Einkauf und Informationstechnik
Ein italienisches Krankenhaus sparte mit gebrauchten Softwarelizenzen über die Hälfte der Kosten. Doch viele Einrichtungen sind skeptisch gegenüber dem Second-Hand-Kauf. Zurecht? Der IT-Leiter des Privatkrankenhauses Maria Luigia berichtet von seinen Erfahrungen.
Rund 55 Prozent aller deutschen Krankenhäuser kämpfen laut einer im März 2021 veröffentlichten Studie mit stagnierenden oder sinkenden Budgets. Für die Verantwortlichen in IT-Abteilungen bedeutet dies, einen Spagat: Einerseits müssen sie modernisieren, um Sicherheitsanforderungen gerecht zu werden und die Digitalisierung in der Patientenversorgung voranzutreiben. Andererseits fehlt hierfür häufig das notwendige Budget.
Vor diesem Problem stand auch das Privatkrankenhaus und Gesundheitszentrum Maria Luigia im italienischen Parma. Hier musste dringend in die Aktualisierung der vorhandenen Microsoft-Lizenzen investiert werden. „Trotz knapper Budgets brauchten die rund 100 Verwaltungsmitarbeiter, die in unserem Hause Outlook, Word, Excel und Power Point nutzen, ein Upgrade ihrer Programme“, erinnert sich Daniele Ghizzoni, IT-Manager des Krankenhauses. Bei den zu erwartenden Kosten für neue Software schien das nahezu unmöglich. Ghizzoni fand jedoch einen Weg, die Lizenzen fast 50 Prozent unter Herstellerpreis zu beschaffen.
Skepsis gegenüber gebrauchten Softwarelizenzen
Der IT-Leiter hatte gehört, dass es einen Markt für gebrauchte Software gibt. Zunächst stand er dem skeptisch gegenüber: „Die Idee, statt neuer Software einfach gebrauchte zu erwerben, die so günstig zu haben ist, klang zu gut. Ich befürchtete einen Haken und begann, mich umfassend zu informieren.“ Eine unumstößliche Vorgabe war, dass die Klinik mit allen Dokumenten und Zertifikaten ausgestattet wird, die garantieren, dass es sich bei den Lizenzen um rechtlich einwandfreie Produkte handelt und die Nutzungsrechte vollständig abgetreten werden.
Rechtssicherer Lizenztransfer
Hierfür arbeitete Ghizzoni mit Vendosoft zusammen, deren Mitarbeitende Krankenhäuser und mittelständische Unternehmen bei der rechtssicheren Lizenzierung mit Microsoft beraten. Unabhängige Wirtschaftsprüfungskanzleien bescheinigen dem Unternehmen die herstellerkonforme Handhabung aller Lizenztransfers. Das reicht vom ordnungsgemäßen Erwerb durch den Erstkäufer bis zur Deinstallation der Lizenzen im Zuge des Weiterverkaufs. Das Krankenhaus hat hierfür Lieferschein, Installationsdatenträger, Rechnung und Vernichtungserklärung erhalten. Und somit die vollständige Legitimierung zur Nutzung der gebrauchten Computerprogramme.
Das Krankenhaus Maria Luigia erwarb 100 gebrauchte Lizenzen für Microsoft Office, Exchange Server, zugehörige CALs (Client Access Licenses) sowie Windows Server 2016 DataCenter. Die Kosten für die gebrauchte Software lagen im Vergleich zum Neukauf bei der Hälfte. „Mit dem eingesparten Budget konnten wir die intern gesteckten Ziele weit übertreffen“, freut sich Ghizzoni. So beauftragte der IT-Leiter einen externen Dienstleister, eine ebenfalls dringend notwendige Verwaltungssoftware für das Intranet zu entwickeln. Und auch für die Modernisierung der Hardware reichte das Geld noch.
Lizenzkosten sparen und investieren
Besonders beeindruckte ist die Klinikleitung, dass die Entscheidung für die Second-Hand-Lösungen zwei weitere Investitionen ermöglichte, deren Umsetzung unmittelbar Einfluss auf die Effizienz der Mitarbeiter und somit auf das Wohl der Patienten hat. IT-Manager Ghizzoni freut sich, dass er die Erwartungen seiner Vorgesetzten übertreffen und drei Investitions-Projekte umsetzen konnte, ohne zusätzliche Gelder beschaffen zu müssen.