Open Innovation Einkauf und Logistik setzen auf Systempartnerschaften

Immer mehr Branchen öffnen ihren Innovationsprozess und arbeiten mit externen Partnern strategisch zusammen. Den Weg der Open Innovation geht jetzt auch der Klinikeinkauf und setzt auf Systempartnerschaften, denn die aktuellen Herausforderungen lassen sich nicht mehr allein bewältigen. Systempartnerschaften unterstützen den Einkauf in Gesundheitseinrichtungen. Wer im Klinikeinkauf arbeitet, ist mit den beherrschenden Themen der Branche konfrontiert: Lieferengpässe, Preisdruck, Personalnot, Arbeitsbelastungen – ein Ende ist nicht in Sicht. Ob Pandemie, Klimakrise, der Ukraine-Krieg mit Sanktionen und Handelskonflikten oder der demografische Wandel – keine dieser krisenbehafteten Entwicklungen lässt sich unmittelbar stoppen oder gar umkehren. Viele der großen Aufgaben müssen parallel und mit langem Atem gemeistert sowie neue nachhaltige, effiziente und digitale Lösungen gefunden werden. Gemeinsam strategisch mehr erreichen Einkaufskooperationen pflegen seit jeher eine enge und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit ihren angeschlossenen Kliniken und den Geschäftspartnern der Industrie. Das allein wird für die Zukunft aber nicht mehr ausreichen. Es braucht Systempartnerschaften, die gemeinsam die Versorgungskette gestalten und für mehr Effizienz und Flexibilität bei gleichzeitiger Resilienz sorgen. Dabei sollten nicht nur die Kosten, sondern auch wertvolle Aspekte wie Nachhaltigkeit und Liefersicherheit eine entscheidende Rolle spielen. Gemeinsam ist beim Gestalten einer resilienten Supply Chain viel mehr erreichbar, als durch die Anstrengungen eines einzelnen Players möglich wäre. Die Arbeit von Einkauf und Logistik entlang der Lieferkette ist ein hochvernetztes System einzelner Arbeitsschritte und Prozessfolgen. Diese bedingen sich gegenseitig und können beeinflusst werden. Ob regulatorische Verpflichtungen, Gefahrenabwendung oder Risikomanagement – die Herausforderungen setzen eine hohe Professionalität aller Partner voraus. Workarounds oder händische Korrekturen belasten die Systeme und können in der Krise zum Kollaps führen. Was können Systempartnerschaften leisten? Keine der heutigen Herausforderungen im Einkauf lässt sich im Alleingang lösen. Diese Realität muss jeder Einzelne verstehen und akzeptieren. Denn die Durchsetzung von echten Innovationen sowie die dafür notwendigen Vorleistungen überfordern die Ressourcen des Einzelnen oder können allein gar nicht erbracht werden. Hier ergibt sich zwangsläufig die übergreifende Zusammenarbeit im Rahmen von Systempartnerschaften und im Verbund mit anderen Anbietern, Zulieferern, Universitäten oder Bildungsinstituten. Die Aufgabengebiete für eine Systempartnerschaft können dabei ganz unterschiedlich gelagert sein. Fakt ist: Die Bereitschaft, sich auf strategische Partnerschaften einzulassen, um künftige Herausforderungen bewältigen zu können, wächst. Erste Beispiele, was Systempartnerschaften bewirken können, sind bereits vorhanden. 1. Stammdaten – Voraussetzung für den effizienten Einkauf Produktstammdaten sind die Basis, um hochskalierbare, optimierte Routineprozesse in der Beschaffung zu erzielen und dabei die Ressourcen von Kliniken und Unternehmen zu schonen. Auf eine wettbewerbsübergreifende Systempartnerschaft setzen in diesem Bereich die Einkaufskooperationen EKK plus, EK-UNICO, P.E.G., Prospitalia sowie Sana Einkauf & Logistik. Diese fünf Organisationen stehen mit ihrem vermittelten Einkaufsvolumen für rund 80 Prozent des deutschen Klinikmarkts. Gemeinsam haben sie das Healthcare-Content-Data-Portal (HCDP) aufgebaut, das inzwischen als Branchenstandard gilt und allen Marktteilnehmern Produktstammdaten in hoher Qualität bietet. Ein echter Vorteil: Denn früher musste der Klinikeinkauf abertausende Produktinformationen, die von Lieferanten und Herstellern häufig in Excel-Tabellen zur Verfügung gestellt werden, manuell verarbeiten, deren Qualität überprüfen und bei Bedarf korrigieren. Das Healthcare-Content-Data-Portal stellt inzwischen mehr als 1,5 Millionen vollständige Datensätze, die nach klaren Richtlinien validiert wurden, digital bereit. Das Portal schafft damit die Voraussetzung für wesentliche IT-gestützte Prozesse im Einkauf. Das beginnt bei der Beschaffung, umfasst die Logistik und geht über die Lagerhaltung bis hin zur elektronischen Rechnungsabwicklung. Ein wichtiger Schritt für mehr Transparenz und gezieltes Monitoring, denn ohne Standards bleibt hier alles Stückwerk – auch Risikobewertungen oder Ausfallkonzepte sind ohne diese solide Basis nur schwer umsetzbar. 2. Neue Wege in der Wissensvermittlung Auch in der Ausbildung, im Kompetenzaufbau und Wissenstransfer setzen die Akteure im Klinikeinkauf auf strategische Partnerschaften. Unsere Einkaufskooperation bildet beispielsweise im Rahmen einer Systempartnerschaft mit dem Institut für Organisation & Management der Steinbeis-Hochschule Berlin (IOM) junge Talente aus: Mit dem Zertifikatslehrgangs „Leadership & Change Management Healthcare“ werden sie systematisch auf die komplexen, strategischen und operativen Anforderungen im Gesundheitsmarkt vorbereitet. Darüber hinaus ermöglicht die strategische Zusammenarbeit in der Einkaufskooperation neue interdisziplinäre Formate: In den medizinischen Netzwerken sind Ärzte, Pflegekräfte und Hygiene-Experten träger- und versorgungsformübergreifend aus der gesamten Einkaufskooperation vertreten und erarbeiten gemeinsam die Grundlage für das medizinische Portfolio. Das Netzwerk Universitätsklinika fördert den systematisierten Erfahrungs- und Wissensaustausch zwischen den Universitätsklinika. Themen wie Einkauf und Logistik, Versorgungssicherheit, Finanzierung und Nachhaltigkeit werden hier diskutiert. Und ein neu gegründetes Research Center bewertet mit wissenschaftlichen Methoden Produkte, Therapien und Medizintechniken – auch vor dem Hintergrund, hilfreiche Innovationen schneller einsetzen zu können. Die Liste ließe sich weiter fortführen. Wichtig ist, dass in Zeiten des schnellen Wandels Wissen, Mensch und Arbeitswelt neu betrachtet, Weiterbildungen und der Wissensaustausch angepasst werden. Denn Berufsbilder und Arbeitsweisen haben sich im Einkauf fundamental gewandelt und sie werden sich weiter stark verändern. Neue Wege in der Ausbildung, im Kompetenzaufbau und Wissenstransfer sind überfällig, um schnell genug Mitarbeitende mit den richtigen Skills an Bord zu bekommen, kompetentes Wissen und eine hohe Professionalität im Einkauf zu erreichen. Systempartnerschaften in Einkauf und Logistik Sana Einkauf & Logistik will dazu beitragen, das Beschaffungsmanagement markt- und zukunftsgerecht zu gestalten und setzt daher auf Systempartnerschaften. „Wir brauchen vielfältige Kompetenzen – diese Ressourcen sind heute schon knapp und werden es auch in Zukunft sein. Daher müssen wir die notwendigen Qualifikationen unserer Mitarbeitenden im Gesundheitswesen – insbesondere im Bereich Einkauf und Logistik – fördern und entwickeln“, heißt es seitens der GmbH. Deshalb setzt Sana auf die positive Kommunikation über das Gesundheitswesen sowie Einkauf und Logistik darin. Einen Einblick gibt eine Handreichung, die über den QR-Code zum Download zur Verfügung steht. 3. Nachhaltigkeit nachhaltig auf den Weg bringen Zusammenarbeit auf strategischer Basis – das führt auch bei der Erfüllung regulatorischer Anforderungen zum Erfolg. So überträgt beispielsweise das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (kurz Lieferkettengesetz) an den Klinikeinkauf zahlreiche neue Sorgfaltspflichten. Er muss detaillierte Anforderungen an das Management von Lieferketten erfüllen und dies auch plausibel nachweisen. Für medizinische Einrichtungen und Kliniken verursacht das einen Aufwand, der mit den vorhandenen Ressourcen im Alleingang kaum zu stemmen ist. Im Rahmen unserer Einkaufskooperation hilft bei der Einhaltung aller Sorgfaltspflichten die Systempartnerschaft mit dem externen Partner EcoVadis. Dieser ist der größte Anbieter von Nachhaltigkeitsratings für Unternehmen weltweit. Das Unternehmen liefert Ratings und Score Cards, die aufzeigen, wie gut die Prinzipien der Nachhaltigkeit in das Geschäfts- und Managementsystem integriert sind. Basis sind internationale Nachhaltigkeitsstandards, einschließlich die der Global Reporting Initiative, des Global Compact der Vereinten Nationen sowie ISO 26000. Die Score Card veranschaulicht die Leistung anhand von 21 Indikatoren in vier Themenbereichen: Umwelt, Arbeits- und Menschenrechte, Ethik und nachhaltige Beschaffung. Indem Kooperationspartner Zugriff auf die Ergebnisse der Nachhaltigkeitsaudits erhalten, können diese den Aufwand für die Bewertung der individuellen Lieferketten ganz erheblich reduzieren. Open Innovation stärkt Innovationskraft Open Innovation steht für die Öffnung von Innovationsprozessen. Mit Systempartnerschaften kann der Klinikeinkauf nachhaltige und zukunftsweisende Antworten auf die großen Herausforderungen der Zeit geben. Indem externe Partner und ihr Wissen eingebunden werden, lassen sich wesentlich schneller neue (Branchen-)Lösungen entwickeln oder Prozesse nachhaltig effizient gestalten. Externe Partner können dabei je nach Aufgabenstellung Mitbewerber, Kunden, Universitäten, Forschungsinstitute, Lieferanten oder Start-ups sein. Die Systempartnerschaft ist dabei keine unverbindliche Zusammenarbeit, sondern – ganz im Gegenteil – hochgradig verbindlich und verfolgt strategisch wichtige Ziele. Sie setzt Kräfte frei, dynamisiert das Innovationsgeschehen und eröffnet allen beteiligten Partnern große Vorteile und den Weg in eine nachhaltige Wettbewerbs- und Zukunftssicherheit. Kontakt zur Autorin: Adelheid Jakobs-Schäfer, Generalbevollmächtigte Einkauf und Logistik, Sana Kliniken AG, adelheid.jakobs-schaefer@sana.de

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