachberater sowie acht Key-Account-Manager stehen für die Kundenbetreuung vor Ort zur Verfügung. Eine Datenanalyse ermittelt zunächst den Ist-Zustand der Warenbeschaffung. Danach werden die Stammdaten auf den neuesten Stand gebracht. Prospitalia hilft den Kliniken, ihre Sortimente zu straffen und Verbräuche zu steuern. Der Dienstleister berät bei der Produktumstellung und unterstützt bei der Optimierung der Arbeitsprozesse rund um den Einkauf. „Man braucht z.B. keine fünf Lieferanten für Standard-Verbandsmaterial“, liefert Bradley Gould ein Beispiel. „Gemeinsam mit den Kliniken versuchen wir, 80 Prozent des Verbrauchs eines Artikels auf einen Hauptlieferanten zu legen. Ziel ist, ein rationales und zielgerichtetes Einkaufsverhalten zu fördern. Günstigere Einkaufskonditionen sind die Folge, aber auch Transaktionskosten und Prozesskosten werden gesenkt.“ Dauer der Prozessumstellung: Etwa sechs bis acht Wochen, verspricht der Geschäftsführer. Mit Prospitalia-Benchmarking-System können Kliniken darüber hinaus zu jeder Zeit ihre Erlöse und Marktposition vergleichen. Die Einkäufer der Kliniken nutzen das webbasierte Einkaufsinformationssystem (Web AIS). „Dagegen hat ein 300-Betten-Haus, das als Einzelkämpfer agiert, kaum die Möglichkeit, sich überall schnell und effizient zu informieren“, argumentiert Bradley Gould. Als zusätzliches Plus bietet die Einkaufsdienstleistungsgesellschaft unter dem Dach „Prospitalia Institut“ branchenspezifische Seminare. Zufriedener Nutzer der Prospitalia-Dienstleistung ist u.a. das St.-Vincenz-Krankenhaus Limburg. Dort ist Stefan Sauter als Wirtschaftsleiter und Geschäftsführer der Dienstleistungsgesellschaft der Klinik für den Einkauf zuständig. Die Sortimente wurden deutlich gestrafft. Gab es zuvor sieben verschiedene Führungskatheter, die in der Einkaufsbuchhaltung registriert waren, so arbeitet das Krankenhaus heute nur noch mit einer Kathetervariante. Auch die Zahl der Herzschrittmacher-Lieferanten lag einmal bei zwölf. „Wenn wir über Prospitalia auf fünf Anbieter von Herzschrittmachern zurückgreifen können, so genügt das in der Regel. Einen weiteren Exoten brauchen wir nicht“, sagt Sauter. Natürlich sei es nicht immer leicht gewesen, die Ärzte davon zu überzeugen, von alten Bestellgewohnheiten abzurücken. „Doch eine Umstellung auf einen Alternativartikel muss nicht mit Nachteilen verbunden sein. Wenn es allerdings überzeugende Argumente dafür gibt, einen nicht bei Prospitalia gelisteten Hersteller zu wählen, dann tun wir das.“ Der Löwenanteil des Einkaufsbudgets wird jedoch über die Einkaufsdienstleistungsgemeinschaft abgewickelt. Das Sparergebnis der Strategie lag 2010 bei 165.000 Euro, 2011 bei weiteren 186.000 Euro.

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