Informationstechnik
Seit Ausbruch der Corona-Pandemie setzen viele Kliniken auf Messenger-Apps, die alle Mitarbeiter schnell mit aktuellen Informationen versorgen. Auch das Klinikum Region Hannover stellte im März auf Echtzeit-Kommunikation mit der App Siilo um. Nun ziehen die Verantwortlichen Bilanz.
Das Klinikum Region Hannover (KRH) setzt seit März 2020 die Messenger-App Siilo ein. Darüber werden intern Krankenhausprotokolle ausgetauscht und Mitarbeiter über die neusten COVID-19 Erkenntnisse informiert. Innerhalb von drei Monaten seit Beginn der Nutzung durch die Kommunikationsabteilung haben über zehn Prozent der Beschäftigten des KRH bereits 178.300 Nachrichten über die Anwendung ausgetauscht. Dank der sicheren Lösung dürfen die Teams aus medizinischen und administrativen Abteilungen auch sensible Informationen wie die Anzahl der COVID-19-Patienten teilen.
Leicht zugänglich und aktuell
Die rasante Ausbreitung der Pandemie seit März 2020 machte das dringende Bedürfnis nach einem schnellen und dennoch sicheren Kommunikationsweg deutlich. Steffen Ellerhoff, Bereichsleiter der Unternehmenskommunikation des KRH, beschreibt die Ausgangslage: „Die Mitarbeiter hatten aufgrund von COVID-19 ein hohes Informationsbedürfnis. Wir mussten all ihre Fragen auf einem Weg beantworten, der sowohl für jedermann leicht zugänglich war als auch unmittelbar aktualisiert werden konnte, wenn sich die Informationen änderten.”
Informationen austauschen durch Instant Messaging
Die bisherige Desktop-Intranet Lösung des KRH erwies sich aufgrund der statischen Verbreitung von Informationen als nicht effektiv genug. Der Datenschutzbeauftragte im KRH sah in Instant Messaging eine geeignete Möglichkeit, um die genannten Herausforderungen zu bewältigen. Bereits zuvor wurde Siilo im Urologischen Bereich des KRH Klinikums Robert Koch Gehrden unter Prof. Dr. Florian Fuller eingesetzt, um die interne Teamzusammenarbeit zu verbessern und die Patientenversorgung mit externen Zuweisern zu koordinieren.
Fragen stellen im Mitarbeiter-Forum
Die Mitarbeiter des KRH erhalten über Siilo Neuigkeiten, Nachrichten und Anrufe direkt auf ihre Mobiltelefone. Die Plattform beinhaltet Diskussionsforen und Pinnwände, sogenannte „Kacheln“, in denen Ellerhoffs Abteilung Informationen direkt an die Teams senden kann: Updates zu Initiativen und Richtlinien, Veranstaltungseinladungen und Aktuelles im Zusammenhang mit COVID-19 gehören dazu. Ein interaktives Forum ermöglicht es, dass jeder Mitarbeiter öffentlich Fragen stellen und antworten kann.
Kontinuierliche Anpassungen
Das Erstellen der „Kacheln“ sowie die Schulung der Abteilungsmitarbeiter im Umgang mit der App und beim sicheren Eingliedern der Mitglieder in die Plattform konnte innerhalb weniger Wochen umgesetzt werden . „ Das war eine spannende Phase, in der wir schnell und agil sein mussten”, erinnert sich Ellerhoff. „Unser Team in der Unternehmenskommunikation entwickelte dabei immer neue Ideen. Diese haben wir mit unseren Siilobetreuern ausgetauscht. Die sich daraus ergebenden Anpassungen erfolgen kontinuierlich.”