Dokumentenmanagement Chancen und Risiken der Digitalisierung

Zugehörige Themenseiten:
Digitalisierung und Informationstechnik

Für die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit von Krankenhäusern und Pflegeheimen ist es heute mehr denn je entscheidend, wie schnell die benötigten Informationen an den richtigen Stellen zur Verfügung stehen. Der elektronische Datenverkehr bietet ideale Möglichkeiten, Daten verfügbar zu machen.

Mit einer Digitalisierung können Einrichtungen ihre Abläufe optimieren und Kosten senken. – © Recall Deutschland GmbH

Patientenakten, Rechnungen, Abrechnungen und Lieferantenverträge können in digitaler Form effizienter verwaltet werden, weil sie jederzeit schnell und sicher zugänglich sind. Mithilfe von Krankenhausinformationssystemen (KIS) sind beispielsweise alle wichtigen Informationen zur Beurteilung des Gesundheitszustands eines Patienten sofort verfügbar. Zudem können physische Archive, die aufgrund der langen Aufbewahrungsvorgaben der Krankenversicherungen mit großen Voluminas versehen sind, reduziert und ausgelagert werden.

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) schienen eine Zeit lang gar den Traum vom papierlosen Büro in greifbare Nähe gerückt zu haben. Doch die Realität sieht heute häufig noch anders aus. Langes Suchen nach Dokumenten, die zum Teil mehrfach an verschiedenen Orten abgelegt wurden, bindet die Arbeitszeit von Mitarbeitern. Medienbrüche im Informationsfluss, wenn Dokumente teils digital, teils analog vorliegen, behindern die kontinuierliche Bearbeitung von Dokumenten. Die Folge sind lange Durchlaufzeiten in der Administration und letzten Endes nicht durchschaubare Prozesse. Auch ist die Erfüllung der Vielzahl gesetzlicher Vorgaben zur Speicherung und Vernichtung von Daten nicht immer sicher gewährleistet. Um die Sicherheit vertraulicher Informationen steht es oft noch schlimmer. Der Fall eines signifikanten Datenverlustes, so ungern man ihn sich ausmalt und so unwahrscheinlich er auch sein mag, kommt einer Katastrophe gleich.

DMS als Chance

Das elektronische Dokumentenmanagement ist eine Chance, hier nachhaltig Abhilfe zu schaffen. Es wird in Krankenhäusern und Pflegeheimen inzwischen regelmäßig eingesetzt, wobei sich ein Trend weg vom eigenen Personal, hin zu externen Dienstleistern zeigt. Doch diese Chance sollte mit Umsicht und Weitblick genutzt werden. Insbesondere sollten sich die Unternehmen genau darüber im Klaren sein, welche Erwartungen sie an die Verfügbarkeit der Daten haben. Denn für das Wiederauffinden von Informationen ist die richtige Indizierung ausschlaggebend. Die Suchkriterien aber hängen vom individuellen Bedarf ab und hier hat jede Abteilung ihre eigenen Kriterien. Zudem ist natürlich ebenso darauf zu achten, dass Unbefugte keinen Zugriff auf vertrauliche Informationen haben, sondern nur die Personen, die damit arbeiten. Daher sind auch Beschränkungen und Zugangsberechtigungen zu bedenken, um sensible Daten zu schützen. Bei Healthcare-Einrichtungen ist der Integration der digitalisierten Daten ins KIS besonderes Augenmerk zu schenken. Das System sollte präzise an die eigenen Bedürfnisse angepasst sein. Denn Nachrüstungen oder Zusatzlizenzen können ein auf den ersten Blick kostengünstiges System stark verteuern.

Wem das effiziente Dokumentenmanagement im eigenen Haus zu aufwändig ist, dem bieten es externe Spezialisten als Dienstleistung an. Von der Digitalisierung von Papierdokumenten über die sichere Aufbewahrung und Verfügbarkeit bis hin zur sicheren Vernichtung nicht mehr benötigter, vertraulicher Dokumente bieten sie alles aus einer Hand. Aber auch die zusätzliche Speicherung bzw. Archivierung von sensiblen oder wichtigen Daten bei einem Experten für Dokumentenmanagement ist aus Sicherheitsaspekten heraus häufig ratsam. Denn Unternehmen ohne einen tragfähigen Notfallplan laufen im Fall eines Datenverlustes Gefahr, mit enormen Problemen bis hin zum Geschäftsausfall konfrontiert zu werden. Bei der Auswahl des Dienstleisters sollte daher unbedingt darauf geachtet werden, dass dieser im Hinblick auf Datenschutz und Sicherheit den höchsten Standards entspricht. Insbesondere Patientenakten sind hochsensible Daten, die dringend geschützt werden müssen. Wie schon vorgekommene Datenschutzskandale in der Healthcare-Branche zeigen, liegt hier einiges im Argen. Die Auswahl eines professionellen Anbieters, der unter Umständen über ein Sicherheitszertifikat verfügt, kann Risiken hier deutlich minimieren.

Faktor Mensch

Nicht nur die IT ist im Zusammenhang mit dem elektronischen Dokumentenmanagement zu berücksichtigen, sondern auch die Menschen im Unternehmen, die mit Neuerungen fertig werden müssen. Die Ziele sollten klar und so konkret wie möglich festgelegt werden und für jeden Mitarbeiter nachvollziehbar sein. Ein häufiger Fehler von Unternehmen ist, dass der Stellenwert von Kommunikation und Motivation zu niedrig veranschlagt wird. Ebenso wie die Kosten, müssen auch zeitliche Ressourcen eingeplant werden. Viele Häuser stellen bei der Digitalisierung durch eigenes Personal, das diese Tätigkeiten nebenbei durchführt, fest, dass Projekte durch Fehler verzögert und behindert werden. Auch in puncto Sicherheit sollte das Personal gründlich geschult und sensibilisiert sein. Beispielsweise muss klar sein, dass es nicht harmlos ist, wenn z.B. ein Blatt nach dem Scannen im Scanner vergessen wird. Solche Dinge kommen aber immer wieder vor.

Wer die Menschen außer Acht lässt, riskiert, dass die beste Technik von der Belegschaft nicht angenommen wird, Verzögerungen durch geringe Lernbereitschaft eintreten und Unzufriedenheit entsteht. Bei einem unserer Auftraggeber konnten wir in einer derartigen Situation durch eine gezielte Schulung die Effizienz im Umgang mit einer neuen Software deutlich steigern. In dem betreffenden Fall ist es uns gelungen, die Mitarbeiter von den Vorteilen der Neuerung zu überzeugen, indem wir ihnen gezeigt haben, welche Arbeitserleichterungen für sie damit zusammenhängen. Bei einer Anfrage am Telefon muss der Mitarbeiter beispielsweise nicht mehr lange in den Regalen nach Aktenordnern suchen und den betreffenden Vorgang darin finden. Bei digitalisierten Daten genügt vielmehr die Eingabe eines Suchbegriffs, um benötigte Informationen sichtbar zu haben. Gleichzeitig war das betreffende System auch sehr viel einfacher zu benutzen, als die Mitarbeiter erwartet hatten.

Vom Papier zum digitalen Archiv

  • Wie bzw. wo sind die Dokumente derzeit archiviert?
 
  • Nach welchen Suchkriterien werden Akten derzeit abgelegt/gesucht?
 
  • Wie sollen die Suchkriterien zukünftig gestaltet werden?
    (Indizierung/Verschlagwortung)
 
  • Stehen eigene Ressourcen und Räumlichkeiten zur Digitalisierung zur Verfügung?
 
  • Wie hoch ist der jährliche Zuwachs an Dokumenten?
 
  • Müssen die Dokumente in Original weiterhin aufbewahrt werden?
 
  • Wo soll die physische Archivierung zukünftig stattfinden?
 
  • Wie sollen die digitalen Dokumente geliefert bzw. in die Systeme eingespielt werden?
 
  • Wird ein elektronisches Archiv benötigt?
 
  • Welche Systemvoraussetzungen muss das erfüllen?
 
  • Ist ein elektronisches KIS vorhanden?
 
  • Wer benötigt Zugriff auf welche Informationen?
 
  • Wer hat bzw. welche Zugangsberechtigungen?
 
  • Ist Datensicherheit überall gewährleistet?
 
  • Wie oft wird ein Dokument benötigt/darauf zugegriffen?
 
  • Gibt es interne Schnittstellen zwischen dem elektronischen Archiv zu anderen
    EDV-Systemen (z.B. SAP oder KIS)?
 
  • Wer übernimmt die Systemwartung?
 
  • Welche Kosten müssen für Anpassungen und Wartung eingeplant werden?
 
  • Die Neuerungen müssen intern kommuniziert werden.
 
  • Eine entscheidende Rolle spielt das Zeitmanagement.
 
  • Mitarbeiter müssen vor der Umstellung geschult werden.