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Steuern und Controlling Fahrtkostenerstattung für mobile Pflegekräfte: mehr Flexibilität in der Tourenplanung

Nutzen mobile Pflegekräfte den privaten Pkw für die Touren zu den Patienten, kann der Arbeitgeber die Fahrtkosten steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Die steuerliche Behandlung richtet sich seit 2014 danach, ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt.

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Fahrtkostenerstattung für mobile Pflegekräfte: mehr Flexibilität in der Tourenplanung
In Spitzenzeiten agiert ein mobiler Pflegedienst flexibler, wenn er auf die privaten Fahrzeuge der Mitarbeiter zurückgreifen kann. -

Mobile Pflegekräfte sind in der Regel auf die Nutzung eines Pkw angewiesen. Für den Pflegedienst bedeutet dies bei der Nutzung von eigenen Fahrzeugen monatlich wesentliche Fix-Kosten für Abschreibung der Fahrzeuge beziehungsweise Leasing. Bei stärkeren Schwankungen in der Auslastung kann dies eine große finanzielle Belastung bedeuten.

Privatfahrzeuge der Mitarbeiter nutzen

Der Dienstleister für Unternehmen in der Sozialwirtschaft Bohmann-Laing erklärt, dass man flexibler agieren kann, wenn man in Spitzenzeiten auch auf die privaten Fahrzeuge der Mitarbeiter zurückgreifen kann. Die Nutzung dieser Fahrzeuge würden Unternehmen den Mitarbeitern entweder pauschal mit 30 Cent je gefahrenem Kilometer oder nach einem individuell ermittelten Kostensatz erstatten können.

Hierzu müssen a lle privaten Fahrzeugkosten des Mitarbeiters (Abschreibung/ Leasing, Finanzierungskosten, Versicherung, Wartung, Kraftstoff, Reinigung usw.) zu den im gesamten Jahr gefahrenen Kilometern ins Verhältnis gesetzt werden. Hierbei werde sich häufig eine Erstattung von mehr als 30 Cent pro Kilometer ergeben.

Die Fahrtkostenerstattung sei für die Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei. Sie müssen die gefahrenen Strecken dokumentieren, hierbei seien aber geringere Anforderungen zu beachten als für ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch, da nur die betrieblichen Fahrten erfasst werden müssen. Im Gegensatz zu betrieblichen Pkw reduziert der Arbeitgeber damit das Risiko der Lohnbesteuerung in Folge von fehlerhaften oder fehlenden Fahrtenbüchern.

Welche Fahrten darf der Arbeitgeber erstatten?

Mobile Pflegekräfte sind in der Regel für wechselnde Patienten tätig. Nach der Neuregelung des Reisekostenrechts zum 1. Januar 2014 richtet sich die steuerliche Behandlung von Fahrten zwischen Wohnung, Einrichtung und Patient laut Bohmann-Laing danach, ob eine sogenannte erste Tätigkeitsstätte vorliegt. Diese werde regelmäßig nicht bei Patienten oder in der Wohnung des Mitarbeiters begründet, könne aber in der Einrichtung sein.

Für Fahrten zwischen Einrichtung und Patient, Wohnung des Mitarbeiters und Patient oder auch andere Besorgungsfahrten könne man daher immer 30 Cent je gefahrenem Kilometer oder auch den höheren individuellen Kilometersatz erstatten. Für Fahrten zwischen Wohnung des Mitarbeiters und der Einrichtung sei zunächst zu prüfen, ob eine erste Tätigkeitsstätte für den Mitarbeiter vorliegt.

  • Wenn der Arbeitgeber eine dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrichtung vornehme, liege dort die erste Tätigkeitsstätte vor. Dies könne durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung erfolgen und ist zu dokumentieren. Voraussetzung dafür sei auch, dass der Arbeitnehmer zumindest im geringen Umfang in dieser Einrichtung tätig wird. Es würden auch Neben- oder Hilfstätigkeiten genügen.
  • Wenn der Arbeitgeber keine dauerhafte Zuordnung vornehme oder ausdrücklich erkläre, dass eine organisatorische Zuordnung keine steuerliche Wirkung haben soll, sei nach § 9 Abs. 4 EStG von einer ersten Tätigkeitsstätte auszugehen, wenn der Arbeitnehmer an dieser betriebliche Einrichtung
  1. typischerweise arbeitstäglich oder
  2. je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder
  3. mindestens ein Drittel der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werde. Dauerhaft meine hier unbefristet, für die Dauer des Arbeitsverhältnisses oder über 48 Monate hinaus.

Wenn eine erste Tätigkeitsstätte für den Arbeitnehmer vorliege, dürfe man nur noch 30 Cent je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Einrichtung erstatten. Die Erstattung sei also nur für eine gefahrene Strecke (z.B. Hinfahrt) möglich. Da mobile Pflegekräfte in der Regel für wechselnde Patienten tätig sind, komme eine erste Tätigkeitsstätte nach Nr. 2 regelmäßig nicht in Betracht. Wenn der Arbeitgeber selbst auf eine Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrichtung verzichte, liege damit keine erste Tätigkeitsstätte für den Arbeitnehmer vor. Als positive Folge daraus, könne der Arbeitgeber alle betrieblich gefahrenen Kilometer als Reisekosten erstattet (Hin- und Rückfahrt).

Tipps für Arbeitgeber

Verzichte der Arbeitgeber auf die dauerhafte Zuordnung der mobilen Pflegekräfte zu einer betrieblichen Einrichtung, liege in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte vor und alle Fahrten mit dem privaten Pkw der Mitarbeiter könne man nach Reisekostengrundsätzen erstatten. Liege keine erste Tätigkeitsstätte vor, sei der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung immer auswärts tätig. Bei mehr als acht Stunden Auswärtstätigkeit könne der Arbeitgeber zusätzlich noch Verpflegungsmehraufwand steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Auch wenn man die Reisekosten erstatte, könne man den Mitarbeitern einen Tankgutschein von bis zu 44 Euro pro Monat als Sachbezug steuer-und sozialversicherungsfrei zu kommen lassen.

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