Kostenhöhe für Verpflegung pro Behandlungstag Rezeptur für mehr Wirtschaftlichkeit

Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten für die Verpflegung pro Beköstigungstag? Um das herauszufinden, bedarf es einiger Kenngrößen. Eine Neukalkulation kann nicht nur wirtschaftlich Sinn machen.Die grobe prozessuale Betrachtung des Verpflegungsprozesses bei einer „Sous-vide+“-Versorgung primär auf den Stationen könnte beispielsweise so aussehen.Die Frage nach der Kostenhöhe für die Verpflegung pro Behandlungstag einer Patientin oder eines Patienten (Beköstigungstag = BKT) in einem Krankenhaus scheint einfach beantwortbar zu sein. Die in der Regel dafür angewandte Rezeptur: Man nehme eine Handvoll Personalkosten, füge Lebensmittel hinzu, würze mit einer Prise Betriebskosten – fertig ist die Kostensuppe. Ist es wirklich so simpel: Die Summe der Kosten durch die Anzahl der BKT dividiert? Wie hoch die Kosten pro Beköstigungstag in deutschen Krankenhäusern im Durchschnitt sind, darauf gibt die fünfte Care-Studie, die in Zusammenarbeit zwischen dem Deutschen Krankenhausinstitut GmbH (DKI) und der K&P Consulting GmbH entstanden ist und Anfang 2020 veröffentlich wurde, eine scheinbar konkrete Antwort. Die Kosten pro BKT wurden für das Jahr 2018 mit 14,02 Euro angegeben. Doch inwieweit spiegelt der ermittelte Wert die Realität wider? Qualifizierte Aussage über tatsächliche Kosten schwierigBei einem genaueren Blick auf die Thematik ist festzustellen, dass Krankenhäuser häufig gar nicht in der Lage sind, eine qualifizierte Aussage über die tatsächliche Kostenhöhe insbesondere in Bezug auf die Betriebskosten zu machen und auch unter einer Vollkostenbetrachtung liegen meist gar nicht alle Informationen und Aufwendungshöhen vor. Ein hohes Maß an Kostentransparenz mit einer maximal zuverlässigen Zuordnung der Aufwendungen nach dem Verursacherprinzip, prozessualem Know-how und komplexe Verrechnungssysteme sind notwendig, um eine qualitativ hochwertige Aussage über die tatsächliche Kostenhöhe unter Vollkostenaspekten pro Beköstigungstag zu machen. Warum sollte sich aber eine Krankenhausgeschäftsführung überhaupt umfassend dem Thema der Kosten pro BKT annehmen? Prof. Dr. Torsten Olderog (AKAD University) hat bereits vor einigen Jahren plakativ propagiert, dass Beköstigungstage ein Indikator für die Wirtschaftlichkeit in Careeinrichtungen sind. Verschärft durch die Pandemie und gesundheitspolitische Finanzthemen ist die finanzielle Lage vieler Krankenhäuser mehr als angespannt. Ein Blick nicht nur auf die offensichtlichen Aufwandsbereiche, sondern verstärkt auf die Sekundär- bzw. Tertiärthemen ist lohnend, da hier nicht selten größere Einspar- und Optimierungspotenziale verborgen liegen. Durch das am 1. Januar 2019 in Kraft getretene Pflegepersonal-Stärkungsgesetz (PpSG) ist das Thema der Kosten pro Beköstigungstag zusätzlich in einen anderen Kontext gerückt. Um die Verbindung zwischen Pflegepersonal-Stärkungsgesetz und Kosten pro BKT sichtbar zu machen, ist eine prozessuale Betrachtungsweise wichtig. Doch was ist hier ein sinnvolles und strukturiertes Vorgehen?Eingesetzte Versorgungsform wichtig für KalkulationDie Märkische Catering GmbH, die zur Märkischen Gesundheitsholding GmbH & Co. KG gehört, ist besonders durch die eingesetzte Versorgungsform von dieser Thematik betroffen. Seit gut zehn Jahren werden die Patientinnen und Patienten an den beiden Standorten Werdohl und Lüdenscheid primär dezentral auf den Stationen durch Menüschalen versorgt. Dabei findet der gesamte Verpflegungsprozess von der Patientenabfrage über die Portionierung bis hin zum Spülprozess auf den Stationen durch Servicekräfte statt. Parallel dazu werden rund 200 Patientinnen und Patienten pro Tag in bestimmten Bereichen mittels einer aus einer zentralen Küche kommenden Tablettversorgung verpflegt. Außerdem gibt es auf zwei Stationen (Kinderstation und Geriatrie) die Versorgung mittels Großgebinde. In Verbindung mit dem Pflegepersonal-Stärkungsgesetz kam schnell die Frage auf, welche pflegenahen Tätigkeiten werden aktuell von den Servicekräften erbracht und wären unter Berücksichtigung des Pflegepersonal-Stärkungsgesetzes zukünftig ggf. durch die Pflegekräfte selbst zu erbringen. Fraglich war zudem, welche Verpflegungsform (Menüschale, Tablettsystem oder Großgebinde) die kostengünstigste Variante ist. Um fundierte Antworten zu erhalten, wurde eine BKT-Neukalkulation angestoßen. Folgende weitere Ziele werden mit der BKT-Neukalkulation verbunden: Transparenz über die unterschiedlichen Kostenpositionen, die für den Verpflegungsprozess notwendig sind, schaffenTransparenz über die Kosten pro VerpflegungsformEinsparpotential erkennen und hebenOptimierungspotentiale in Bezug auf Prozessschnittstellen und Prozessschritte erkennen und umsetzenAuswirkungen von Prozessveränderungen erkennen und (monetär) bewertenUm eine maximal nachvollziehbare Vorgehensweise zu haben, wurden die einzelnen Arbeitsschritte nach der in der Grafik (siehe oben) dargestellten groben Betrachtungsweise en detail aufgenommen und mittels einer REFA-Fachkraft wurde eine arbeitszeitwirtschaftliche Messung der einzelnen Arbeitsschritte durchgeführt. Anhand dessen können u.a. die Schritte ermittelt werden, die auf den Stationen als pflegenahe Tätigkeiten zu bewerten sind. Anschließend ist konkret simulierbar, was mit den Kosten pro Beköstigungstag passiert, wenn diese Arbeiten statt von Service- zukünftig von Pflegekräften durchgeführt werden. Analysen zu pflegenahen Tätigkeiten und VerrechnungsschlüsselUmfang der pflegenahen Tätigkeiten im Speisenversorgungsprozess.So bedeutet dies für die Märkische Kliniken, dass bei Berücksichtigung aller drei Standorte Tätigkeiten im Gesamtumfang von allein 32,5 Vollzeitkräfte (VK) anfallen, die als pflegenahe Tätigkeiten gelten (siehe Tabelle - zum Vergrößern klicken). Anhand dieser Werte lässt sich in einem weiteren Schritt sehr schnell simulieren wie sich die Kostenhöhe pro Prozessbaustein verändert, wenn diese Tätigkeit nicht mehr von einer Servicekraft sondern einer Pflegekraft ausgeführt wird. Auszug aus den VerteilschlüsselnParallel dazu wurden die weiteren Aufwandspositionen genau analysiert und anhand der prozessualen Betrachtungsweise den einzelnen Verpflegungsformen (Menüschale, Tablettsystem oder Großgebinde) zugeordnet. Dazu wurden verschiedene, teilweise kombinierte Verrechnungsschlüssel angewendet, die eine maximale verursachungsgerechte Kostenverteilung als Ziel haben (siehe Tabelle - zum Vergrößern klicken). Unter Berücksichtigung aller Faktoren ist es nicht verwunderlich, dass ein Beköstigungstag bei dieser Verpflegungsform und unter Berücksichtigung aller Prozessschritte aus der Grafik (siehe oben) sowie der anfallenden Kosten pro dargestellter Prozessbausteine bei rund 23,18 Euro liegt und damit gut 40 Prozent über dem Wert der erwähnten DKI-Studie aus dem Jahr 2018. Fazit: Wie bei einem guten Gericht lohnt auch hier die Mühe, alle Zutaten genau zu betrachten – und auch alle zu verwenden. Durch maximale Transparenz bei der Zuordnung der Aufwendungen lassen sich Optimierungsmöglichkeiten eruieren und Schwachstellen im Prozessablauf eliminieren.Hintergrundinfo zum FallbeispielDie Patientenverpflegung der Märkischen Catering GmbH umfasst folgende Punkte: 370.000 BKT im Jahr 201997 VollzeitkraftbeschäftigteVerpflegungsform sous vide+ mit einer primären dezentralen Portionierung (Stationsküchen) und einer punktuellen Versorgung mittels Tablettsystem oder Großgebindeausschließlich Zukauf von High Convenience; keine EigenproduktionKlinikversorgung an zwei Standorten in Lüdenscheid und Werdohldarüber hinaus drei Senioreneinrichtungen, drei Tagespflegen, zwei Dialysen, eine Kita, ein Hospiz und eine Rehazusätzlich fünf Gastronomiebetriebe inklusive Veranstaltungen