Digitalisierung
Anstelle einer analogen Organisation mit händischer Erfassung von Stundenzetteln setzt die per Se Dienstleistungen GmbH auf ein digitales System für die Zeiterfassung und das Objektmanagement. Damit konnte beispielsweise der Aufwand für den Monatsabschluss von fünf Tagen auf einen Tag reduziert werden.
Eine professionelle Zeiterfassung ist sehr wichtig. Dienstpläne, Stundenzettel der Mitarbeitenden, Leistungsnachweise für Kunden und andere gesetzlich vorgeschriebene Dokumentationen müssen rundum zuverlässig organisiert sein. Bei vielen Objekten, Mitarbeitenden und Anforderungen den Überblick zu behalten ist eine Meisterleistung. Ein digitales Zeiterfassungs- und Objektmanagement kann dabei zu mehr Effizienz führen.
Als sich im Jahr 2020 vier Gesellschaften zu dem Unternehmen per Se Dienstleistungen GmbH zusammenschlossen, musste eine gemeinsame Methode der Zeiterfassung gefunden werden. Von digital bis klassisch in Papierform kamen in den vorherigen einzelnen Gesellschaften unterschiedliche Varianten zum Einsatz. „Deshalb haben wir dringend nach einer einheitlichen, zukunftsfähigen Planungs- und Erfassungssoftware gesucht“, erinnert sich Irene Ollesch, Referentin der Geschäftsführung.
Transparent und sicher: digitales Zeit- und Objektmangagement
Die Entscheidung fiel auf das System„trac“ von Schneidereit Professional, welches per Se von einem Kunden aufgrund seiner umfassenden Funktionen und der intuitiven Handhabung empfohlen wurde. „trac“ ist als Zeiterfassungs- und Objektmanagementsystem speziell auf Dienstleistungen im Gebäudemanagement ausgelegt. Damit lassen sich laut Herstellerangaben innerhalb eines Systems alle Planungen der Objekte, die Verwaltung der Mitarbeitenden und Auswertungen zuverlässig, effizient und sicher durchführen. Die Objektleitung hat jederzeit einen kompletten Überblick über alle Objekte, Mitarbeitenden und Tätigkeiten – immer aktuell in Echtzeit. Per Se Dienstleistungen nennt die Vorteile:
- Schnellere Umsetzung der Zeiterfassung.
- Individuell angepasstes System.
- Zeitersparnis in der Lohnabrechnung.
- Transparenz und Gesetzeskonformität.
- Einfache Handhabung für die Mitarbeitenden.
- Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.
- Partnerschaftliche Zusammenarbeit.
- Service: persönlicher Ansprechpartner, immer erreichbar.
Das Unternehmen
Als Tochtergesellschaft der Contilia GmbH bietet das im Ruhrgebiet ansässige Unternehmen per Se Dienstleistungen GmbH mit seinen rund 750 Mitarbeitenden vielfältige Dienstleistungen im Gesundheitswesen an – von der Gebäudereinigung über Transportdienste bis hin zum Sicherheitsservice. Insgesamt werden fünf Krankenhäuser und 15 Pflegeeinrichtungen in Mülheim, Hattingen und Essen betreut. Dabei machen Reinigungsarbeiten circa 70 Prozent der Tätigkeiten aus.
Maßgeschneiderte Lösung
Key Account Manager Kai Schomaker von Schneidereit Professional stand von Anfang an beratend zur Seite. Nach einer detaillierten Bedarfsanalyse wurde „trac“ genau auf die Anforderungen von per Se abgestimmt. „Eine schnelle Umsetzung war uns enorm wichtig. Im Herbst 2020 setzten wir uns mit dem Team von trac zusammen, und bereits im Januar 2021 konnten wir die Software in unserem Unternehmen einführen“, lobt Geschäftsführer Yücel Katabas die Umsetzung in der Praxis.
Aufwand für den Monatsabschluss wurde von fünf Tagen auf einen Tag reduziert
Schneidereit Professional lieferte per Se Dienstleistungen ein durchdachtes System für Zeiterfassung und Dienstpläne. Das Unternehmen legte für jedes Tätigkeitsfeld ein mit den Kostenstellen verknüpftes Revier an. In „trac“ werden Gegebenheiten wie Nachtschicht, Abteilung oder Anforderung des Kunden berücksichtigt, sodass im System von per Se alle wichtigen Daten hinterlegt und verknüpft sind. Die vielen Dienstpläne werden von den Objektleiter:innen mit „trac“ schnell und unkompliziert digital erstellt. Arbeitsbeginn, Anwesenheit, Pausenzeiten, Arbeitsende und geleistete Produktivstunden etc. werden genau abgebildet. Damit lässt sich mit weniger Aufwand alles schnell und sicher planen. Auch Mehrarbeiten, die mit Kunden abgerechnet werden müssen, sind übersichtlich dargestellt und können einfach nachgewiesen werden. „trac“ entlastet die Organisation und schafft Freiraum für Wesentliches. So konnte zum Beispiel die für den Monatsabschluss benötigte Zeit von fünf Tagen auf nur noch einen Tag reduziert werden – und das bei verlässlichen Ergebnissen.
Auf den Punkt gebracht
Mit der Entscheidung für „trac“ hat die per Se Dienstleistungen GmbH einen entscheidenden Schritt in die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens gemacht. Die Digitalisierung im Zeiterfassungs- und Gebäudemanagement erleichtert Personalabteilung und Mitarbeitenden gleichermaßen die Arbeit und bringt eine enorme Zeitersparnis und verkürzte Abrechnungszeiten mit sich. Zudem werden mögliche Fehlerquellen ausgeschlossen. Die individuelle Anpassung an die vorhandene Lohnsoftware per Schnittstelle sowie die absolute Gesetzeskonformität machen das System zu einer modernen Personal- und Objektverwaltung.
Exakte Arbeitszeiterfassung
„Auch für unsere Mitarbeitenden ist das eine große Arbeitserleichterung. Es müssen beispielsweise keine Stundenzettel mehr geschrieben werden, und die Objektmanager:innen brauchen diese nicht mehr an den einzelnen Standorten einzusammeln und zeitaufwendig zu übertragen“, erzählt Ollesch. Jetzt melden sich die Mitarbeitenden bei Tätigkeitsbeginn an einem Zeiterfassungsgerät an und später wieder ab – alternativ bietet „trac“ auch die Möglichkeit der Zeiterfassung per App. Die Arbeitszeit wird exakt erfasst und in Echtzeit in das System übertragen.
Einfach durch die Zollprüfung
Die erste Zollprüfung erlebten Ollesch und Katabas bereits zwei Monate nach der Einführung der digitalen Zeiterfassung. „Per Knopfdruck konnten wir den Zollbeamten alle nötigen Daten ordnungsgemäß liefern. Dank der schnellen Verfügbarkeit aller relevanten Daten können wir zum Beispiel auch bei einer Zollprüfung alle benötigten Informationen sofort bereitstellen und Fragen umgehend beantworten.“ Alle Echtzeitdaten und Auswertungen von „trac“ sind laut Herstellerangaben DSGVO- und zollkonform, denn alle Gesetze und Vorgaben finden automatisch Berücksichtigung. Das digitale System ist fälschungssicher und somit unmittelbar für Abrechnungen nutzbar.
Nach den guten Erfahrungen mit „trac“ arbeiten per Se Dienstleistungen und Schneidereit Professional auch auf dem Sektor der Wasch- und Trockentechnik zusammen. Mittlerweile verrichten circa 30 gewerbliche Maschinen an 17 Standorten rund um die Uhr ihren Dienst.