Kosteneinsparung in der IT Gebrauchtsoftware – eine Alternative?

Der Einsatz von zweitverwerteter Software kann Einrichtungen dabei helfen, Kosten in der IT zu sparen. Wie und wann gebrauchte Programme in Frage kommen, ohne Einbußen in Qualität, Sicherheit und Umfang zu verursachen und worauf dabei zu achten ist.Der Einsatz von Gebrauchtsoftware kann für Einrichtungen im Gesundheitswesen eine kostengünstigere Alternative darstellen.KKliniken in Deutschland stehen unter Sparzwang. Durch die Corona-Pandemie verschärft sich die Situation in den Krankenhäusern noch einmal – organisatorisch wie wirtschaftlich. Eine Blitzumfrage des Deutschen Krankenhaus Instituts, die Anfang 2020 bei 622 Allgemeinkrankenhäusern ab 50 Betten im Auftrag der der Deutschen Krankenhausgesellschaft (DKG) durchgeführt wurde, deckt die Folgen auf: Drei Viertel der befragten Krankenhäuser geben an, dass die Ausgleichszahlungen zur Kompensation der Erlösausfälle nicht ausreichen. Ein möglicher Ansatzpunkt, um Kosten zu sparen, kann die Nutzung von gebrauchter Software sein. Vollkommen legal und sicher können Krankenhäuser auf diese Weise viel Geld einsparen. Dabei geht es weniger um hochspezialisierte Software aus dem medizinischen Bereich. Vielmehr steht Software im Fokus, wie sie in fast überall zum Einsatz kommt, z.B. von Microsoft. Hier lohnt sich das genaue Abwägen zwischen dem Erwerb gebrauchter Lizenzen und der Anschaffung des neuesten Pakets. Denn es gibt seriöse Händler, die die Anwendungen zu weitaus günstigeren Preisen als der Softwarehersteller anbieten. Wie mehrfach juristisch von Europäischen Gerichtshof (EuGH) und vom Bundesgerichtshof (BGH) bestätigt wurde, ist das auch durchaus rechtens: Das Urheberrecht beinhaltet den entscheidenden Erschöpfungsgrundsatz. Dieser besagt, dass der Softwarehersteller seine Möglichkeiten, auf den weiteren Vertriebsweg seiner Software Einfluss zu nehmen, in dem Augenblick erschöpft hat, in dem er die Software in den Verkehr gibt, also in aller Regel an einen Softwarehändler oder direkt an den Endkunden verkauft. Hierzu hat der Europäische Gerichtshof 2012 ein wegweisendes Urteil gesprochen: Egal ob auf einem physischen Datenträger oder per Download, der Handel mit gebrauchter Software ist legal. Gelegentlich zu findende Klauseln in Softwareverträgen, die den Weiterverkauf der Software verbieten, sind unwirksam. Spätestens mit der sogenannten „UsedSoft III“-Entscheidung des BGH vom 11. Dezember 2014 (Aktenzeichen I ZR 8/13) ist klar, dass der Handel mit gebrauchter Software in Deutschland weitgehend freigegeben ist. Bedingung ist, dass sie vom Vorbesitzer innerhalb der EU als Originallizenz und zur zeitlich unbeschränkten Nutzung erworben wurde. Außerdem muss verbrieft sein, dass mit dem Verkauf der Software deren Nutzung auf Seiten des Vorbesitzers eingestellt wird. Idealerweise wird dies durch eine unabhängige externe Stelle bestätigt. Seriöse Anbieter von Gebrauchtsoftware handeln ausschließlich mit Lizenzen, die diese Voraussetzungen erfüllen und stellen die entsprechenden Nachweise zur Verfügung. Geringere Kosten, gleiche QualitätOft geht mit dem Erwerb eines gebrauchten Produktes ein gewisser Qualitätsverlust einher. Im Gegensatz zu anderen gebrauchten Produkten treten bei Software keine Abnutzungserscheinungen zu Tage. Eine Software leistet immer die gleiche Arbeit. Einrichtungen müssen also keine Einbußen hinsichtlich der Leistungsfähigkeit oder des Funktionsumfangs fürchten. Daran ändern auch Funktionen nichts, die den jeweils neuen Versionen hinzugefügt werden. Denn normalerweise beschränkt sich die Nutzung der Bürosoftware im Klinikalltag auf die Textverarbeitung und damit, bezogen auf das Office-Paket, auf Microsoft Word. Doch ist das Programm schon seit Jahren ausgereift, sinnvolle Verbesserungen sind schon länger nicht hinzugekommen. Ein Blick auf Word 2019 unterstreicht dies: Die aktuelle Version besitzt Neuerungen wie angepasste digitale Stift-Features oder eine Buch-ähnliche Seitennavigation. Solche Updates sind nicht zwangsläufig relevant für Krankenhäuser. In solchen Fällen kann eine gebrauchte Office Version eine Ersparnis erzielen. Das Sparpotenzial kannhoch seinKliniken, die etwa von Office 2013 auf eine neuere Version umsteigen möchten, könnten durch den Einkauf von gebrauchten 2016er-Lizenzen rund 60 bis 70 Prozent gegenüber dem Preis für Office 2019 einsparen. Gebrauchtsoftware-Händler haben zudem meist noch Verwendung für die nicht mehr genutzten Lizenzen und kaufen diese daher auf. Zur Ersparnis kommt also der Erlös, der durch die Inzahlungnahme der 2013er-Lizenzen entstanden ist. Das gleiche Verfahren wird einige Jahre später, wenn die nächste Migration ansteht, einfach erneut angewendet. Mit Blick auf die Qualität und Leistungsfähigkeit müssen die Verantwortlichen keine Einbußen fürchten, es geht also nicht ums „Sparen um jeden Preis“ und das IT-Budget kann auf verantwortungsvolle Weise gesenkt werden. Tipps für den Erwerb von GebrauchtsoftwareDer Kauf von gebrauchter Software unterscheidet sich prinzipiell nicht vom Kauf anderer gebrauchter Produkte. Dennoch gibt es dabei einige Aspekte zu beachten: Die Software muss vom Vorbesitzer innerhalb der EU als Originallizenz und zur zeitlich unbeschränkten Nutzung erworben worden sein. Zudem muss garantiert werden, dass der Vorbesitzer die Software nach dem Verkauf nicht mehr nutzt. Verantwortliche sollten vor dem Kauf prüfen, ob die Version, deren Anschaffung geplant ist, die Anforderungen des Arbeitsalltages erfüllt und ob sich eine Ersparnis erzielen lässt. Eine umfassende Beratung durch den Gebrauchtsoftware-Händler hilft dabei, die einzelnen Faktoren abzuwägen. Durch das Hinzuziehen von Experten lassen sich mögliche Nachteile wie ein mangelhafter Funktionsumfang vermeiden. Für wen ist Gebrauchtsoftware geeignet bzw. nicht geeignet? Gebrauchte Software eignet sich für jedes Unternehmen, das Standard-Anwendungen nutzt (Office, Windows, etc.).