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Ausschreibung Medizintechnik: Wie das Klinikum Wolfsburg Instandhaltungskosten deckelt

Das Klinikum Wolfsburg hat die Bewirtschaftung und Instandhaltung der Medizintechnik als Werkvertragsleistung vergeben. Damit sind alle verbundenen Leistungen in einer "Full-Service-Pauschale" enthalten. So konnte das KRITIS-Haus die Kosten um mehr als 30 Prozent senken.

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Die Bewirtschaftung und Instandhaltung der Medizintechnik verschlingt in Kliniken Millionenbudgets, die sich nur schwer kalkulieren lassen. Nicht selten laufen Kosten während der Vertragslaufzeit aus dem Ruder, weil Leistungen und Schnittstellen nicht exakt beschrieben sind. Dem hat das Klinikum Wolfsburg jetzt einen Riegel vorgeschoben. Im Rahmen einer Neuausschreibung, die von einem externen Beratungsunternehmen begleitet wurde, hat sich das 547-Betten-Haus für einen neuen Anbieter entschieden. Der neue Medizintechnikmanagement-Vertrag schließt nicht nur ein lückenloses Leistungsspektrum ein. Er spart dem Klinikum auch einen Millionenbetrag im Jahr.

Denn bei üblichen Vertragslaufzeiten zwischen fünf und zehn Jahren fällt jede Kleinigkeit, die bei der Bewirtschaftung von Geräteparks durch einen Dienstleister oben drauf kommt, ins Gewicht. Abgesehen davon können sich innerhalb einer Dekade Rechte und Pflichten für Medizinproduktebetreiber ändern. Auch Innovationssprünge, wie sie mit technischen Weiterentwicklungen und der Digitalisierung verbunden sind, bringen ursprünglich getroffene Leistungsvereinbarungen schnell an Grenzen, vor allem, wenn sie nicht detailliert beschrieben sind.

"Wir waren bei der ersten Ausschreibung durchaus guter Dinge", sagt Andrea Franke, Abteilungsleiterin Einkauf, Materialwirtschaft und Logistik im Klinikum Wolfsburg. Man hätte im Nachhinein betrachtet seinerzeit aber durchaus klarere Regelungen und Zuständigkeiten in dem Vertrag treffen sollen, die zeit- und kostenintensive Zusatzbelastungen hätten vermeiden können.

Zuständigkeiten klar abgrenzen

Gemäß Vergaberecht schrieb das Klinikum das externe Medizintechnikmanagement nach Auslaufen des Vertrages im September 2019 in Zusammenarbeit mit der Ausschreibungsstelle der Stadt Wolfsburg neu aus. Für Klinikumsdirektor Wilken Köster die Chance, Schwachstellen zu beseitigen und das Medizintechnikmanagement für zukünftige Themenstellungen fit zu machen. "Bei der Suche nach einem externen Dienstleister spielten für uns Themen im Bereich der Kritischen Infrastruktur (KRITIS) und des Medizinproduktebetreibergesetzes eine wichtige Rolle", erläutert Köster und ergänzt: "Unser Ziel war es, hin zu einem Rundum-sorglos-Paket zu kommen, das die Zuständigkeiten zwischen Klinikum und Dienstleister – auch unter den aktuellen Gegebenheiten – klar abgrenzt und die Schnittstellen zwischen den Partnern reduziert. Außerdem wollten wir auch insgesamt wirtschaftlicher werden."

Für diese Aufgabe holte sich Köster das Wiesbadener Beratungsunternehmen KHB an Bord. "Wir haben sehr schnell festgestellt, dass die Gesamtkosten für Bewirtschaftung und Instandhaltung über den marktüblichen Kosten lag", sagt KHB Geschäftsführer Kai Hafermann. So stand im ersten Schritt die detaillierte Ist-Aufnahme aller Kosten und Fremdleistungen an. Außerdem wurden alle Schnittstellen eruiert und in der späteren Leistungsbeschreibung aufgenommen.

Ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb bildete den Rahmen für die europaweite Ausschreibung. Drei Verhandlungsrunden setzte KHB nach Öffnung der Angebote mit dem potenziellen neuen Dienstleister an. In den Verhandlungsrunden ging es darum, das Angebot zu schärfen, offene Fragen zu beantworten und sich gegenseitig – trotz Schutzmaske – besser kennenzulernen, so Hafermann.

Aufgaben als Werksvertragsleistung vergeben

Ende letzten Jahres erfolgte die Auftragsvergabe an Dräger TGM. Seit Januar 2021 kümmert sich das Lübecker Unternehmen um die Bewirtschaftung und Instandhaltung der Medizintechnik im Klinikum Wolfsburg. Die vertraglich vereinbarten Aufgaben wurden als Werkvertragsleistung vergeben. Dies habe den Vorteil, dass alle mit der Medizintechnik verbundenen Leistungen in einer "Full-Service-Pauschale" enthalten sind, erläutert Hafermann. Im Ergebnis erhalte man ein "schlüsselfertiges Haus" – in diesem Fall ein Dienstleistungspaket – ohne jede Schraube im Detail beschreiben zu müssen. Inkludiert wurden in Wolfsburg unter anderem Versicherungsleistungen durch unsachgemäße Handhabung.

Schon jetzt zeichnen sich auf dem Wolfsburger Klieversberg die Effekte des Dienstleisterwechsels ab. "Wir geben pro Jahr erkennbar weniger für die Bewirtschaftung aus als zuvor und haben einen sehr kompetenten Partner an unserer Seite", kommentiert Franke. Die Kosten konnten über das neue Vertragskonstrukt um mehr als 30 Prozent gesenkt werden, so die Abteilungsleiterin des Einkaufs. Außerdem verliere man keine Zeit mit der Frage nach Zuständigkeiten.

Defekte an Geräten werden schneller behoben

Die Wege seien einfach schlanker und schneller. "Die erforderlichen Instandhaltungen erfolgen durchaus zügiger und Defekte an Geräten werden schneller behoben, was sich wiederum an der Verfügbarkeit bemerkbar macht", bemerkt Köster. Auch die Zusammenarbeit mit den beiden hauseigenen Technikern verlaufe reibungslos. Zudem sei das Störmeldemodul des neuen Dienstleisters in der Handhabung nutzerfreundlicher.

Das Geld, das das Klinikum Wolfsburg für die Bewirtschaftung seiner Medizintechnik einspart, kann jetzt in Zukunftsinvestitionen fließen. "Wir haben gerade einen neuen 3 Tesla Kernspintomographen in Betrieb genommen und erneuern einen 20 Jahre alten Linearbeschleuniger", berichtet der Klinik-Chef, der beide Maßnahmen mit einem Gesamtvolumen von neun Millionen Euro beziffert. Zudem stehe in den kommenden Jahren eine umfassende Restrukturierung und Sanierung des Zentral-OPs auf dem Plan.

Die 5 wichtigsten Punkte für einen Medizintechnikmanagement-Vertrag

Auf den Erfahrungen des Klinikums Wolfburg aufbauend hat die Kai Hafermann Beratung GmbH (KHB) eine Checkliste erstellt, die zusammenfasst was es zu beachten gibt beim Abschluss eines Medizintechnikmanagement-Vertrages:

  1. Umfassende Erfassung aller Leistungen: Vor der Vergabe von Dienstleistungen steht eine detaillierte Ist-Aufnahme der aktuellen Situation mit allen Kosten und Vereinbarungen an. Mittels einer Kontensichtung auf Einzelbuchungsebene werden versteckte Kosten identifizieren. Die gründliche Arbeit im Vorfeld zahlt sich später immer aus (siehe Punkt 2).
  2. Alle Leistungen inkludieren: Bei einem neuen Vertrag sollte darauf geachtet werden, dass wirklich alle Leistungen, die im Zusammenhang mit der Bewirtschaftung und Instandhaltung der Medizintechnik stehen inkludiert werden. Gerne vergessen werden dabei Instandhaltungs-Verbrauchsartikel wie Sensoren, Kabel und ähnliches.
  3. Immer einen Werk- statt Dienstleistungsvertrag schließen: Der Werkvertrag sieht die Erfüllung eines Werkes vor – in diesem Fall die betriebssichere und funktionierende Medizintechnik. Die Dienstleistung ist dabei zweitrangig – das Ergebnis muss stimmen.
  4. Veränderungen beachten – Wirtschaftlich bleiben: Im Bereich der Medizintechnik ist eine stetige Änderung an Vorgaben und Gesetzesänderungen an der Tagesordnung. Hier ist es wichtig diese Veränderungen im Blick zu behalten und trotzdem eine wirtschaftliche Bewirtschaftung zu erhalten. Bei der Suche nach einem neuen Vertragspartner ist deshalb besonders wichtig die Akteure auf dem Markt mit ihren Stärken und Schwächen zu bewerten und um ein wirtschaftlich interessantes Angebot zu bekommen eine Wettbewerbssituation zu erzeugen.
  5. Vergaberecht beachten: Nach dem Vergaberecht müssen öffentliche Aufträge grundsätzlich im Rahmen eines geregelten Vergabeverfahrens vergeben werden. Das Vergaberecht soll den fairen Wettbewerb der Anbieter und transparente und nichtdiskriminierende Verfahren für alle Bewerber und Bieter gewährleisten. Ein Ausschreibungsintervall beträgt in der Regel ca. 48 Monate, danach (bzw. spätestens alle 5 Jahre) ist zu empfehlen die Leistung zu überprüfen und ggf. neu auszuschreiben.

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