Digitalisierung
Der Klinikverbund St. Josefs-Hospital Wiesbaden (JoHo) hat im Januar 2021 den DSGVO-konformen Messenger Siilo für die Mitarbeitenden eingeführt. Dieses zusätzliche Kommunikationsmittel soll die Zusammenarbeit zwischen Pflegekräften und Ärzteschaft erleichtern.
Pflegekräfte sowie Ärztinnen und Ärzte haben während der Pandemiezeit mit besonderen Hürden zu kämpfen: Teambesprechungen und Zusammenkünfte waren auf nicht oder nur unter sehr strikten Bedingungen möglich. Ein Austausch muss aber trotzdem stattfinden, sei es innerhalb der Teams oder übergreifend für eine gute Patientenversorgung. Eine sehr gute Planung und Aufteilung der Ressourcen und das unmittelbare Weitergeben von Informationen wurden dringend notwendig. Die Digitalisierung wurde deswegen entscheidend vorangetrieben und konnte vor allem in der Krisenkommunikation eine wichtige Rolle einnehmen. Ein Beispiel hierfür ist ein Messenger-Dienst, der einen schnellen und unkomplizierten Austausch möglich macht und dabei alle Anforderungen an den Datenschutz berücksichtigt. Immer mehr Einrichtungen nutzen den Messenger Siilo – darunter auch der JoHo-Klinikverbund, bestehend aus dem St. Josefs-Hospital Wiesbaden, dem St. Josefs-Hospital Rheingau und dem Otto-Fricke-Krankenhaus in Bad Schwalbach.
Kommunikation im Klinikalltag
„Die Messenger-App Siilo wird sehr gut angenommen“, betont Arne Evers, Pflegedienstleiter im JoHo Wiesbaden. Er war gemeinsam mit der Leiterin des Qualitäts- und Risikomanagement Saskia Jakubowski und dem Team der Unternehmenskommunikation, einer der entscheidenden Treiber bei der Einführung des DSGVO-konformen Messengers in dem Klinikverbund.
Poster erklären übersichtlich die Funktionen
Für die erfolgreiche Einführung des Messenger im JoHo waren nicht nur die Vorteile der Anwendung auschlaggebend, sondern auch eine einfache aber zugleich sehr effektive Maßnahme: ein Poster. In dem Klinikum hingen für mehrere Monate zahlreiche durch die Unternehmenskommunikation gestaltete Plakate aus, die übersichtlich und leicht verständlich erklärten, was der Instant Messenger kann. Zusätzlich war ein QR-Code abgebildet, mit dem alle Klinikangestellten schnell und unkompliziert dem JoHo-Netzwerk in der App beitreten konnten. Das war wichtig, da die Mitarbeitenden den Messenger auf ihren eigenen Smartphones nutzen und die Installation freiwillig ist. Pflegedienstleiter Evers setzte auf Überzeugungskraft, um möglichst viele Mitarbeitende zu motivieren, sich dem digitalen Netzwerk anzuschließen.
Seit der Aktion hat ein Großteil der Pflegekräfte und auch der Ärzteschaft sowie anderen Mitarbeitenden die App installiert und nutzt sie im Klinikalltag zur sicheren Kommunikation – insgesamt rund 670 Mitarbeitende von etwa 1.600 am Standort Wiesbaden.
Vereinfachter Austausch im Pflegedienst
Evers hatte völlig richtig erkannt, dass der große Nutzen eben erst voll ausgeschöpft werden kann, wenn möglichst viele Mitarbeitende die App nutzen: „Rundmails, die viel Zeit kosten, müssen bei uns in einigen Abteilungen gar nicht mehr geschrieben werden. Und manche Mitarbeitende haben gar keine Mailadresse. Mit Siilo sind diejenigen jetzt aber auch leichter erreichbar.“ Die App vereinfacht nicht nur die Kommunikation, sondern sorgt auch dafür, dass Informationen besser zugänglich und für alle Beteiligten sichtbar werden. „Auch wenn die Nutzung der App bestimmten Regeln unterliegt, bewerten die Pflegekräfte diese sehr positiv. Sie schätzen den vereinfachten Austausch untereinander und mit dem ärztlichen Dienst sehr“, betonte Evers.
Die App wurde bewusst so gestaltet, dass sie mehr Funktionen bietet als den reinen Messenger-Service. Besonders nützlich sei für das JoHo die Netzwerk-Funktion. Hierüber haben die Klinikangestellten Zugriff auf das JoHo-Mitgliederverzeichnis und können somit Kolleginnen und Kollegen anschreiben. Über spezielle Foren können auch allgemein wichtige Themen besprochen werden. Im St. Josefs-Hospital werden diese genutzt, um Covid-Updates zu geben, Neuigkeiten zu verkünden oder – offenbar sehr geschätzt von den Mitarbeitenden – die Speisepläne der Kantine abzubilden. Aber im Vordergrund steht der dienstliche und medizinische Nutzen. Die Pflegekräfte besprechen über den Messenger ihre Dienstpläne, versenden Fotos von Begehungen und treffen ad-hoc Absprachen, wenn z.B. der Rollstuhl eines Patienten oder einer Patientin plötzlich unauffindbar ist. Außerdem können sich die Mitarbeitenden mittlerweile selbst zu Fortbildungen mit Siilo anmelden. Viele dieser Funktionen bietet auch das klinikeigene Intranet, allerdings mit einem entscheidenden Nachteil: Nur vor Ort können Mitarbeitende darauf zugreifen und sie erhalten keine Benachrichtigung, wenn im Intranet etwas aktualisiert wird.
Mehr Anwendungsmöglichkeiten für die Zukunft
„Wir können uns übrigens sehr gut vorstellen, die App demnächst auch zum Melden von Beinahe-Schäden bzw. Critical Incident Reporting System (CIRS) zu nutzen“, sagte Jakubowski. Dies ist ein anonymisiertes Verfahren zur Meldung von kritischen Ereignissen oder sogenannten Beinahe-Schäden, das im Gesundheitswesen angewendet wird, Schäden verhindern soll und im Zweifelsfall Leben rettet. Das anonyme Melden ist auf Station im Alltag oft schwer umsetzbar. Über den Messenger könnte man folglich in Ruhe von allerorts eine Meldung abgeben und wäre nicht an den Stations-PC gebunden.
Das Beispiel des JoHo Verbunds zeigte, dass Klinikmitarbeitende die Möglichkeit, einen Instant Messenger zu nutzen, schätzen. Mit Siilo sind die Datenschutzbarrieren gefallen und Patienteninformationen müssen nicht mehr anonymisiert werden. Die Zeitersparnis und der verbesserte Informationsfluss sorgen dafür, dass auch die Patientinnen und Patienten indirekt von der Einführung profitieren.
Mit Siilo wurde im JoHo eine kleine, digitale Community aufgebaut. Die Vernetzung zwischen Pflegekräften, Ärzteschaft und anderen Berufsgruppen stärkt ihr Gemeinschaftsgefühl und gibt ihnen einen sicheren Ort für den Austausch untereinander, so die Erfahrung des Krankenhauses.
| Kontakt zum Autor: |
| Sassan Sangsari, Medical Director bei Siilo. ssangsari@siilo.com |