Einrichtung & Ausstattung -

Messenger-App Mitarbeitende in Echtzeit erreichen, vernetzen und einbinden

Eine mobile Belegschaft, wie in Healthcare-Einrichtungen, braucht eine mobile Mitarbeiterkommunikation statt Aushänge am Schwarzen Brett. Welche Erfahrungen das Diakonische Werk Recklinghausen und Schweizer Spital Freiburg mit der Plattform Beekeeper machen.

Topic channels: Einrichtung & Ausstattung und Digitalisierung

Das zurückliegende Jahr hat gezeigt, dass digitale Lösungen in der pandemiebedingt angespannten Situation den Berufsalltag in vielen Branchen erleichtern. Wie Digitalisierung die besonders geforderte Belegschaft im Gesundheitsbereich entlasten kann, zeigt das Beispiel einer mobilfähigen Mitarbeiterplattform: In der Pandemie ist es wichtiger denn je, Dienstpläne, Verfahren oder Hygienestandards ohne Zeitverlust zu kommunizieren. Verzögerungen und Fehlinformationen kann sich unter diesen Bedingungen niemand leisten. Mehr als 60 Prozent der Unternehmen mit mehrheitlich gewerblichen Beschäftigten – einschließlich der Gesundheitsbranche – haben dies erkannt und suchen nach einer digitalen Arbeitsplatzlösung. Der Trend zeigt sich auch an den Nutzerzahlen von Beekeeper, einer mobilfähigen Plattform für die Zusammenarbeit: Sie sind im Gesundheitsbereich im Jahr 2020 um knapp 64 Prozent gestiegen. Das Diakonische Werk Recklinghausen und das Freiburger Spital in der Schweiz haben sich zu Beginn der Pandemie für eine mobilfähige Lösung entschieden und profitieren seitdem stark von der digitalisierten Zusammenarbeit.

Diakonisches Werk: Pflegende von Kommunikation abgeschnitten

Das Diakonische Werk Recklinghausen beschäftigt fast 1.900 Menschen in 143 Einrichtungen. Die Mitarbeitenden betreuen rund 350 Bewohner stationär, hinzu kommen etwa 600 ambulant versorgte Patienten. Das Werk ist mit fünf Geschäftsfeldern dezentral aufgestellt, die Berufsgruppen sind breit gefächert: Es gibt Pflegende, Verwaltungsmitarbeitende, Köche und viele Tätigkeiten mehr. Bereits 2019 erkannte die Diakonie ein Problem ihrer internen Kommunikation: 50 Prozent der Beschäftigten hatten nur eingeschränkten Zugang zu einem Computer und lasen E-Mails nur unregelmäßig. Informationen wurden hauptsächlich mündlich oder über Aushänge an Schwarzen Brettern vermittelt – mit der Folge, dass die Adressaten diese spät oder gar nicht erhielten. Die MItarbeitenden in der Pflege, die direkt "am Menschen" arbeiten, waren in besonderem Maße von Informationen abgeschnitten.

Team-Chats verbessern Informationsfluss

Das Werk stellte sich die Frage, wie es möglichst viele Mitarbeitende erreichen kann. "Es sollte eine digitale Lösung sein, die die werksweite Kommunikation unabhängig von fest installierten PC-Terminals ermöglicht. Denn diese wurden kaum genutzt. Ein Intranet kam also nicht in Frage. Bereits 2019 haben wir verschiedene Mitarbeiter-Apps getestet. Viele Teams hatten sich gewünscht, in eigenen Chats kommunizieren zu können", erinnert sich Christina Ritz, Referentin für Öffentlichkeitsarbeit beim Diakonischen Werk. Die Pandemie verschärfte die Situation weiter. In einem Express-Rollout wurde die Plattform Beekeeper im März eingeführt und der Informationsfluss innerhalb weniger Wochen digitalisiert. Heute erfolgt der interne Austausch unabhängig von Ort und Zeit sowie über Hierarchien hinweg. Auch operative Prozesse wie die Schichtplanung werden mit Hilfe der App digital koordiniert. Anders als Lösungen für den privaten Gebrauch wie etwa WhatsApp, erfüllt Beekeeper die hohen Datenschutzanforderungen der DSGVO und der Evangelischen Kirche.

Geschäftsleitung teilt Videos in der App

Ähnelte die Kommunikation früher einer Einbahnstraße, können sich nun alle untereinander austauschen und sind immer auf dem neuesten Stand – ein wichtiger Aspekt mit Blick auf sich dynamisch ändernde Schutzbestimmungen oder Besuchsregelungen. Den Mitarbeitenden machen die neuen Möglichkeiten nicht nur Spaß, sie motivieren auch in schwierigen Zeiten: "Beispielsweise haben wir die Fragen gesammelt, die in der Krisensituation über die App gestellt wurden. Die Geschäftsleitung nahm in kurzen Videos dazu Stellung und wir haben diese dann geteilt", so Christina Ritz. "Das hat Sicherheit gegeben und das Vertrauen gestärkt. Die Videos waren ein starker Motivator für alle."

Freiburger Spital: App löst Newsletter ab

Das Freiburger Spital (HFR) verteilt sich als öffentliches Spital auf fünf Standorte mit 3.500 Angestellten im gesamten Schweizer Kanton Freiburg. Informationen der Geschäftsleitung verbreitete früher der gedruckte interne Newsletter "HFR News". In den Gängen hingen zudem Informationen in Papierform an Schwarzen Brettern aus. Wichtige Dokumente legte das HFR in einem Intranet ab. Allerdings hatten mehrere Hundert Angestellte keinen PC-Arbeitsplatz, da sie beispielsweise in der Logistik, der Reinigung oder den Küchen beschäftigt sind. Trotz der zahlreichen Kommunikationskanäle konnte das HRF nicht sicher sein, dass wichtige Informationen alle erreichten.

Implementierung der App in acht Tagen

Um die Situation zu verbessern, hielt das Spital 2019 Ausschau nach einem modernen Werkzeug für die interne Zusammenarbeit. Dringend notwendig wurde eine solche Lösung im März 2020, als das Coronavirus die Schweiz erreichte. Das HFR entschied sich aufgrund der intuitiven Handhabung sowie der Übersichtlichkeit der Streams für Beekeeper. Dank deren Initiative, die Plattform während der Pandemie schnell einzuführen, erfolgte die Implementierung in nur acht Tagen. Wichtige Anweisungen oder Änderungen können seitdem schnell und einfach über einen entsprechenden Stream mit dem Personal geteilt werden.

Echtzeit-Übersetzung der Inhalte in Französisch

"Beekeeper ist ein wertvolles Instrument in der Krise, um den Mitarbeitenden sehr schnell alle Informationen zugänglich zu machen", bestätigt Jeannette Portmann, Kommunikationsbeauftragte am HFR. Außerdem versorgt die App die Belegschaft mit aktuellen Zahlen zu Auslastung, Anzahl beatmungspflichtiger Patienten, Neuinfektionen und geheilten Patienten. Und sie informiert darüber, welche Materialien noch verfügbar sind. Denn in der Schweiz waren genauso wie in Deutschland Masken und Schutzanzüge zu Beginn der Pandemie Mangelware. "Alle Informationen werden über die Streams verbreitet und erreichen so genau die Personen, die betroffen sind und entsprechend benachrichtigt werden", sagt Stéphane Brand, Direktor Informationssysteme. Angesichts der Zweisprachigkeit der Region versorgt das medizinische Personal die Patienten auf Deutsch und Französisch. Daher setzte das HFR von Anfang an auf die Echtzeit-Übersetzung der Beekeeper-App. So erhalten Französisch und Deutsch sprechende Angestellte denselben Zugang zu Informationen und Austausch.

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