HCM Academy Homeoffice in der Healthcare-Branche

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Betriebliches Gesundheitsmanagement

Patrick Merke, Gründer und Leiter der Frankfurter Akademie, und Michael Arndt, Rechtsanwalt bei den Jorzig Rechtsanwälten, beleuchten den rechtlichen und kulturellen Rahmen fürs Homeoffice im Gesundheitswesen. Außerdem gibt‘s Tipps für die praktische Umsetzung.

Welche Arten von Arbeiten können Sie besser in der Firma erledigen als im Homeoffice?
Eine Studie der mhplus Krankenkasse und der SDK Süddeutsche Krankenversicherung vom April 2020 zum Thema „Gesundes Homeoffice“ zeigt: Einige Arbeiten können im Homeoffice besser erledigt werden, einige im Büro. – © HCM

In den letzten Monaten gab es in vielen Arbeitsbereichen große Entwicklungsschübe. So gibt es auch in der Healthcare-Branche einen Wandel im Umgang mit der Arbeitsorganisation der Arbeitnehmenden und Arbeitgeber – Stichwort Homeoffice. Der Anspruch darauf wächst und damit die Frage, wie Healthcare-Unternehmen die Arbeit von zuhause organisatorisch, rechtssicher und kulturell erfolgreich in ihrer Organisation implementieren können.

„Durch das Homeoffice wird ein Kulturwandel eingeläutet und Homeoffice-Kultur ist eine Führungsaufgabe“, sagt Patrick Merke, Gründer und Leiter der Frankfurter Akademie für neue Arbeitskultur und neue Führung. Im Dezember 2021 stellten er und Michael Arndt, LL.M, von den Jorzig Rechtsanwälten im Webinar zum Thema „Homeoffice in der Healthcare-Branche“ Lösungsansätze für dieses wichtige Thema vor. Das Onlineseminar war der Startschuss der HCM Academy und wurde in Kooperation zwischen Health&Care Management und der Medizinisch Wissenschaftlichen Verlagsgesellschaft (MWV) organisiert und durchgeführt.

Offener Umgang mit dem Homeoffice

„Entscheidend ist das Mindset der Beteiligten, sowohl der Mitarbeitenden als auch der Führungskräfte“, sagt Merke. Bei einer offenen Einstellung gegenüber dem Homeoffice werde dieses auch funktionieren. Man müsse sich aber auch bewusst sein, dass beides Vor- und Nachteile habe. Eine Studie der mhplus Krankenkasse und der SDK Süddeutsche Krankenversicherung vom April 2020 zum Thema „Gesundes Homeoffice“ zeigt: Einige Arbeiten können im Homeoffice besser erledigt werden, einige im Büro.

Aufzeichnung zum Webinar

Das Webinar hat am 14. Dezember 2021 ­stattgefunden. Die Aufzeichnung zum ca. 90-minütigen Webinar können Interessierte über ­­www.hcm-magazin.de/homeoffice erwerben.

Ein Tipp von Merke: Die Vor- und Nachteile des Homeoffice auf verschiedenen Ebenen betrachten und notieren. Oft werde dies nur innerhalb der Führungskraft-Ebene getan, man solle jedoch auch Mitarbeitenden-, Team- und Organisationsebene berücksichtigen. Eine große Rolle spielen Führungskräfte. Sie sollten Homeoffice auch vorleben, um einen organisatorischen Kulturwandel voranzutreiben und ein offenes Mindset im gesamten Unternehmen zu fördern. Die Homeoffice-Kultur leidet jedoch meist unter einer Umsetzungsherausforderung. Oft hieße es, dass im Homeoffice Prozesse nicht funktionieren, die Kommunikation schwierig sei oder verteilte Strukturen dem gemeinsamen Arbeiten entgegenstünden. Dabei sollten Healthcare-Einrichtungen beachten, dass Probleme im (digitalen) Homeoffice überwiegend Probleme aus dem (analogen) Präsenzoffice seien. Gebe es beispielsweise Probleme im Team bereits aus der Präsenzkultur, werden diese auf die Homeoffice-Kultur übertragen.

Probleme im (digitalen) Homeoffice sind überwiegend Probleme aus dem (analogen) Präsenzoffice.

Patrick Merke

Erfolg durch Vertrauen statt Kontrolle

Um eine Homeoffice-Kultur erfolgreich zu implementieren, braucht es u.a. Vertrauen auf Seiten der Führungskräfte. Im Büro haben diese meist die Illusion, ihre Mitarbeitenden kontrollieren zu können, sagt Merke. Aber besonders bei Mitarbeitenden in der Verwaltung, die überwiegend am Bildschirm arbeiten, ist dies nicht der Fall, anders als beispielsweise bei einer Pflegefachkraft, deren Arbeit an Patienten und Patientinnen eher kontrollierbar ist. Dieses Gefühl der Kontrolle bzw. des Kontrollverlustes sei eines der Hauptprobleme, wenn es ums Homeoffice geht. Laut einer Umfrage von Hays im Juni 2020 ist „Kontrollverlust aushalten“ eine der zentralen Führungsstrategien, die während der Corona-Pandemie an Bedeutung gewonnen haben. Der Aufbau von Beziehung und Vertrauen sei daher ein wichtiger Baustein in der Homeoffice-Kultur.

Ein Tipp von Merke, worauf sich Führungskräfte beim Vertrauensaufbau besonders konzentrieren sollten: Den Schwerpunkt auf das Feedback setzen. Gerade auch bei hierarchisch organisierten Organisationen wie stationären Gesundheitseinrichtungen könne dies als erste Maßnahme zum Vertrauensaufbau einfach umgesetzt werden. Weitere Tipps für eine starke Vertrauensbeziehung:

  • zuverlässig und verbindlich sein,
  • wertschätzend agieren und kommunizieren,
  • regelmäßig Feedback geben,
  • Klarheit und Transparenz über Entscheidungen, Erwartungen und Ziele schaffen,
  • das Team in die Problemlösung einbinden,
  • das Prinzip der Reziprozität leben – also Vertrauen geben und nehmen,
  • Grenzen ziehen und kommunizieren,
  • über Kontrollverlust-Toleranz verfügen und
  • Experte im eigenen Fach sein.

Die Technik im Blick

Neben der emotionalen Ebene spielt laut Merke auch die technisch-digitale Dimension eine wichtige Rolle. Die technische Infrastruktur, Arbeitsraum und -mittel sowie die richtigen Tools entscheiden über eine funktionierende Homeoffice-Kultur. In der Praxis bewährt sich folgende Ausstattung:

  • Desktop-PC, Mac oder Laptop,
  • mindestens ein großer Bildschirm,
  • separate Maus und Tastatur,
  • Webcam,
  • Drucker sowie
  • ein stabiler Internetzugang.

Arndt ergänzt aus juristischer Sicht, dass Arbeitgeber auch im Homeoffice Arbeitsmittel zur Verfügung stellen und auf eigene Kosten funktionstüchtig halten müssen.

Digitale Tools: Tipps für stationäre Einrichtungen

  • Einfache und bereits vorhandene Tools nutzen.
  • Mit wenigen Funktionalitäten der einzelnen Tools starten – im besten Fall mit maximal zwei. So kommen alle im Team mit.
  • Keine Tools ohne Schulung benutzen.
  • Keine Tools ohne Regeln einsetzen.
  • Keine Tools ohne Feedback und ohne Reflektion nutzen.
  • Microsoft Office und Microsoft Teams als Basis nutzen.
  • Zusätzliche Toolempfehlung: Trello, das Teams erlaubt, ­Projekte gemeinsam zu organisieren

Gerechtigkeit zwischen Mitarbeitenden

Wenn es um Homeoffice in der Healthcare-Branche geht, kommt meist die Frage der Fairness zwischen Mitarbeitenden auf – so auch im Webinar. Es gibt Mitarbeitende im Gesundheitswesen, deren Jobs sich für das Homeoffice eignen, und welche, deren Jobs sich dafür nicht eignen, die aber trotzdem gerne im Homeoffice arbeiten würden. „Wie gelingt es Führungskräften, hier eine Balance zu finden und eine gewisse Fairness zu kommunizieren und zu transportieren?“, fragt einer der Teilnehmenden. „Es ist eine Frage des Willens – auch Ärzte und Ärztinnen oder Pflegefachkräfte können im Homeoffice arbeiten“, sagt Merke. Beispielsweise Weiterbildungen, Dokumentationen oder organisatorische Aufgaben können zuhause erledigt werden. Da allerdings einige Aufgaben nicht zuhause erledigt werden können, solle man das offen im Team besprechen. Transparenz und Kommunikation sorgen für Fairness. Arndt ergänzt: „Es ist vorstellbar, dass Ärzte und Ärztinnen oder andere Angestellte des Krankenhauses zu Hause arbeiten. Man muss wissen, wozu man nicht zwingend im Krankenhaus sein muss.“

Diese Tätigkeiten sind zu Hause möglich

Ärzte und Ärztinnen: Mediziner können im Homeoffice fachliche Begutachtungen vornehmen, an Onlinefortbildungen teilnehmen oder erhobene Befunde auswerten. Auch Videosprechstunden wären nach § 7 Abs. 4 MBO-Ä (Zulässigkeit noch nicht abschließend geklärt) möglich oder die Beratung an ausgelagerte Praxisräume §§ 15a BMV-Ä i.V.m. § 24 Ärzte-ZV.
Medizinische Fachangestellte: Für diese Berufsgruppe eignen sich Verwaltungs- und Computertätigkeiten für die Arbeit von zu Hause.
Verwaltungspersonal: Für Angestellte in der Verwaltung von stationären Einrichtungen ist Homeoffice wie in allen anderen Branchen auch möglich.

Rechtliche Grundlagen

Im allgemeinen Sprachgebrauch in Deutschland hat sich der Oberbegriff „Homeoffice“ für Tätigkeiten außerhalb der Betriebsstätte etabliert. Das derzeitige von der Corona-Pandemie geprägte Verständnis von Homeoffice entspricht eher dem rechtlich definierten „mobilen Arbeiten“, das Arndt im Webinar als „außerhalb der Betriebsstätte, allerdings nicht an einem festen Arbeitsplatz, sondern an wechselnden Orten“ definiert. Für Mitarbeitende im Healthcare-Bereich bedeutet das jegliche Arbeit außerhalb ihrer stationären Einrichtung. Grundsätzlich gibt es keinen Anspruch auf Homeoffice – weder des Arbeitnehmenden noch des Arbeitgebenden. In der Gewerbeordnung soll zukünftig geregelt werden, dass der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer dessen Wunsch nach mobiler Arbeit erörtert. Ohne Einigung muss der Arbeitgeber seine ablehnende Entscheidung begründen. Versäumt der Arbeitgeber dies, tritt eine gesetzliche Fiktion ein und die mobile Arbeit gilt entsprechend den Wünschen des Arbeitnehmers für die Dauer von maximal sechs Monaten als festgelegt.

Datenschutz und Schweigepflicht

Speziell im Healthcare-Bereich liegen besonders sensible Daten vor, die schützenswert sind, da sie einen Personenbezug haben und Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand zulassen. Für Angestellte im Gesundheitswesen kommt erschwerend hinzu, dass die Schweigepflicht und das Berufsgeheimnis hohe Vorgaben beim Datenschutz haben. Beim Homeoffice gebe es die Problematik, dass beim Datenverarbeiten zu Hause Übertragungswege genutzt würden, die nicht immer sehr sicher seien. „Wenn sich beispielsweise Mitarbeitende Daten per E-Mail zuschicken, sind die Übertragungswege nicht mehr gesichert“, sagt Arndt. „Gerade im Homeoffice sind Gesundheitsdatenschutz- und Schweigepflicht-Problematik ganz immanent.“

Gerade im Home­office sind Gesundheits­datenschutz- und Schweigepflicht-Problematik ganz immanent.

Michael Arndt

Arndt erklärt, dass auch Notfallpläne vorgehalten werden müssen, falls z.B. Daten beim falschen Empfänger landen oder wenn die Krankenakte zuhause verloren geht. Bei Videokonferenzen, die beispielsweise über Microsoft Teams abgehalten werden, müssen Gesundheitseinrichtungen dafür sorgen, unberechtigte Zuhörende bzw. Zuschauende auszuschließen. Problematisch können hier Privacyvorgaben der Programme werden, die erlauben, Daten an Dritte weiterzugeben. Microsoft Teams könne mittlerweile datenschutzkonform verwendet werden, allerdings müssten die Teilnehmenden selbst dafür sorgen, dass z.B. keine Dritten durchs Bild laufen. Gesundheitseinrichtungen müssten ihre Mitarbeitenden dafür sensibilisieren, wie schützenswert Gesundheitsdaten sind.