Digitalisierung und Einkauf
Welchen Mehrwert digitale Lieferketten in Zeiten von Corona und darüber hinaus liefern, beschreibt Daniel Nill, CEO bei Turbine Kreuzberg. Er begleitet Unternehmen bei der Entwicklung von Digitalstrategien von der Implementierung neuer Vertriebskanäle bis zur Veränderung des bestehenden Geschäftsmodells.
Seitdem weltweit strikte Maßnahmen zur Eindämmung der Pandemie greifen und das gesellschaftliche wie wirtschaftliche Leben stark eingeschränkt wurde, funktioniert die Weltwirtschaft nicht mehr nach den üblichen Regeln. Insbesondere in der Beschaffung von Gütern via internationaler Lieferketten zeigt sich gerade eine enorme Herausforderung. Die Healthcare-Branche sucht nach Lösungen. Welchen Beitrag kann eine forcierte Digitalisierung von Lieferketten leisten, um die Situation zu verbessern? Und wie lässt sie sich überhaupt umsetzen?
Seitdem die Covid-19-Pandemie grassiert, steht die Welt Kopf. Etablierte Strukturen stehen – auch im medizinischen Kontext – in Frage. Am Beispiel von Schutzmasken und Medikamenten ist dieser Umstand in den vergangenen Wochen sehr deutlich geworden. Hier traf ein plötzlicher, stark erhöhter Bedarf auf geschlossene Fabriken. Durch die unterschiedlich schnelle Ausbreitung bzw. zeitversetzte, teils sehr weit auseinandergehenden staatlichen Reaktionen darauf werden auch langfristig Verschiebungen entstehen und Angebot und Nachfrage so aus dem Rhythmus geraten. Es stellt sich die Frage, wie man die Lieferketten im Healthcare-Bereich kurz- und langfristig so optimieren kann, dass sie auch in schwer vorhersehbaren Zeiten möglichst belastbar sind.
Digitalisierung kann Prozesse beschleunigen
Lieferketten lassen sich nicht von heute auf morgen verändern. Jedoch ist es möglich, Beschaffungsprozesse zu beschleunigen und die Abwicklung zu vereinfachen, um wertvolle Zeit, Aufwände und Kosten zu sparen. Wer bereits digitale Prozesse etabliert hat, tut sich aktuell leichter. Dennoch stehen Anbieter und Abnehmer gerade jetzt vor einer enormen Ratlosigkeit bei der Frage, welchen Beitrag man zur Beschleunigung der Lieferkette leisten kann und wie sich die dafür nützliche Digitalisierung zügig umsetzen lässt. Es herrscht ein hoher Beratungsbedarf. Eine Blaupause gibt es – auch innerhalb einer Branche – für kein Digitalisierungsvorhaben. Wie geht man also vor?
Branchenspezifische Prozesse müssen digital adäquat abgebildet werden – und gehören auf den Prüfstand
Digitalisierung funktioniert nach einem einfachen Prinzip: Ohne einen direkten Mehrwert für die Nutzer wird eine Lösung keinen Erfolg haben. Es gilt also, die besonderen Charakteristika und Eigenarten im Healthcare-Bereich zu antizipieren. Dafür liefern Vertrieb und Beschaffung von Medikamenten und Medizinprodukten ein anschauliches Beispiel. Die Lieferketten für Medizinprodukte sind weitgehend analog geprägt: Krankenhäuser, Labore und Arztpraxen bestellen beim Hersteller meist noch via Bestellformular und Fax. Der Einkauf von Medikamenten und Diagnostika ist außerdem ein wiederkehrender Bestellprozess, der zwar auf Basis von rationalen Kaufentscheidungen passiert. Dennoch spielen aufgrund der Regelmäßigkeit Erfahrung und gewachsenes Vertrauen zwischen Anbietern und Abnehmern eine bedeutende Rolle. Ärzte und Krankenhäuser sind daher für Hersteller etwa auch bei der Produktentwicklung eine wichtige Instanz.
All diese Routinen und Beziehungen müssen bei der Digitalisierung adäquat digital abgebildet werden. Konkret bedeutet das: Wo bisher die Bestellung von Diagnostika mit Bestellzettel und Telefon, oder Fax betrieben wurde, darf eine digitale Lösung für keinen der beteiligten Akteure, v.a. den Einkäufer, zum Mehraufwand werden. Das heißt nicht nur, dass das Angebot digital einseh- und bestellbar sein sollte. Es braucht auch digitalisierte Beschaffungsprozesse auf Einkäuferseite. Gerade in personell schwach besetzten Organisationen wird dadurch kostbare Arbeitszeit für wichtigere Aufgaben frei, etwa die Pflege im Krankenhaus. In Zeiten von akutem Fachkräftemangel sollte niemand viel Zeit mit Beschaffung verschwenden. Ein digitalisierter Einkauf steigert die Effizienz und den Mehrwert für Patienten zugleich.
Kundenwünsche artikulieren und in den Fokus stellen
Um Lieferketten, oder zumindest bestimmte Abschnitte dieser, schnell digitalisieren zu können, sollten Akteure im Healthcare-Bereich daher möglichst vom Kunden, also dem Abnehmer her denken, und sich von dort aus weiter vorwagen. Customer Centricity kann und sollte auch im medizinischen Bereich die Maßgabe sein. Wenn Anbieter sich auf Anforderungen ihrer Kunden fokussieren und Kliniken, Labore oder Arztpraxen eine verstärkte Kundenzentrierung auch einfordern, kann die Beschaff ung kundenorientierter gestaltet werden. Vereinfachung und Beschleunigung sollten für digitale Lieferketten die Maxime sein. So kann flexibler auf Veränderungen, wie im Falle der Covid-19-Pandemie, reagiert werden. Aus Sicht der Einrichtungen kann eine Lieferkette nur da digitalisiert werden, wo das Angebot digital auch vorhanden ist. Der Wille zur Digitalisierung muss aber beidseitig dominieren. Nur wenn Kunden auch in der Lage sind, digitale Angebote selbst aufzurufen und zu nutzen, kann digitale Beschaffung ihre Vorzüge voll entfalten. Das erfordert oft aus tradierten Strukturen auszubrechen – und gerade im medizinischen Bereich – Kunden stärker an die Hand zu nehmen, damit sie Veränderungen mitgehen können.
Sukzessive Digitalisierung verbessert die Erfolgschancen
Die Herausforderung ist nicht zu unterschätzen. Insbesondere, wenn es darum geht, Digitalisierungsinitiativen intern, teilweise sogar während des laufenden Tagesgeschäfts voranzutreiben und zu verfestigen. Da es keine Blaupause gibt, haben solche Initiativen zunächst oft einen experimentellen Charakter.
Wer seinen eigenen Beitrag zur digitalen Beschleunigung von Lieferketten leisten will, sollte deshalb bei der Umsetzung iterativ, also Schritt für Schritt vorangehen. Das ist auch möglich, ohne dass dafür Prozesse sofort radikal umgeworfen werden müssen, oder dass sämtliche Bereiche in einer Organisation involviert werden müssen.
Im Beispiel des Vertriebs von Diagnostika kann das etwa so aussehen: Zunächst kann die Schnittstelle zwischen Hersteller und Abnehmern angegangen und digital erweitert werden. Dabei müssen nicht umgehend sämtliche Unternehmensbereiche, etwa Logistik und Marketing auf Herstellerseite, mitziehen. Auch kundenseitig müssen dafür nicht alle Einkaufsprozesse über den Haufen geworfen werden: Der Einkauf etwa über einen Onlineshop kann zunächst als Alternative zur Bestellung via Papierformular und Telefax aufgesetzt werden, und muss letztere nicht sofort ersetzen.
Das MVP als Vehikel zur schrittweisen Digitalisierung
Technologisch kann dies mit einem Minimum Viable Product (MVP) passieren. Ein MVP verfügt zunächst nur über wirklich elementare Funktionen und lässt vor- und nachgelagerte Prozesse innerhalb einer Organisation unberührt. MVPs können so als Piloten fungieren und nach und nach ausgebaut oder skaliert werden. Durch das iterative Vorgehen erzielt man bereits früh im Projekt sichtbare Erfolge, die wiederum eine solide Argumentationsgrundlage für die Weiterentwicklung bieten. Zusätzlich können externe Partner und Dienstleister dabei helfen, die Priorisierung der Anforderungen vorzunehmen und den Blick auf das Wesentliche zu fokussieren. Rein technologisch ist es sinnvoll schrittweise vorzugehen und sich an die Digitalisierung der Lieferkette über einzelne Schnittstellen heranzutasten, statt monolithische Gesamtlösungen zu entwickeln.
Fazit: Mehr Handlungsspielraum durch Digitalisierung
Digitalisierung ist keine hinreichende Antwort auf globale Pandemie-Krisen wie Covid-19, die in ihrem Ausmaß und in ihrer Eigendynamik kaum voraussehbar sind. Digitalisierung kann aber den Umgang mit ihnen erleichtern, indem sie Akteure flexibler und v.a. schneller macht. Gerade im Hinblick auf Lieferketten können Hersteller, Händler wie auch Healthcare-Einrichtungen durch Digitalisierung die weniger beeinflussbaren Faktoren relativieren und ihre Handlungsfähigkeit damit bis zu einem gewissen Grad erhalten. Wer dabei auf die Schnittstellen blickt, und den Kunden bzw. den Lieferanten ins Zentrum stellt, ist auf einem guten Wege.