Digitalisierung und Qualitätsmanagement
Der Reusspark erhielt 1997 als erstes Pflegeheim der Schweiz das ISO 9001-Zertifikat. Nun stellt das Unternehmen auf ein modernes softwarebasiertes Qualitätsmanagement-System um. Wie kann dadurch der Arbeitsalltag effizienter gestaltet werden?
Qualitätsmanagement in Pflegeeinrichtungen verfolgt das Ziel, hochwertige Dienstleistungen für Bewohnende, Angehörige, Mitarbeitende und zuweisende Stellen zu erbringen. Dies steht in Kontrast zu den oftmals knappen Ressourcen. Ein transparentes Managementsystem soll die Einrichtungen im Gesundheits- und Pflegebereich bei der Einhaltung der Normvorgaben und Richtlinien durch klare Strukturen und eine transparente Dokumentation unterstützen. Die Software soll dabei helfen, den Verwaltungsaufwand deutlich zu reduzieren, damit die Ressourcen stärker für die Pflege und Betreuung eingesetzt werden können.
Modernes Qualiatätsmanagement entlastet im Pflegealltag
Diesen Gedanken verfolgte auch der Reusspark – Zentrum für Pflege und Betreuung in Niederwil. Die Pflegeeinrichtung bietet ein Zuhause für rund 300 pflege- und betreuungsbedürftige Menschen. Fachpersonen aus
- medizinischen,
- pflegerischen,
- sozialen und
- therapeutischen Disziplinen
sorgen für das tägliche Wohlbefinden der Bewohnerinnen und Bewohner. Mit rund 500 Mitarbeitenden ist der Reusspark ein wichtiger Arbeitgeber in der Region. Rund 80 Lernende werden hier in acht verschiedenen Berufsrichtungen ausgebildet. Im Qualitätsmanagement gehöre das Haus zu den Vorreitern der Branche: Als eine der ersten Pflegeeinrichtungen in der Schweiz ist der Reusspark bereits seit 1997 nach der ISO-Norm 9001 für Qualitätsmanagement zertifiziert. Um dieses noch transparenter und effizienter zu gestalten, sahen die Verantwortlichen die Notwendigkeit, das vorliegende QM-System zu überarbeiten und in eine moderne softwarebasierte Lösung zu überführen.
QM-Coach unterstützt Pflegeeinrichtung bei der Umstellung
Dafür holte der Reusspark den QM-Coach Ariano Nijsen mit ins Boot, der mit seiner Nijsen & Partner AG kleinere und mittlere Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen bei derartigen Projekten unterstützt. Gemeinsam wurde das Anforderungsprofil für die Einrichtung erstellt. Andreas Grossmann, Leiter der Hotellerie und Mitglied der Geschäftsführung im Reusspark, erinnert sich: „Wir haben ein System gesucht, das uns eine einfache Prozessmodellierung und eine verständliche Endanwendung bietet. Wichtig war uns außerdem ein geringer Schulungsbedarf: Wir wollten eine Lösung, in der sich unsere Beschäftigten schnell und intuitiv zurechtfinden. Und schließlich sollte sich das neue System gut in unsere vorhandene IT-Landschaft einfügen.“ Nijsen ergänzt: „Wir haben uns dann gemeinsam verschiedene Anbieter angesehen und u.a. bei einem Referenzkunden eine Lösung der ConSense GmbH in der Praxis erlebt, welche die Verantwortlichen des Reusspark überzeugte.“ Das Aachener Softwarehaus hat sich auf Lösungen für das Qualitätsmanagement und für Integrierte Managementsysteme spezialisiert.
Umstellung auf softwarebasierte Lösung QMS Enterprise
Die Pflegeeinrichtung führt mithilfe ihres QM-Coaches die Software ConSense QMS Enterprise ein, mit der sich ein effizientes Qualitätsmanagement nach SN EN ISO 9001 umsetzen lassen soll. Das System übernimmt die komplette QM-Dokumentation in elektronischer Form und lässt sich als Integriertes Managementsystem (IMS) für weitere Normen und Regelwerke einsetzen.
Dazu wurden Prozesse des Betriebs mithilfe des in die QM-Software integrierten Tools zur Flussdiagramm-Abbildung modelliert und beschreiben jetzt transparent die realen Abläufe in der Pflegeeinrichtung. Die Geschäftsführung der Pflegeeinrichtung definierte im Vorfeld für jeden Prozessschritt die Verantwortlichen, um Zugriffsberechtigungen festzulegen und die zugehörigen Dokumente oder weiterführenden Informationen zu hinterlegen. Das neue System soll im Reusspark für eine automatische Dokumentenlenkung durch die Organisation sorgen und die Revisionierung und Archivierung von Unterlagen übernehmen. Dies ermöglicht unterschiedliche Auswertungen und die Erstellung von Berichten und unterstützt das Management, die Vorgaben aus der SN EN ISO 9001 zu erfüllen. Auch die Fachzertifizierung für die Palliativpflege sowie Schweizer Vorgaben zur Arbeitssicherheit sind in das neue System integriert.
Direkter Zugriff für Mitarbeitenden auf Dokumente und gute Suchfunktion
Im Reusspark haben von den mehr als 500 Beschäftigten etwa 150 Zugriff auf das System, darunter v.a. die Verwaltung sowie das pflegende und medizinische Personal. Aber auch Mitarbeitende aus der Wäscherei und der Küche, die über einen Gruppenzugriff verfügt, sind einbezogen.
Das softwarebasierte QM-System erleichtert an vielen Stellen den Arbeitsalltag. Die Beschäftigten gelangen beim Einloggen in das System zu ihrer personalisierten Übersichtsseite, welche u.a.
- direkten Zugriff auf die wichtigsten Dokumente und Informationen bietet,
- individuell über anstehende Aufgaben informiert und
- an Termine erinnert.
Grossmann erzählt, dass seine Mitarbeitenden ganz besonders die Suchfunktion für Dokumente schätzen: „Mit einer Stichworteingabe gelangt man durch die Volltextsuche schnell zu den gewünschten Informationen, selbst wenn man die genaue Bezeichnung eines Dokuments nicht kennt oder nicht weiß, welchem Prozess es zugeordnet ist.“ Jedes Dokument wird einmal zentral im Systemabgelegt und revisioniert. Dies betrifft u.a.
- Checklisten für den Pflegeablauf,
- medizinische Abklärungen,
- Vorgaben zur Medikamentenverabreichung,
- Informationen zu den benötigten Wäschestücken oder
- Unterlagen zum Versichertenstatus.
Der Zugriff der Beschäftigten erfolgt automatisch immer auf die jeweils gültige Version. Mitarbeitende haben auch über ihren eigenen Bereich hinaus Einsicht in QMS Enterprise. So könne das Personal aus der Pflege dem System beispielsweise auch die Information entnehmen, welche Abläufe für die Wäscherei gelten. Das soll u.a. dabei helfen, Angehörigenfragen schnell zu klären, ergänzt der Hotellerie-Leiter.
Die Dokumentenlenkung erfolgt nach eindeutigen, im System hinterlegten Regeln. Unterlagen zur Freigabe durchlaufen das Unternehmen mittels automatisierten Workflows und gelangen direkt zu den verantwortlichen Personen, die diese dann auf digitalem Weg freigeben. So lasse sich der digitale Weg eines jeden Dokuments durch die Pflegeeinrichtung jederzeit rückverfolgen. Diese automatisierten Prüf- und Freigabe-Workflows erleichtern den Arbeitsalltag sehr, ergänzt Grossmann.
„Nach der Freigabe werden die Dokumente automatisch und intelligent verteilt: Jede Vorlage, jede Checkliste, jede Arbeitsanweisung gelangt über das QM-System zu genau den Kolleginnen und Kollegen, die diese für ihre Tätigkeit benötigen.“
Andreas Grossmann
Ausbau des QM-System bereits angeschoben
Die Verantwortlichen von Reusspark sind zufrieden über das gelungene Projekt. Auch aus technischer Sicht erfülle das System die Anforderungen vollständig. Es ist optimal in die IT-Landschaft des Reusspark eingebettet und habe durch Stabilität überzeugt. Neben der Basissoftware nutzt die Pflegeeinrichtung bereits das Prüfmittelmanagement, das alle kritischen Prüf- und Messmittel erfasst und das Management der regelmäßigen Kalibrierung und/oder Wartung übernimmt. Nun stehe der Ausbau durch weitere Modula an. Dies sind u.a.
- das Maßnahmenmanagement, für die zentrale Erfassung und Verwaltung aller in der Pflegeeinrichtung anfallenden Maßnahmen aus unterschiedlichsten Quellen, sowie
- das Auditmanagement, das die Durchführung von Audits sowie deren Vor- und Nachbereitung unterstützt.
Jüngste Innovationen, die den Mehrwert des neuen Systems und damit auch die Akzeptanz der Mitarbeitenden weiter steigern sollen, sind
- die Programmierung des Fehlermeldesystems CIRS (Critical Incident Reporting System) sowie
- ein Prozessablauf für das digitale Ideenmanagement.
Mit diesen Vorlagen sollen die Mitarbeitenden zukünftig auf Papierformulare verzichten. Grossmann hat auch schon weitere Ideen, diese sind u.a.
- das Beschwerdemanagement über das QM-System organisieren und auswerten sowie
- die Pflegekräfte mit der Web-Version Portal auszustatten, die eine Nutzung über verschiedene mobile Endgeräte erlaube.
Die Schulungen durch den Softwarehersteller hätten das Prozessverständnis bei den Mitarbeitenden gefördert, da sich jeder mit den Abläufen in der Einrichtung auseinandersetzen musste. Die Identifikation mit den Prozessen sei dabei durch die eindeutige Zuordnung gewachsen. Sobald mit dem neuen System gearbeitet wurde, erkannten die Mitarbeitenden den Mehrwert und QMS Enterprise stieß auf große Akzeptanz, betonte Grossmann.