Abrechnung Privatliquidation: So finden Kliniken und MVZ die passende Abrechnungsstelle

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Die Abrechnung von Privatleistungen binden in Kliniken und MVZ viele Ressourcen. Neben der Abrechnung fallen regelmäßig auch das Nachhalten der Geldeingänge, das Versenden von Zahlungserinnerungen und ggf. sogar ein Inkasso an. Der Einsatz von externen Abrechnungsdienstleistern kann Hilfe bieten. Worauf es beim Outsourcing ankommt und welche Vor- und Nachteile damit verbunden sind.

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Abrechnungsstellen vergleichen ist nicht nur im niedergelassenen Bereich essenziell. Auch für Kliniken und MVZ bietet das Vergleichsportal Informationsmöglichkeiten. – © abrechnungsstelle.com

Verantwortliche von Kliniken und MVZ stehen stets vor der Herausforderung, wie sie die Privatliquidation organisieren. Denn die Abrechnung von Privatleistungen (für Privatpatienten oder Selbstzahler) binden viele Ressourcen. Neben der Abrechnung fallen regelmäßig auch das Nachhalten der Geldeingänge, das Versenden von Zahlungserinnerungen und Mahnungen und ggf. ein Inkasso an. Die Zeit für diese zeitintensiven Tätigkeiten fehlt unweigerlich an anderen Stellen. Nicht nur deshalb setzen viele Organisationen bei der Privatabrechnung auf externe Abrechnungsdienstleister. Es gibt jedoch auch Befürworter der internen Lösung für die Honorarabrechnung, die die Privatliquidation aus einer Hand erledigt wissen wollen. Allerdings stellt sich im Falle eines urlaubs- oder krankheitsbedingten Ausfalls des internen Abrechnungspersonals die Frage der Vertretungsmöglichkeiten. In größeren Klinikorganisationen wird eine interne Vertretung noch möglich sein. In kleineren Organisationen muss die Privatabrechnung im schlimmsten Fall während des gesamten Ausfalls liegenbleiben.

Es gibt aber noch weitere wesentliche Entscheidungskriterien für die Fragestellung der zu einer internen oder externen Abrechnung. So ist das Thema Weiterbildung angesichts regelmäßiger gebührenrechtlicher Veränderungen und Entscheidungen zu den einschlägigen Gebührenordnungen unabhängig davon, ob die Entscheidung für eine interne oder externe Lösung fällt, essentiell.

Tipp:

Abrechnungsstellen lassen sich auch für die temporäre Vertretung von internem Abrechnungspersonal beauftragen.

Da das Personal von Abrechnungsstellen permanent weitergebildet wird, müsste das interne Abrechnungspersonal ebenso über entsprechende Möglichkeiten verfügen, um dauerhaft eine korrekte Privatabrechnung vornehmen zu können und stets am Puls der Zeit zu bleiben.

Privatabrechnung intern oder mithilfe eines externen Abrechnungsdienstleistern umsetzen?

Doch welche Variante der Abrechnung ist nun die passendere für die eigene Organisation? Wie so oft gibt es darauf keine pauschale Antwort, da dies den individuellen Gegebenheiten unterliegt und letztlich eine subjektive Entscheidung ist. Daher haben wir zur Abwägung nachfolgend die Vor- und Nachteile der internen und externen Abrechnung für Sie zusammengestellt:

Vor- und Nachteile der internen Abrechnung

Vorteile:

  • Patientennähe
  • Abrechnungspersonal nutzt gleiche Software
  • Vertrauensbasis zwischen Klinik und Abrechnungspersonal

Nachteile:

  • Vergütung fix unabhängig vom Abrechnungsaufkommen
  • Herausforderungen bei Urlaub, Krankheit und Abwesenheiten
  • Zeit für Fortbildungen muss gewährleistet werden
  • Zusatzkosten für Fortbildungen
  • Gefahr von zu defensivem Vorgehen bei Zahlungsrückständen von Patienten

Die Vor- und Nachteile einer externen Abrechnung sind nachfolgend aufgeführt. Die Leistungen können dabei wahlweise von einem kleinen Abrechnungsbüro bis hin zu einer großen Abrechnungsstelle durchgeführt werden.

Vor- und Nachteile der externen Abrechnung

Vorteile:

  • keine Ausfälle wegen Urlaub, Krankheit oder Schwangerschaft
  • Abrechnung erfolgt je nach Auftragsvolumen (auch stundenweise Abrechnung)
  • regelmäßige Fortbildungen ohne zeitlichen Ausfall
  • Forderungsmanagement inklusive Mahnwesen und Inkasso
  • Teilzahlungen oder verlängerte Zahlungsfristen möglich
  • Honorarausfallschutz möglich
  • schnelle und direkte Erhöhung der Liquidität durch Vorfinanzierung

Nachteile:

  • keine Patientennähe
  • kein Teil des eigenen Verwaltungsteams

Herausforderung bei der Auswahl einer Abrechnungsstelle

Sofern Sie sich für eine externe Abrechnung entschließen, stellt sich unweigerlich die Frage, wie sich in einem so intransparenten Markt die passende Abrechnungsstelle für die eigene Organisation finden lässt. Denn der Markt der Abrechnungsdienstleister ist stark fragmentiert und zählt über 100 am Markt tätige Dienstleister.

Da jedoch nahezu keiner dieser Anbieter die eigenen Konditionen veröffentlicht, müssten Sie bei den infrage kommenden Anbietern individuell anfragen, Ihre Daten preisgegeben und Angebote anfordern. Nicht zuletzt wird der Vergleich dieser Angebote aufgrund unterschiedlichster Kostenmodelle mitunter zu einer eigenen Herausforderung.

Deutlich einfacher lassen sich Anbieter und Tarife bei online Vergleichsrechnern für Abrechnungsstellen gegenüberstellen. Vergleichsplattformen wie abrechnungsstelle.com bieten hierzu einen kostenlosen und unverbindlichen Vergleich passender Dienstleister. Dort können Sie mit nur wenigen Angaben in dem Vergleichsrechner für Abrechnungsstellen dutzende Anbieter miteinander vergleichen. So können Sie zwischen den angebotenen Leistungen Honorarabrechnung, Vorfinanzierung oder Factoring, bei dem die Abrechnungsstelle das durch die Vorfinanzierung entstehende Ausfallrisiko übernimmt, unterscheiden.

Anbietervergleich Honorarabrechnung, Vorfinanzierung, Factoring
Honorarabrechnungen, Vorfinanzierung oder Factoring? So steht es um Ausfallrisiko und Kosten. – © Christoph Lay, abrechnungsstelle.com

In einer Ergebnisliste des Vergleichsrechner werden die Konditionen und Leistungen der verschiedenen Tarife aufgeführt und – wenn gewünscht – eine Kontaktaufnahme ermöglicht. Bis zu diesem Zeitpunkt ist der Vergleichsrechner ohne die Eingabe persönlicher Daten nutzbar und für Vertreter von Kliniken und MVZ völlig unverbindlich und kostenlos.

Susanne Lößner, Abteilungsleiterin Finanz- und Rechnungswesen in der MSG Management- und Servicegesellschaft für soziale Einrichtungen mbH war auf der Suche nach einer neuen Abrechnungsstelle für die Chefärzte, ambulanten Zentren und MVZ. Zu Ihrer Erfahrung mit dem Abrechnungsstellen-Vergleich sagt Sie: „Das Portal abrechnungsstelle.com hat uns sowohl mit der Übersicht der möglichen Abrechnungsstellen als auch mit der zeitnahen, sehr kompetenten persönlichen und neutralen Beratung bei der Suche unterstützt und somit letztendlich die Entscheidung erleichtert. Ohne dieses Portal wäre die Suche deutlich zeitintensiver geworden.“

Vergleichen lohnt sich

Letztlich bleibt es eine sehr individuelle Entscheidung, ob die Privatabrechnung intern oder extern durchgeführt wird. Bei der Entscheidung spielen nicht zuletzt Kriterien wie die Größe der Organisation, die abgedeckten Fachrichtungen und der Anteil der privaten Honorare eine wesentliche Rolle. Und sowohl für die interne als auch eine externe Lösung gibt es Vor- und Nachteile. Dabei sollten Sie berücksichtigen, dass internes Abrechnungspersonal stets genügend Freiräume für Fortbildungen bekommen sollte, um die sich ständig verändernden Marktgegebenheiten verinnerlichen zu können. Auch für Ausfallzeiten sollten Sie eine Vertretungsregelung schaffen.

Wollen Sie auf einen externen Dienstleister setzen, so ist ein umfangreicher Marktvergleich von Kosten und Leistungen der Abrechnungsstellen unerlässlich. Mithilfe von online Vergleichsrechnern lassen sich schnell passende Anbieter ausfindig machen. Dabei können Sie auch Ihren ggf. bestehenden Anbieter auf die Probe stellen.

Kontakt zum Autor

Christoph Lay, Betreiber des Vergleichsportals abrechnungsstelle.com, kontakt@abrechnungsstelle.com