Personal & Führung -

Pflegepersonaluntergrenzen Jetzt sind die digitalen Dienstpläne gefragt

Wie können digitale Dienstplanprogramme für das stationäre Setting so weiterentwickelt werden, dass die neu eingeführte Verordnung der Pflegepersonaluntergrenzen (PpUGV) darin abgebildet werden kann und eine entsprechend konforme Schichtplanung somit möglich ist? Nachfolgend Einblicke in ein aktuelles Forschungsprojekt.

Themenseiten: Digitalisierung und Ausstattung und Technik

Die Verordnung zur Festlegung von Pflegepersonaluntergrenzen (PpUGV), die seit 1. Januar 2019 gilt, sieht für die pflegesensitiven Krankenhausbereiche Geriatrie, Kardiologie, Intensivmedizin und Unfallchirurgie bestimmte Vorgaben zum Verhältnis von Patientenzahl und examinierten Pflegekräften bzw. Pflegehilfskräften vor. Durch die Einführung kommt auf die Stationen die neue Aufgabe zu, die Untergrenzen durch die Dienstplanung einzuhalten.

Was leisten Dienstplanprogramme aktuell?

Im Rahmen eines Forschungsgprojektes wurden digitale Dienstplanprogramme anhand verschiedener Kriterien verglichen, um herauszufinden, ob eine Weiterentwicklung bestehender Programme sinnvoll wäre. In die Untersuchung mit einbezogen wurden z.B. internationale Anbieter wie SAP-HR, im Konkreten waren es weiterhin v.a. Geocon, Allocate, Atoss, Planday, Timeos und Shyftplan. Bezogen auf die Untergrenzenregelung wurden die Programme auf die Möglichkeit eines qualifizierten Bezugs zwischen Patientenanzahl und Personalplanung analysiert. Dabei stellte sich heraus, dass nur eines der sechs verglichenen Programme (Allocate Software) eine optimale Schnittstelle der beiden Bereiche ermöglichte (Untersuchungszeitraum Oktober 2018 bis Januar 2019). Bei der vom „Schweregrad abhängigen Diensteinteilung“ von einer der genannten Software wird der Personalbedarf anhand der drei Bezugsgrößen

Patientenanzahl,

Schweregrad der Pflege­bedürftigkeit und dem

individuellen Pflegebedarf

jedes Patienten, errechnet.

An diesen Stellen sind Anpassungen dringend nötig

Wie daraus bereits erkennbar wird, bedeutet die Schaffung einer Schnittstelle zwischen Personalplanungs- und Patientenverwaltungsprogramm eine große Herausforderung für Krankenhäuser. Es müssten trotz Investitionsstaus massive Ausgaben in Softwarelösungen vorgenommen werden, um die eingesetzten Programme anzupassen und das Digitalisierungsdefizit zu beheben. Zum einen könnte durch eine vorherige Hinterlegung der Untergrenze in das Programm der Bedarf errechnet und mit der aktuellen Schichtbesetzung abgeglichen werden. Durch eine automatische Anzeige, ob der Bedarf erfüllt ist, wäre die Einschätzung stark vereinfacht. Zum anderen müssten Qualifikationen umfassender hinterlegt werden.

Ein weiteres Problem sind die in der PpUGV angesprochenen „Fachabteilungen mit ihren Stationen“. Grundsätzlich ist eine Station die kleinste, räumlich begrenzte organisatorische Einheit im Krankenhaus. Sie wird von einer pflegerischen Leitung geführt und ist einem verantwortlichen Arzt zugeteilt. Eine Abteilung bzw. ein Bereich besteht aus einer oder mehreren Stationen eines Fachbereichs. Die Festlegung der pflegesensitiven Bereiche basiert auf einer homogenen Belegung der Stationen mit Patienten aus den Fachgebieten. Weil Stationen jedoch meist interdisziplinär belegt sind, muss festgelegt werden, wie eine Station definiert und von anderen Organisationsstrukturen differenziert werden kann. Die Neubewertung interdisziplinärer Stationen wird ferner eine große Rolle spielen, da durch unterschiedliche Untergrenzen auf einer Station die Dienstplanung zusätzlich erschwert wird.

§ 8 PpUGV behandelt die Ausnahmetatbestände, in welchen Fällen die Untergrenzen unterschritten werden dürfen: „Bei kurzfristigen krankheitsbedingten Personalausfällen“ über das übliche Maß hinaus sowie bei „Epidemien oder bei Großschadensereignissen“ mit Erhöhung der Patientenanzahl. Es stellt sich die Frage, in welchem Ausmaß und über welchen Zeitraum die Krankheitsausfälle toleriert werden.

Des Weiteren sind Umstände wie Streik oder Fachkräftemangel und schlechter Arbeitsmarkt nicht näher beschrieben, Letzterer sollte jedoch kein Ausnahmetatbestand sein.

Sanktionen können sich verhindern lassen

Durch Sanktionen und Haftungsrisiken bei Nichterfüllung der Vorgaben ist es Krankenhäusern unter Umständen nicht (mehr) möglich, Kosteneinsparungen durch weniger Pflegekräfte zu erzielen. Wenn die Untergrenzen wiederholt nicht eingehalten werden, kann es zu einer zwingenden ­Patientenzahlreduzierung führen.

Die Meldung der Anzahl der Schichten, in denen die erforderliche Grenze nicht eingehalten wurde, sowie die Monatsdurchschnittswerte müssen zeitnah an das InEK erfolgen. Dabei umfasst die Zeitspanne zwei Wochen nach Beginn des folgenden Quartals. „Die geleisteten Arbeitsstunden des Pflegepersonals müssen getrennt nach Pflegefachkräften und Pflegehilfskräften für jede Schicht (Tag/Nacht) genau erfasst werden“, was einen großen organisatorischen Aufwand bedeutet. In diesem Zusammenhang wird ein weiteres Problem deutlich: Die Qualifikationen der Pflegekräfte müssen digitalisiert werden. Um eine Unterscheidung zu ermöglichen, muss eine Differenzierung der examinierten Pflegenden nach Ausbildungsdauer stattfinden. Die Digitalisierung jener Qualifikationen kann einerseits die Dienstplanung für Stationsleitungen erleichtern.

Auf Station müssen faktisch zwei Grenzen eingehalten werden, sowohl die gesamte Anzahl an Pflegefachkräften als auch die der Pflegehilfskräfte. Durch eine automatische Hinterlegung der unterschiedlichen Befähigungen können die Verhältniszahlen besser berücksichtigt werden. Zum anderen erleichtert es die Meldung an das InEK, bei der eine Trennung der Qualifikationen gefordert ist.

An den dargelegten Herausforderungen ist zu erkennen, dass durch die Einführung der PpUGV ein großer Handlungsbedarf in der Weiterentwicklung der Dienstplanprogramme besteht, der sich voraussichtlich mit weiterer praktischer Erprobung im Stationsalltag spezifizieren und verändern wird. Das heißt: Die kaufmännischen Leitungen sollten noch enger mit den Pflegeverantwortlichen kooperieren, wenn es darum geht, Prozesse und Strukturen mit Hilfe von Dienstplanungssoftware im Sinne der PpUGV zu optimieren.

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