Durch die Einführung eines neuen Dienstplansystems spart sich die Samariterstiftung Münsingen nun fast 60 Prozent der Zeit beim Erstellen des Dienstplanes. Jetzt kann besser langfristig geplant werden – eine Erleichterung für die Mitarbeiter.
Patrick Lösch, Teamleiter Arbeitszeit und Personalcontrolling der Samariterstiftung, war es ein Anliegen, Zeit bei der Dienstplanerstellung zu sparen und die Mitarbeiter dank effektiverer Planung zu entlasten. Mit der Umsetzung des Projektes „Rahmendienstplan“ gemeinsam mit der Sieda GmbH ist ihm das gelungen.
Planbarkeit macht glücklich
Bisher sei den Mitarbeitern etwa einen Monat vorher bekannt gewesen, wann sie im Folgemonat arbeiten müssen. Heute ist das wesentlich früher der Fall. Im vergangenen Jahr wussten die Pflegekräfte z.B. schon im Frühling, wie sie an Weihnachten und Silvester arbeiten werden. Das ist für jemanden, der in wechselnden Schichten, teilweise abweichend zu den Gepflogenheiten seines sozialen Umfeldes arbeitet, eine enorme Erleichterung. Die Klarheit bezüglich der verbindlichen Frei-Tage ist ein ganz entscheidender psychologischer Pluspunkt. Ein planbares Leben zu haben – für viele Arbeitnehmer der Normalfall – wird hier zum wertvollen Gut. Das erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit ungemein, was auch das rundum positive Feedback vom betroffenen Personal eindrucksvoll bestätigt.
Der neue, nun langfristig verbindliche Dienstplan habe nicht nur für einen ordentlichen Motivationsschub gesorgt. Die Mitarbeiter sollen darüber hinaus eigene Wünsche in die Planung einbringen und den Plan somit aktiv mitgestalten können.
Was davor ein Problem war und wie es gelöst wurde
Die Ausgangslage des Dienstplanprojektes sei sehr anspruchsvoll gewesen: Die Samariterstiftung betreut und pflegt alte Menschen sowie Menschen mit Behinderungen oder psychischen Erkrankungen. 60 Häuser an 30 Standorten, 3.000 Mitarbeiter und 4.000 betreute Personen sind Rahmendaten, die die Experten der Sieda im Dienstplan-Projekt berücksichtigen mussten. Besonders die vielen unterschiedlichen Aufgabengebiete, Abteilungen und Einsatzorte sollen die Planung komplex gemacht haben. Die komplexe Organisationsstruktur erforderte besondere Maßnahmen. Deshalb setzte die Sieda auf OC:Rota, ein Zusatzmodul zur Dienstplansoftware. Es kann komplexe Sachverhalte abbilden und ständig wiederkehrende Prozesse des Arbeitszeitmanagements effektiv bündeln. Die Software berücksichtigt quantitative Daten (z.B. Arbeits- und Urlaubszeiten) und qualitative Faktoren (z.B. unterschiedliche Qualifikationen). In regelmäßigen Abständen werden diese Modelle geprüft und laufend an Veränderungen angepasst. Der Rahmendienstplan konnte damit für das komplette Jahr 2018 ausgerollt werden. Anschließend erfolgt lediglich noch die Feinjustierung.