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Klink und Bildungszentrum setzen auf eine flexible Softwarelösung Nicht ohne meine Ausbildungssoftware

Das Bildungszentrum Gesundheit und Soziales (BGS) in Chur bildet jedes Jahr knapp 1.000 Lernende und Studierende aus. Zudem bietet die Schule viele Weiterbildungen für die weit mehr als 100 gesundheitlichen und sozialen Institutionen im Kanton Graubünden an.

Topic channels: Fort- und Weiterbildung und Digitalisierung

Sämtliche Kurse und Stundenpläne, personenbezogenen Daten von freien Dozenten, Azubis und Studierenden sowie deren Bildungsverlauf organisieren der Leiter HF Pflege Daniel Ammann sowie etwa 25 weitere Nutzer seit 2008 über die Software Easysoft: „ Unsere Prozesse sind abhängig von einem funktionierenden Schulinformationssystem“, sagt der 40-jährige gelernte Pflegefachmann, der zudem den Masterabschluss als Medizininformatiker besitzt.

Enger Kontakt zwischen IT-Dienstleister und Kunden

In dieser Abhängigkeit fühlt er sich allerdings gut aufgehoben, weil der Kontakt zu dem schwäbischen Softwareentwickler sehr eng ist. Teilweise sind die Produktmanager zu einem direkten Austausch in Chur, denn Easysoft entwickelt seine Software auch an Hand der praktischen Erfahrungen seiner Kunden weiter. „Wir können nicht jeden Wunsch umsetzen“, sagt deren Vertriebsgeschäftsführer Friedhelm Seiler, „aber aus den vielen Kundengesprächen ergibt sich ein Bild, wo wir den meisten Nutzen bieten können“.

Aktuelles Beispiel: Die komplexe Software lief zu langsam, denn sie basiert noch auf den ursprünglichen Grundstrukturen und einer 25 Jahre alten Technologie. Seit Mai wird die Software auf einer völlig neuen Technologie aufgesetzt mit der gleichen Funktionalität wie bisher. „Wir werden damit schneller und sicherer sein und vor allem offen für künftige Entwicklungen“, sagt Easysoft-Entwicklungschef Wilfried Hahn. So werde Microsoft über kurz oder lang sein Betriebssystem ausschließlich über die Cloud anbieten. Die Metzinger haben bereits jetzt eine Lösung geschaffen, die dann daran nahtlos anschließen kann.

Transparenz über gesamten Prozess gesichert

Allein die Planung des Stundenplans für rund 30 Klassen mit Räumen, Skillslabor, Lehrkräften und notwendigem Equipment bezeichnet Ammann als „höhere Mathematik“, die dank Easysoft leicht von der Hand geht. Erschwerend kommt hinzu, dass an der BGS die rund 750 Berufsschüler kontinuierlichen Unterricht an fixen Tagen haben, während die über 200 Pflegestudierenden im berufsbegleitenden Studium im Blockunterricht lernen. Stehen Unterrichtsausfälle oder -verschiebungen an, kann die Pflegeabteilung von Ammann das schnell und mit wenigen Mausklicks über Outlook an die Betroffenen kommunizieren und auf der Website steht es ebenfalls. Easysoft bietet sogar eine App an, mit der Schüler derartige Informationen direkt ihr Handy bekommen, denn viele Jüngere haben keine E-Mail-Adresse, aber ein Smartphone.

Eine weitere Zeitersparnis für die BGS-Mitarbeiter ist, dass die Rekrutierung von neuen Auszubildenden und Studierenden in aller Regel über die Homepage läuft. Ein Softwaremodul ist in der Website eingebettet, so dass alle Bewerbungen, die direkt über die BGS laufen, ohne Zwischenschritte verarbeitet werden können. „Wir sparen immense Zeit und vermeiden sämtliche Übertragungsfehler“, erzählt der geprüfte Berufspädagoge Daniel Ammann.

Bewerbungsprozess von Azubis: schneller und sicherer

Ein kleines Zürcher Privat-Krankenhaus hat erst vor wenigen Jahren auf Easysoft umgestellt. Die Bildungsverantwortliche erinnert sich: „Früher habe ich etwa 45 Minuten benötigt, um alle Informationen zu einer Person aus diversen Aktenordnern zusammen zu tragen. Jetzt sind es bestenfalls fünf.“ Der Wandel vom Papier zur digitalen Arbeitsweise habe vor allem dazu geführt, dass die Arbeitsprozesse effizienter geworden sind: Die Bildungschefin erkennt sofort, ob alle Informationen präsent sind oder noch Dokumenten fehlen.

Ammann dagegen arbeitet selber seit zehn Jahren mit der Software und kann sich an ein „Vorher“ nicht mehr erinnern. Er ist inzwischen wie einige Kollegen selbst Easysoft-Experte. So werden neue Mitarbeiter nicht auf eine externe Weiterbildung geschickt, sondern werden intern mehrtägig geschult. Auch auf andere Bildungsangebote des IT-Dienstleisters, wie Akademie, Anwenderkonferenz, Helpcenter, Online-Support oder Tutorials greifen die BGSler kaum zurück, weil das Know-how im eigenen Haus direkt am nächsten Schreibtisch sitzt.

Überblick über 1.100 Auszubildende und 1.300 Weiterbildungskurse

Birgit Contreras-Molinero schwört auf dieselbe Software – schon 14 Jahre. Die Leiterin der Personalentwicklung am Kantonsspital St. Gallen sowie weitere Teams betreuen damit die das Ausbildungs- und Kursmanagement. Das bedeutet, dass der Einsatz von mehr als 1.100 Lernenden, höheren Fachschülern, Praktikanten sowie Studierenden mit dieser Software geplant und begleitet wird. Dazu gehört ebenso das Management der vielen Einsatzbereiche mit allen jeweiligen Ansprechpartnern.

Ebenfalls über die schwäbische Software werden das gesamte Weiterbildungsangebot für Mitarbeiter sowie die Ausbildung des künftigen Führungspersonals abgewickelt – rund 1.300 Kurse über Führung und Methodik oder Pflegefachkurse, die auch für externe Teilnehmer offen sind. Die gesamte Verwaltung inklusive Anmeldung, Teilnahmebestätigung und Abrechnung läuft über Easysoft.

Die Software ist den Arbeitsabläufen angepasst

Die Personal-Fachfrau schätzt die große Flexibilität der Software und der Ansprechpartner von Easysoft: „Wir können sie nach unseren Bedürfnissen einrichten“. Beispielsweise wenn ein neues Merkmal eingeführt werden soll. Das müssen dann alle Applikationsansprechpersonen miteinander abstimmen. Die Koordination erfolgt über zwei IT-Spezialisten im eigenen Haus, die durch den IT-Dienstleister sorgfältig in die Software eingeführt wurden und dann diese neue Anforderung sofort umsetzen. Etwas anspruchsvoller war kürzlich der Wunsch, das Kursangebot auf derselben Plattform wie die öffentlichen Vorträge des Kantonsspitals zu publizieren: Der Bau der Schnittstelle war für alle Seiten eine Herausforderung“.

Kreativ zusätzliche Anwendungen entwickelt

Ohnehin ist das Kantonsspital St. Gallen sehr kreativ, wenn es um zusätzlichen Nutzen durch die Software geht. Die klinikeigene Kindertagesstätte „Spieltrückli“ wird ebenfalls mit Easysoft erfasst und bearbeitet. So haben Birgit Contreras-Molinero und ihre Kolleginnen volle Transparenz über den aktuellen Stand aller Verträge und den Belegungsumfang, so dass andere Kinder von Mitarbeitern schnell nachrücken können.

Auch die Alumni – die ehemaligen Mitarbeiter – die mit ihrem früheren Arbeitgeber in Kontakt bleiben wollen, sind ebenfalls in der Datenbank hinterlegt und können gezielt und schnell zu Veranstaltungen angeschrieben werden. So hält das Spital ehemaligen Fachkräften den Weg zurück nach St. Gallen offen.

Informationens zum Bildungszentrum Gesundheit und Soziales (BGS) finden Sie online. 

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