Online-Lernplattform für Mitarbeitende Digitales Lernen

Die Asklepios-Kliniken-Gruppe hat bereits einige Services von der analogen in die digitale Welt gebracht. Ein Projekt des vergangenen Jahres ist „ASKnow“, ein für alle 170 Einrichtungen einheitliches Lernmanagementsystem. Wie der Rollout gelang. Die Startseite von ASKnow. Um Mitarbeitende zu entlasten und die Qualität der Gesundheitsversorgung weiter zu verbessern, wollen sich die Asklepios Kliniken bis 2024 zu einem stark digital geprägten Gesundheitskonzern entwickeln. In den vergangenen Jahren wurden daher verstärkt Digitalisierungsprojekte umgesetzt, von der digitalen Patientenakte bis zur offenen Entlass-Management-Plattform. Mit Beginn der Pandemie entstand dringender Bedarf an digitalen Weiterbildungsformaten. Digitales Lernen gab es zwar schon länger im Konzern, doch die einzelnen Kliniken arbeiteten mit ganz unterschiedlichen Lösungen, das war weder übersichtlich noch wirtschaftlich. So ist das Projekt ASKnow entstanden, mit dem Ziel, eine standardisierte Lösung zu finden, in der sich konzernübergreifend sämtliche Lernszenarien und Lernformate vereinen lassen. Der erste Plan, eine im Konzern bereits vorhandene Lernsoftware auf alle Einrichtungen auszurollen, scheiterte. Das System hielt den Anforderungen eines Unternehmens dieser Größe und Komplexität nicht stand. Einer der Dienstleister arbeitete bereits erfolgreich mit einem flexiblen und skalierbaren Lernmanagementsystem. Er empfahl den Asklepios Kliniken die Saarbrücker imc AG, einen Anbieter digitaler Trainingsstrategien mit weltweit mehr als 1.300 Kunden und Kundinnen und 25 Jahren Markterfahrung. Bereits kurz nach der Präsentation der imc Learning Suite – ein in die eigene IT-Systemlandschaft integrierbares Lernmanagementsystem – fiel der Vorstandsbeschluss und die Umsetzung konnte beginnen. Mehr als zwei Jahre Projektlaufzeit Schnell war absehbar, dass die Einführung eines unternehmensweiten Lernmanagementsystems viel Zeit in Anspruch nehmen würde. Das lag zum einen an der komplexen Konzernstruktur mit vielen unterschiedlichen Einheiten. Zum anderen an den in der Branche besonders strengen Rahmenbedingungen sowie aufwändigen Datenschutzprüfungen und Mitbestimmungsverfahren. Flankierend zur Umsetzung musste man sich um weitere Herausforderungen kümmern, wie etwa die Bereitstellung einheitlicher Personaldaten oder den Datenimport in ASKnow. Während der gesamten Projektlaufzeit von zweieinhalb Jahren gab es feste Ansprechpartner beim Lösungsanbieter, die in jeder Hinsicht professionell unterstützt haben. Es wurde entschieden, das Rollout mit wenigen E-Learning-Kursen zu starten, die möglichst alle Angestellten betreffen, wie etwa einer verpflichtenden Compliance-Schulung. Hohe Akzeptanz nach dem Rollout Vergangenen Sommer war es dann schließlich so weit: Nach einer vorbereitenden Kommunikationskampagne bekamen rund 43.000 Mitarbeitende Zugang zur Online-Lernplattform ASKnow. Per E-Mail wurden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgefordert, sich auf der Lernplattform anzumelden und eine erste Pflichtschulung zu absolvieren. Nach der Anmeldung konnten sie ein Grußwort des Asklepios-CEO verfolgen, der die Bedeutung von ASKnow und die Chancen dieses Tools für alle umriss. Für Fragen und Rückmeldungen hat der Konzern ein eigenes E-Mail-Postfach eingerichtet, das rege genutzt wird. Trotz Ferienzeit hatte sich ein Drittel noch vor Erhalt der CEO-Nachricht zu dem digitalen Compliance-Training angemeldet. Effiziente Administration und weniger Fehlzeiten Ein großer Vorteil dieses Lernmanagementsystems liegt in den flexibel konfigurierbaren, automatischen Workflows und Reports. So lassen sich in ASKnow nicht nur Lerninhalte bereitstellen. Vorgesetzte können auch – per Knopfdruck und über abonnierbare Berichte – einsehen, wie viele Mitarbeitende einen Pflichtkurs bereits erfolgreich absolviert haben, wer angefangen, aber noch nicht abgeschlossen hat und wer über das System automatisch daran erinnert werden musste, dass die Bearbeitungsfrist in Kürze abläuft. Früher mussten dafür aufwändig Excel-Listen erstellt und gepflegt werden. Da meist mehrere Personen an diesen Listen arbeiteten, führte das häufig zu einer unvollständigen Erfassung. Diese zeitraubenden händischen Prozesse gehören heute der Vergangenheit an. Das LMS erstellt und versendet nach erfolgreich abgeschlossenen digitalen Trainings sogar selbstständig die Zertifikate. Über eine Schnittstelle gelangen die Nachweise direkt in die Personalakte. Wenn zukünftig noch mehr Schulungen digital statt in Präsenz stattfinden, reduzieren sich Abwesenheitszeiten aufgrund von Fort- und Weiterbildungen wesentlich. Ein weiterer Vorteil ist, dass Nutzerinnen und Nutzer selbst entscheiden, wann, wo, auf welchem Gerät und in welcher Geschwindigkeit sie ein digitales Training absolvieren. Der Zugriff auf die Lernplattform ist von überall aus möglich. Einmal begonnen, kann ein digitales Training auch unterbrochen und später fortgeführt werden. Flexibel erweiterbar Die imc Learning Suite ist für die Asklepios-Kliniken-Gruppe ein mächtiges Tool, das dem Konzern viel Potenzial bietet, weit über die zentrale sowie lokale Einbeziehung von Lerninhalten hinaus. Perspektivisch ermöglicht das LMS, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf allen Ebenen dabei zu unterstützen, ihren Dokumentationspflichten zu gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtschulungen nachzukommen – mit deutlich geringerem Aufwand. Zusätzlich ist Asklepios jetzt in der Lage, mit einfachen Mitteln auf einer einzigen Plattform ein Wissensmanagement zu entwickeln, das Fortbildungsverantwortlichen Zugriff auf sämtliche relevante Lerninhalte bietet. Darauf aufbauend kann das Qualitätsmanagement hinsichtlich hoher und einheitlicher Standards weiter optimiert werden, indem verbindliche Vorlagen, Module und Best-Practice-Beispiele von Schulungen konzernweit verfügbar gemacht werden und sich laufend weiter aktualisieren und verbessern lassen. Darüber hinaus will die Asklepios-Kliniken-Gruppe in Zukunft auch externe Nutzer mit ASKnow erreichen. Etwa Medizinerinnen und Mediziner aus anderen Kliniken, die auf die Plattform gegen Gebühr Trainings buchen und absolvieren können. Kontakt zum Autor: Dr. Christoph Jermann, Asklepios Akademie für Ärztliche Fortbildung, Projektleiter ASKnow-Einführung, c.jermann@asklepios.com

Online-Lernplattform für Mitarbeitende Digitales Lernen

Reimbursement im Überblick

Digitale Gesundheit von A bis Z

Kostenloser Newsletter