HCM-Serie Krankenhaus-Messenger (Teil 2) Das Onboarding

Zur Verbesserung der internen Kommunikation nutzt das St.-Antonius-Hospital in Eschweiler den Messenger Join. Derzeit läuft die sicherlich spannendste Phase des Projekts: Der Roll-out und das Onboarding der klinischen Fachkräfte. Erste Learnings zum Abschauen.Das Onboarding ist ein zentraler Bestandteil der Inbetriebnahme eines neuen Messenger-Dienstes.Wie jeder Messenger-Dienst ist Join schnell installiert und kann sofort genutzt werden. Gerade weil Messenger ein wichtiger Teil des Privatlebens geworden sind und ihre Vorteile geschätzt werden, ist die Integration in den klinischen Alltag ein Selbstläufer, etwa beim Hintergrunddienst: Über die App können die diensthabenden Ärztinnen und Ärzte benachrichtigt und alle benötigten Informationen wie komplette CT-/MRT-Datensätze, Fotos oder Videos geteilt werden, was z.B. unnötige Fahrten in die Klinik verhindert. Aber Chatten ist nur die Spitze des Eisbergs. Das volle Potenzial einer Kommunikationslösung ergibt sich erst, wenn sie auch in die klinischen Prozesse und Behandlungs-Workflows integriert wird. Das Onboarding im St.-Antonius-Hospital in Eschweiler zeigt, dass folgende fünf Aspekte für den erfolgreichen Einsatz essenziell sind: 1. Messenger in die IT einbinden Als organisationsgebundene Lösung ist Join über einen Gateway-Server in die Klinik-IT eingebunden, etwa mit Schnittstellen zu PACS und KIS. Join wird über die jeweilige Organisation bereitgestellt. So ist garantiert, dass nur verifizierte Nutzende miteinander kommunizieren können und die Datenhoheit bei der Organisation liegt. Zudem erlaubt Join umfangreiche Administratorfunktionen, etwa die Verwaltung von Zugriffsrechten sowie Lese- und Bearbeitungsberechtigungen für DICOMs und Patientendaten.Dezentral herunterladebare Apps dagegen sind aus Datenschutzsicht höchst bedenklich. Als sogenannte Schatten-IT sind sie zudem meist nicht in die IT des Krankenhauses eingebunden, was zu Redundanzen und Mehraufwand für die IT führen kann. 2. Support über verschiedene Kanäle anbieten Wer den Messenger-Primus WhatsApp bedienen kann, wird auch mit den Kommunikationsfunktionen anderer Messenger kaum Probleme haben: Nutzende können nach der Installation direkt chatten, Videotelefonate führen oder Bilder versenden. Der wesentliche Unterschied zu anderen Messenger-Diensten im Gesundheitswesen besteht bei Join, wie in Eschweiler im Einsatz, darin, dass er speziell für medizinische Bedürfnisse konzipiert ist. Sepezielle Funktionen wie etwa der DICOM-Viewer oder TimeStamps sind integriert. Wie diese speziellen Features funktionieren, sollte gleich zu Beginn erklärt und demonstriert werden, am besten über verschiedene Kanäle: Handbücher, Schulungsvideos oder Live-Workshops. Über ein Helpdesk können neue Projekte unterstützt werden. 3. Für einen reibungslosen Start sorgen Der Installationsaufwand sollte so gering wie möglich gehalten werden. Join arbeitet z.B. Krankenhaus in Eschweiler nach dem BYOD-Prinzip (Bring-your-own-device). Über das Administratoren-Panel lassen sich die Nutzenden vorregistrieren. Das reduziert den Supportaufwand und sorgt für einen reibungslosen Roll-out mit minimaler Benutzerinteraktion. Erste Gruppenchats für Teams, Projekte und klinische Workflows können helfen dabei, dass die Mitarbeitenden direkt starten können.4 . Anwendungsszenarien nutzen Für spezifische Anwendungsfälle wie Schlaganfall bietet es sich an, die wichtigsten Funktionen in Anwendungsszenarien im Messenger zu präsentieren. Effizienzsteigerungen und Verbesserungen in der Kommunikation, Zusammenarbeit und in den Behandlungsergebnissen können so den Mitarbeitenden praxisnah aufgezeigt werden. Das führt bereits im Vorfeld zu positiven Nutzerfahrungen.5 . Möglichkeiten für Feedback bieten Jede Einrichtung – egal ob Klinik, Krankenhaus oder Arztpraxis – ist einzigartig und hat individuelle Prozesse und Anwendungsfälle. Deshalb ist es wichtig, dass Nutzenden die Möglichkeit geboten wird, Feedback zu geben. Klinikmitarbeitende in Eschweiler können ihre Rückmeldungen und Anregungen z.B. über das integrierte Helpdesk einbringen. Hier können beispielsweise neue Anwendungsszenarien präsentiert, Ideen vorgeschlagen oder Fragen gestellt werden. Denn auch das gehört zu einem Roll-out: Nach erfolgreicher Einführung weiterhin für die Nutzenden da zu sein.

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